淺談名人檔案的收集、整理、保管之我見(jiàn)

劉亞娟

【摘要】名人檔案作為檔案的一個(gè)獨(dú)立門類，是反映名人在一生各個(gè)時(shí)期的工作、學(xué)習(xí)和生活中直接形成的，具有保存和查考利用價(jià)值的，不同載體的各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物的綜合體。本文對(duì)名人檔案的收集、整理、保管、利用提出一些粗淺的認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】名人檔案;收集;整理;保管

名人檔案（著名人物檔案或名人全宗檔案）主要指名人在一生各個(gè)時(shí)期的工作、學(xué)習(xí)和生活中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存和查考利用價(jià)值的，不同載體的各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物的綜合體。本文對(duì)名人檔案的收集、整理、保管、利用提出一些粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、名人檔案的收集

名人檔案的收集是建立名人檔案工作中最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，基本要求是齊全完整。它不但為整理奠定材料基礎(chǔ)，而且材料收集是否豐富，直接關(guān)系到名人檔案建立質(zhì)量，收集也是建立名人檔案工作中最難把握的一個(gè)環(huán)節(jié)。

名人檔案收集的原則：名人在工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的，真實(shí)反映其一生經(jīng)歷和貢獻(xiàn)的，具有查考、利用價(jià)值的各種載體的材料均應(yīng)收集歸檔。單位各部門和工作人員保存的名人需歸檔的材料須交本單位檔案管理部門保存;名人本人及已故名人家屬保存的各種獎(jiǎng)狀、證書(shū)、聘書(shū)、字畫(huà)、實(shí)物等，在自愿的前提下歸檔保存。

名人檔案的收集主要包括三大方面：一是反映本人各方面情況的最基本材料。主要包括本人工作、生活、社會(huì)活動(dòng)中形成的原始記錄，由自己填寫或撰寫的文字材料，組織上對(duì)其進(jìn)行考察形成的文字材料，以及有本人形象、聲音的聲像材料。二是能反映或影響其生活、工作、社會(huì)活動(dòng)的條件、環(huán)境狀況的補(bǔ)充性材料。主要是與其有密切關(guān)系的親屬社會(huì)關(guān)系方面的材料。所在工作單位的材料以及他人撰寫的與其有關(guān)的文字材料。三是各級(jí)組織部門或宣傳機(jī)關(guān)為其發(fā)出的認(rèn)定性材料。主要是文件、證件及結(jié)論性、宣傳評(píng)介性文字材料。

名人檔案的收集、歸檔、立卷須經(jīng)本人同意，實(shí)行集中管理、利用。收集形式以征集為主。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行選集;檔案館對(duì)名人檔案摸底登記，有計(jì)劃地主動(dòng)開(kāi)展征集工作;歡迎檔案所有者向檔案館捐贈(zèng)、寄存、出售（應(yīng)以捐贈(zèng)為主）;對(duì)其他檔案館、其他機(jī)構(gòu)或部門保管的名人檔案進(jìn)行復(fù)制或交換目錄;對(duì)流散在外的名人檔案進(jìn)行征購(gòu)、復(fù)制或交換;有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人依據(jù)國(guó)家規(guī)定向檔案館移交;檔案館與檔案交獻(xiàn)者協(xié)商議定的其他征集方式。

名人檔案征集的途徑：一是向著名人物所工作過(guò)的單位和組織征集;二是向著名人物自身征集;三是向其親朋好友征集;四是對(duì)已亡故名人，及時(shí)接收其個(gè)人人事檔案，作為名人檔案的補(bǔ)充;五是通過(guò)圖書(shū)館索引向各級(jí)圖書(shū)部門征集。

二、名人檔案的整理

名人檔案整理的原則：遵循名人檔案形成的客觀規(guī)律，保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，真實(shí)反映名人工作、學(xué)習(xí)、生活的本來(lái)面貌，便于保管和利用。

名人檔案以人物為單位進(jìn)行整理，整理工作的步驟：分類、組卷、檔案排列、編號(hào)、編制檢索工具。

名人檔案作為獨(dú)立門類，以每個(gè)名人為單位設(shè)立名人檔案全宗，給予全宗號(hào)，一個(gè)名人的檔案為一個(gè)全宗。名人檔案的分類采用人名—問(wèn)題（同歸檔范圍）分類法，也可采用問(wèn)題—年代分類法，名人檔案按類組卷。根據(jù)每類檔案材料的多少結(jié)合其形成時(shí)間組成一個(gè)或若干個(gè)案卷。名人檔案應(yīng)當(dāng)分類清楚，組卷合理，排列有序，裝訂整齊，并編制《著名人物檔案全宗情況說(shuō)明》，案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。

名人檔案的分類應(yīng)從全宗內(nèi)檔案的實(shí)際狀況和便于管理的基本要求出發(fā)，首先將材料分成三大類：文字類、聲像類、實(shí)物類。第二步按種類分，文字類可分為書(shū)表、社會(huì)評(píng)價(jià)、通訊等種類;聲像類可分為照片、錄音、錄像、影片、光盤等種類;實(shí)物類可分成證書(shū)、證章、聘書(shū)、著作等種類。第三步按子類分，例如，聲像類的照片又可分成個(gè)人歷史照片、公務(wù)活動(dòng)照片等。這樣，既利于操作，又便于管理。合理分類，科學(xué)管理。

三、名人檔案的保管

名人檔案的保管原則：檔案館內(nèi)設(shè)名人庫(kù)，名人庫(kù)是永久保管名人檔案的中心，對(duì)名人檔案集中保管，專人負(fù)責(zé)，專柜存放，檔案館對(duì)名人檔案專庫(kù)進(jìn)行科學(xué)管理，確保檔案安全，名人檔案以集中成套保管為宜，保管期限為永久。

名人檔案管理的具體范圍是：制定名人檔案的收集計(jì)劃并組織實(shí)施;制定名人的具體范圍;建立名人和名人檔案入庫(kù)登記手續(xù);負(fù)責(zé)名人檔案的收集、整理、保管和提供利用服務(wù);撰寫名人史志;開(kāi)展對(duì)外交流活動(dòng);開(kāi)展其它相關(guān)工作。

凡捐贈(zèng)進(jìn)檔案館的檔案資料全部歸國(guó)家所有;凡向檔案館捐贈(zèng)檔案的個(gè)人，對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用意見(jiàn)，檔案館將負(fù)責(zé)維護(hù)其合法權(quán)益;凡涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案資料，遵照《知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》予以保護(hù);捐贈(zèng)檔案資料者，檔案館將視其捐贈(zèng)檔案資料數(shù)量及珍貴程度給予獎(jiǎng)勵(lì)，并頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū);對(duì)于確有價(jià)值，本人不愿捐贈(zèng)的檔案資料，檔案館在征得本人同意后，可以收購(gòu);對(duì)于確有價(jià)值，本人不愿放棄對(duì)檔案資料的所有權(quán)與處置權(quán)的，檔案館可實(shí)行寄存代管服務(wù)。

名人檔案材料與文書(shū)、科技、專題和聲像檔案有交叉的，以文書(shū)、科技、專題和聲像檔案為主，也可以采取多套制、復(fù)制或備考表注明的辦法分別歸檔。

各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)定期檢查名人檔案的保存狀況，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。檔案部門應(yīng)建立名人檔案數(shù)量、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)制度，每年對(duì)檔案的接受、拆閱等情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)。

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