海洋石油檔案整編工作方法研究

葉湛瓊

【摘要】作為各項海洋石油工作的憑證和海洋石油活動的記錄的檔案具有非常重要的價值，是我國國家檔案的重要組成部分。基于此背景，本文分別重點介紹了海洋石油檔案分類和海洋石油檔案著錄，以期為我國海洋石油檔案整編工作有所啟示。

【關鍵詞】海洋石油檔案;整編工作;檔案分類

一、海洋石油檔案分類

（一）海洋石油檔案存儲結構目錄的確定。在對海洋石油檔案進行管理分類的過程中，第一步需要對檔案業務進行梳理，確定檔案的主體結構目錄，并以此為數據庫的存儲結構，通過整理，檔案的主體結構主要包括收發動態、全宗檔案、圖書資料、技術標準、專門檔案、文書、工程項目檔案以及地質檔案。其中，首發檔案指的是檔案室發送和接收的檔案記錄清單。全宗檔案是指檔案工作整年的工作記錄。圖書資料分為期刊以及圖書。技術標準分為企業標準、行業標準以及國家標準。專門檔案首先是按照單位屬性進行分類，然后再按設備儀器、合同以及財務分類。文書同樣先以單位屬性分類，然后再以《文書分類標準》分為生產技術類、經營管理類、行政管理類以及黨群工作類。工程項目檔案主要分為三大類，分別是基地建設、陸上終端以及海洋工程。地質檔案以《油氣地質資料計算機著錄標準》為依據，分為實物地質資料類、科學技術研究類、單井類、油氣田開發類、地球化學和物理勘探類、地質勘探類、測繪類以及綜合與其他類。

（二）檔案類型設置。首先在內容上，正文指的是報告或者多冊報告，案卷級名稱為份，文件及名稱為本。附件是指與報告一起編制的文件，案卷級名稱為份，文件及名稱為本。虛擬檔案指的是與報告一起編制的無載體的檔案，案卷級名稱為個，文件級名稱為頁（張）。照片指的是與報告一起編制的圖片，案卷級名稱為套，文件級名稱為張。磁帶指的是與報告一塊編制的磁介質文件，案卷級名稱為套，文件級名稱為盒。光盤指的是和報告一塊編制的電子文件，案卷級名稱為套，文件級名稱為片。底圖指的是與報告一塊編制的透明圖，案卷級名稱為份，文件級名稱為張。附表指的是與報告一塊編制的表，案卷級名稱為份，文件級名稱為本。附圖指的是與報告一塊編制的圖件，案卷級名稱為件，文件級名稱為張。總件數案卷級名稱新進（用于檔案統計時設置的類型），文件級名稱為件。其次是檔案數據整理的主體，在解決檔案多套數據多次重復輸入問題的同時，也要把檔案數據順利移植到檔案管理信息系統內，所以要對檔案數據進行規范化調整，調整的主體是普通庫數據和單井庫數據。

二、海洋石油檔案著錄

（一）著錄項設置。首先根據著錄分類，以《檔案著錄規則》為依據，檔案的著錄項目分為七項：第一是排檢和編號，第二是提要項和附注，第三是載體形態項，第四是時間項，第五是保管期限和密級項，第六是文種和稿本項，第七是題目和責任說明項。著錄項主要是依靠《油氣成果地質資料計算機著錄細則》進行設置。而著錄項的確定方式，要以每類檔案的著錄要求和著錄特點為依據，首先確定每一個類別的三級目錄的單元表，然后確定著錄單元、字段屬性、是否必著以及字段長度，記錄每類著錄單元的網頁順序。

（二）地質檔案的著錄單元。地質檔案的著錄單元主要包括三十一項，分別為電子檔號、檔案號、報告編號、科研項目編號、檔案名稱、檔案類型、區塊、側線號、井名、井別、井深、比例尺、井型、水平比例尺、垂直比例尺、編制日期、編制單位、編著者、歸檔人、歸檔日期、歸檔單位、密級、語種、數量、存址、保管期限、套數、著錄日期、載體類型、著錄人以及附注。

1.地質檔案著錄單元的著錄規范和定義。檔案號指的是以字符形式賦予檔案資料實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔案號由四部分組成，分別是件號、案卷號、分類號、全宗號。井代碼由四位數字組成，按流水號編制，如有更新，整編崗人員將會在《井代碼表》處做更新，以備查。檔案室根據自身實際情況，綜合類著錄為：“分類號-件次號”;單井類著錄為“井代碼-分類號-件次號”，如：綜合類檔案號：WT0594-B;單井類檔案號：0001-JD006-B;必著項;字段屬性：字符型;字段長度：100。電子檔號指的是檔案管理部門整編電子文件時賦予的一組符號代碼。電子檔案可與對應的紙質地質檔案的檔號相同。其結構為綜合類：“分類號-件次號”;單井類“井序號-分類號-件次號”。必著項;字段屬性：字符型;字段長度：50。科研項目編號指的是科學技術研究類檔案的項目編號。必著項;字段屬性：字符型;字段長度：100。報告編號指的是指化驗成果報告正文上的編號。必著項;字段屬性：字符型;字段長度：20。檔案類型指的是檔案資料的存在形態。著錄時，分為正文、附件、附圖、附表、底圖、光盤、磁帶、照片、虛擬、總件數。必著項;字段屬性：字符型;字段長度：26。檔案名稱指的是單份檔案封頁的題目名稱或圖件的圖頭。必著項;字段屬性：字符型;字段長度：600。

2.在設置著錄項的同時，要注意油氣地質資料輸入中計算機用識別符都要使用半角符號。

三、結束語

海洋石油檔案是記錄各種海洋石油工作的主要憑證，是一種專業的檔案資料，其內容包括了統計、設備、工程項目、執法、觀監測、科技、文書等不同的類型檔案，對科研工作的研究和分析具有重要的價值和意義。只有先將海洋石油檔案的整理工作做好，才能進一步開展海洋石油工作的探索和研究。

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