辦公自動化環境下的醫院檔案管理研究

李雪

【摘要】為了順應時代的發展，將自動化技術融入醫院的檔案管理中，不僅為醫護人員的工作帶來了很大的便捷，而且大大提高了醫院的工作效率。然而在這個融合的過程中，還是無法避免地出現了很多問題，這需要運用相關的措施對其進行完善和改進。

【關鍵詞】辦公自動化;環境;醫院;檔案管理

辦公室自動化技術在快速發展的時代推動下，已經在很多企業中推廣實施了。該項新技術的成功應用，在很大程度上加快了企業的發展速度，對企業綜合業績的增長具有重要的意義。如今多數企業已經離不開對辦公自動化技術的應用。尤其是在醫療事業中，其對醫院檔案的管理有利有弊，探討其弊端，并探索相關的改善途徑，為今后醫院檔案管理的健全完善添磚加瓦。

一、檔案管理中辦公自動化的重要性

運用現代化的信息技術途徑與高科技的電子工具相結合，將企業的檔案管理，通過安全準確的互聯網軟件，進一步健全完善技術，叫做辦公室自動化技術。傳統的檔案管理工作，在社會體系向新形式轉型的過程中，對企業各個方面的需求，越來越無法滿足。特別是醫療事業方面，醫院是直接關系群眾生命安全的地方，醫院相關企業高效的辦事效果，對社會的安定發展有著舉足輕重的意義。所以對醫院傳統的檔案管理模式必須進行改革，這要求辦公自動化技術要將自身的優勢發揮到極致，將傳統技術的缺點進行彌補和轉變。這樣才能夠保證醫院檔案管理的工作效率大幅度提升、投入成本降低、管理支出減少，從而保證了醫院檔案管理工作的高效進行。醫院的數字化發展，與辦公自動化技術的應用有著密不可分的關系。辦公自動化技術能夠幫助醫院建立一個健全的管理制度，以及制定一個可持續發展的經營目標。進而保證醫院相關企業，在快速發展的經濟環境和科技環境下，能夠與時俱進，不被淘汰。在醫院具備的獨有特征中，專業性和技術性是必須具備的，無論是相關設備還是相關人員，這兩點是基礎。在這其中，醫院對醫療服務與檔案管理的重視程度存在著嚴重的不平衡。醫院將資金以及人員都投入醫療服務中，基本沒有為檔案管理工作留下什么空間。導致檔案管理質量低，人員工作能力低等。針對這些問題，醫院必須引進辦公室自動化技術，來對醫院檔案進行管理，這樣不但能夠保質高效地完成檔案管理工作，而且還能進一步提升醫院的綜合管理能力。

二、檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）檔案管理中的保密性問題。對醫院進行檔案管理工作時，運用互聯網相關的軟件進行操作，這種形式在自動化辦公的大環境下，已經被廣泛普及。然而，這當中存在著一定的問題，主要是檔案的安全性無法保證。傳統的紙質檔案文件管理模式相比較于辦公自動化技術的電子檔案管理模式，其文件內容不容易修改，而且修改之后會存在一些痕跡，所以，逐漸被人們所拋棄。然而辦公自動化技術的電子檔案管理模式中，內容很容易被篡改，而且很容易做到毫無痕跡，所以這就是其安全性低的主要原因。比如患者有不能對別人說的隱疾，在醫院治療后，由于工作人員的原因，使其檔案被別人拿錯，而恰巧改名患者的檔案被他人領取，兩人是同事關系，同時這件事在單位傳開。這給患者帶來了嚴重的困擾，對工作產生了嚴重的抗拒心理，最終患者離開。根據案例可知，儲存在醫院電子檔案中的相關資料，都是患者在治療疾病過程中的一些具體準確的資料，這些資料中，不但有相關疾病的檢測數據，而且還有很多隱私的圖片。如果這些隱私信息被泄露，不但會對患者造成嚴重的困擾，醫院還有可能會承擔相應的法律責任。所以將電子文件的安全性能提高，是目前醫院檔案管理的重中之重。

（二）檔案管理中的標準性問題。在對醫院的檔案管理進行改革的過程中，盡管在醫院的檔案管理中融入了辦公自動化技術，但是由于二者銜接的還不夠順利，導致出現了很多問題。比如，在對電子文件的檔案模式進行操作時，很多檔案沒有備份。也就是說檔案只有一份，如果丟失，則徹底沒有。還有部分文件，雖然將文件進行保存，但是卻不是原始文件。這些問題就是醫院檔案管理在運用辦公自動化技術過程中衍生出的具體問題。在當前的形勢下，我國醫院檔案管理由于沒有統一的規章制度進行約束，導致其無法完善、準確地將辦公自動化的優勢充分發揮出來，檔案管理雜亂無章的現象隨時可見。由于科技的迅速發展，醫院檔案管理相關軟件的更新速度也非常快。這要求相關研究人員要不斷對軟件系統進行研發升級，使互聯網充分發揮大數據的特點，將清晰度更高、操作手段更多元化的檔案編輯系統運用在醫院的檔案管理中。

三、提高醫院檔案管理水平的有效對策

（一）加大資金投入以及提升設備。為了將現代化的辦公軟件完善融入到醫院的檔案管理中，醫院要加大在檔案管理方面資金的使用，對各種適合的設備軟件以及技術手段進行學習研究，這樣做能夠最大限度地保證醫院檔案的安全性。例如，醫院可以引進Foxtable辦公軟件管理系統，Foxtable的概念就是將Excel軟件、Access軟件、Foxpro軟件、VB軟件等突出的優勢結合在一起的一種辦公軟件。還有，將必要的干燥工具、滅火工具、除蟲工具等安置存放檔案的庫房中。要想使醫院的檔案管理更加現代化，那么醫院要加大資金的投入，購買先進的計算機設備。這樣，醫院的檔案管理在計算機設備的操作下，將省去大量的時間、精力、人力、財力。并且對醫院檔案管理的工作質量和工作效率都有很大的提升。傳統的醫院檔案管理模式與辦公自動化的檔案管理模式相比較，自動化的管理模式對信息的安全性能夠提供更高的保證，以及成為便捷的儲存方式。不斷對計算機網絡系統進行健全完善，最終將醫院檔案的現代化管理目標轉變成現實。

（二）建立檔案管理標準。依靠國家相關的法律法規為后盾，以醫院自身的檔案管理細則為標準，組建一個高效的檔案管理體系標準，根據實際情況所制定的規章制度標準，融入相應的管理手段以及具體情況，將醫院檔案管理的科學性和規范性進行嚴格的管理監督，進一步保證對所有檔案的保存，使之具有一定的價值。與此同時，伴隨著醫院實際情況的不斷變化發展，具體的管理制度也必須有所改變。只有不斷創新改革，才能保證檔案管理在具體實施的時候有章可依。

四、結束語

由此可見，醫院的檔案管理工作在辦公自動化的大背景之下，仍然存在很多缺點，相關檔案管理尚缺乏安全性、準確性。所以，適當增加對相關設備投入的資金量，建立檔案管理標準的規章制度，對新形勢下的醫院檔案管理有著重要的作用。

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