對農(nóng)業(yè)科研單位檔案規(guī)范化管理的再思考

王麗娟

【摘要】農(nóng)業(yè)科研單位屬于我國重要的事業(yè)單位之一，內(nèi)部檔案管理是農(nóng)業(yè)人才管理、科研活動工作中的主要環(huán)節(jié)，若要保證科研單位檔案工作能緊跟事業(yè)單位發(fā)展步伐，關(guān)鍵就是實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，但如何實現(xiàn)呢？本文結(jié)合工作實際，給出了幾點體會，以期能為檔案管理工作的開展提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位;檔案管理

檔案是人類在各項社會活動中直接形成的不同形式的有保存價值的原始記錄，是對一個時段工作與事件的具體記載及總結(jié)，對今后各項事業(yè)發(fā)展與信息的查找，追索事物發(fā)展均有參考價值。農(nóng)業(yè)科技研究為一項相當(dāng)復(fù)雜的科學(xué)勞動，農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究工作中開展的一系列科研活動的原始記錄，是展示農(nóng)業(yè)科研成果的載體，為科學(xué)知識的一種儲備形式，是非常重要的信息資源。因而做好農(nóng)業(yè)科研單位檔案的規(guī)范化管理工作非常重要，不過怎樣做到農(nóng)業(yè)科研檔案的規(guī)范化管理，是值得每一位檔案管理工作者探究的課題。

一、科技檔案需與科研管理相結(jié)合，實現(xiàn)規(guī)范化管理

農(nóng)業(yè)科研單位的科技檔案是非常重要的資料，科技檔案為國家投資與科研工作者智力勞動的產(chǎn)品，屬于科學(xué)技術(shù)工作者通過自身的腦力勞動而創(chuàng)造的充滿獨特性與新穎性的勞動成果，屬于一種無形財富，科技檔案材料的形成、積累是和整個科研工作結(jié)合在一起的，主要誕生于科研，也必會服務(wù)于科研，并貫穿至課題、計劃、成果等管理的整個過程。因而科技檔案工作者在管理工作中應(yīng)將科技檔案和科研相結(jié)合，做到成果管理、計劃管理、條件管理的三結(jié)合，確保所下達(dá)的科研任務(wù)和所提科研文件材料的歸檔時速同步;檢查計劃完成進(jìn)度和檢查科研文件材料形成情況同步;鑒定、驗收科研成果和鑒定、驗收檔案材料同步;上報評審獎勵科研成果材料和出具文件材料歸檔情況證明同步，這種三結(jié)合、四同步舉措是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的可行舉措。

二、制定檔案制度，健全管理程序

任何工作的開展都離不開制度的指引。我國現(xiàn)有的針對檔案管理工作的制度有《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案銷毀制度》與《檔案借閱利用制度》等，制度涉及面較廣，包括收集、整理、立卷、歸檔、銷毀等多方面，為檔案管理工作的開展提供了制度保障，但這些制度都存在諸多弊端，仍需不斷完善。同時，農(nóng)業(yè)科研單位，還應(yīng)在這些制度的基礎(chǔ)上制定滿足單位具體情況的檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制管理，才能使制度有可操作性，實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展作貢獻(xiàn)。

三、及時收集，保證科研資料完整

農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔范圍包括：項目準(zhǔn)備過程的可行性報告、申請書、任務(wù)書、合同書與開題報告等多項文件;試驗階段的各類試驗，配方、數(shù)據(jù)觀察、田間調(diào)查、場圃圖、田間棚室等等;驗收過程中的驗收報告、結(jié)題報告，驗收報告等;成果與獎勵申報過程中的品種審定證書、成果鑒定證書及項目成果相關(guān)的材料;在現(xiàn)今黨的“三農(nóng)”政策指引下，還應(yīng)把對外科技服務(wù)活動情況歸至管理范疇，其中包含科研成果的示范性推廣工作，為農(nóng)戶供給的可行性報告、建議與開展技術(shù)論證等技術(shù)咨詢工作、科技信息文獻(xiàn)服務(wù)工作等產(chǎn)生的材料等。為避免這些檔案材料的缺失，在收集時，應(yīng)特別注重檔案內(nèi)容的完整性。如材料的收集過程需特別注重材料的廣度，根據(jù)實際情況來辨別、篩選，且結(jié)合農(nóng)業(yè)科學(xué)各學(xué)科的特征，分類整理，立卷，認(rèn)真做好登記，統(tǒng)一歸檔，使科研資料得到收集。

聲像檔案的收集也很重要，并且影像檔案的丟失率更高。所以，收集時，除了保證某項工作或重大活動中所形成聲像檔案的完整性，還應(yīng)保證單張影像歸檔的完整，如地點、時間、任務(wù)、活動名稱等資料，均應(yīng)妥善保存，方便日后查閱與使用。

四、注重細(xì)節(jié)，實現(xiàn)電子檔案安全管理

農(nóng)業(yè)科研單位需注重對電子檔案的安全管理，應(yīng)用可行的技術(shù)手段與管理措施，強(qiáng)化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控力度，提高檔案信息安全與網(wǎng)絡(luò)安全意識，并及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻與防病毒軟件實施全天候自動升級，注重檔案上傳、下載的安全等級，設(shè)置訪問權(quán)限等，避免未經(jīng)授權(quán)隨意改動或替換電子檔案數(shù)據(jù)。硬件管理方面，應(yīng)注重調(diào)控電子文化與計算機(jī)設(shè)備保管的環(huán)境溫度，通?？刂圃?7-20℃間，相對濕度則控制在35%-40%間，并加強(qiáng)防磁設(shè)施的完善與維護(hù)，若條件允許需及時升級服務(wù)端主機(jī)與數(shù)據(jù)庫硬件設(shè)施，保障檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的安全穩(wěn)定性。另外，電子檔案應(yīng)間隔2年作1次抽樣機(jī)讀檢驗，抽驗率應(yīng)高于40%，一旦發(fā)現(xiàn)電子檔案載體或數(shù)據(jù)有異常，應(yīng)從備份的文件中及時拷貝。計算機(jī)設(shè)備更新，應(yīng)先明確電子檔案載體和新設(shè)備的兼容性，若不兼容，應(yīng)在保障電子檔案安全性的基礎(chǔ)上，完成載體轉(zhuǎn)換，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。

總之，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案資料的使用范圍更廣，所發(fā)揮的作用也更大。正因如此，更應(yīng)注重農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理水平，實現(xiàn)規(guī)范化管理，推動農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理向現(xiàn)代化方向的過渡與發(fā)展，為農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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