基建工程項目中檔案資料的管理與監(jiān)控

陳楠

【摘要】基建項目完成期間，檔案管理記載著項目的所有過程。就項目建設(shè)而言，檔案資料貫穿于所有的環(huán)節(jié)，同時，發(fā)揮著管理和監(jiān)控項目的作用。本文就基建工程項目檔案資料管理與監(jiān)控進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】基建工程項目;檔案資料;管理

工程項目建設(shè)，檔案資料管理對整個工程順利完成有著極為重要的作用。管理好基建工程項目，有助于工程擴建、設(shè)備檢修以及技術(shù)等各項工作，并能夠為各項工作提供真實可靠的資料。加強基建工程項目檔案資料管理，強化檔案資料監(jiān)控，對基建工程項目順利展開具有一定的必要性。

一、基建工程項目檔案資料管理的重要性

基建工程項目建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，詳細(xì)記錄工程建設(shè)的過程就是整個項目的檔案資料。通過檔案資料，可了解項目建設(shè)的實際情況。同時，依據(jù)檔案資料記載，有助于各類設(shè)備安裝調(diào)試，且項目建設(shè)完成后的竣工驗收、投入使用與修改等，都需依照檔案資料記載的內(nèi)容?；üこ添椖繖n案貫穿于項目的所有過程，其中包含的單位、部門與人員非常多。從項目設(shè)計至施工，直至竣工驗收，項目建設(shè)周期長，基建項目的檔案資料內(nèi)容也非常復(fù)雜。而通過分析檔案資料內(nèi)容，能夠了解項目施工中的詳細(xì)情況，實現(xiàn)有據(jù)可查。唯有如此，才有助于工程建設(shè)期間與完成后各項工作的展開。

二、基建工程項目檔案資料管理與監(jiān)控的不足

分析基建工程項目檔案資料管理與監(jiān)控的現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)其中存在著較多的問題。由于此類問題的存在，對基建工程項目建設(shè)產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

（一）缺乏全面的檔案資料。檔案資料本應(yīng)記載工程項目建設(shè)的所有過程，里面的各類數(shù)據(jù)都應(yīng)真實可靠，有據(jù)可查。但實際中發(fā)現(xiàn)，檔案資料收集的并不是非常全面。不全面的檔案資料，致使工程項目建設(shè)很難做到有據(jù)可循。如基建工程項目設(shè)計中存在變動，編制資料期間，只記錄變更的通知書，并沒有詳細(xì)記錄項目施工的具體情況。同時部分特殊用途的材料，特別是以大代小的材料沒有核定審批意見。缺少審批意見，就表明材料使用不合規(guī)。部分交接驗收的記錄，并沒有簽字確認(rèn)手續(xù)。

（二）資料真實性有待考證。分析基建項目記載的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)里面的資料隨意性比較明顯。工序相同的工程操作，記載的數(shù)據(jù)與類似的同類工序相同。實際上這種操作并沒有檢查。就數(shù)據(jù)監(jiān)測存在的誤差，一般是允許在一定范圍內(nèi)。但不少人認(rèn)為只要誤差在允許范圍內(nèi)即可。隨后就在缺乏實際根據(jù)的情況下，填上看似合理，但缺乏真實性的數(shù)據(jù)，由此給檔案資料的真實性產(chǎn)生影響。

（三）資料收集不及時。通常情況下，基建工程項目的檔案資料管理理應(yīng)從合同簽訂后就可開始著手。圖紙需審計、開工報告等。施工期間還需依照具體的規(guī)定規(guī)范記錄，這樣才能夠做到開工有報告、進(jìn)場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)。確保基建工程項目各個環(huán)節(jié)都能夠順利展開，并能夠確保各項工作都能夠做到有據(jù)可循，有真實的數(shù)據(jù)與資料可以支撐。但如資料收集不及時，就會對資料管理產(chǎn)生影響。

三、改進(jìn)基建工程項目檔案資料管理與監(jiān)控的措施

基于基建工程項目檔案資料管理存在的問題，就需要采取具體的措施予以改正，促使基建工程項目檔案資料能夠充分發(fā)揮其效果。

（一）利用培訓(xùn)，提高工作效率。關(guān)于工程移交工作，工程合同中都有明確的規(guī)定。作為檔案管理的直接人員，施工單位的管理要求和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)是否符合時代發(fā)展的要求，是否具備檔案管理意識，對檔案保存的質(zhì)量有著一定的影響。部分單位重視入廠時的安全，并沒有就檔案管理等知識內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)。為避免在實際工作中出現(xiàn)不利現(xiàn)象，需通過培訓(xùn)的方式促使監(jiān)理人員樹立檔案管理理念。唯有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，監(jiān)理人員才能夠保證檔案資料的全面，并確保高質(zhì)量的管理。與此同時，還可對施工單位的工作人員就檔案整理、管理和交工等方面進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，促使相關(guān)工作人員能夠強化自身的工作，熟悉檔案分類，確保檔案管理的各項工作符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加強質(zhì)量監(jiān)控。基建工程施工期間，承建方提供的檔案資料，對工程竣工和驗收有著重要的作用，同時承建方還需要發(fā)放施工圖紙和資料。為保證后期工程施工的質(zhì)量，就需要加強對檔案的管理。管理人員自主參與到資料分發(fā)中。資料分發(fā)前應(yīng)將檔案進(jìn)行分類保存，隨后發(fā)放到其他受眾。尤其是詳勘這方面的數(shù)據(jù)資料，非常的有限，需妥善保管。唯有如此，才能夠確保圖紙質(zhì)量和檔案資料的全面性。

（三）強化立項中的資料監(jiān)控。在所有項目成立、勘察、審批前，并沒有成立與之相對應(yīng)的部門。而對于各部門的資料管理人員也沒有形成。但是整個工程的材料在前期是處于分散狀的，有的文件遺留在其他部門，有的文件放在規(guī)劃部，并沒有對文件進(jìn)行必要的處理工作。同時，工程招標(biāo)和勘察的文件仍然放在管理部。如果資料過于分散，沒有及時收集，時間一久，就會加大收集的難度，且還有丟失文件的可能性。因此，工程立項的前期，應(yīng)注意檔案收集的及時性，并整理好，有專人負(fù)責(zé)。在此過程中，還應(yīng)加強對設(shè)備的監(jiān)控。保證設(shè)備符合要求，確保設(shè)備工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語

檔案資料是基建工程項目管理中非常重要的內(nèi)容。高質(zhì)量的檔案資料管理，有助于提高工程項目建設(shè)的質(zhì)量。同時對檔案資料實行監(jiān)控，可確保檔案資料的真實性，及時收集檔案資料，以便工程建設(shè)任何環(huán)節(jié)需要時能夠提供真實可靠的數(shù)據(jù)與信息。

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