辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究

李雪

【摘要】為了順應時代的發(fā)展，將自動化技術融入醫(yī)院的檔案管理中，不僅為醫(yī)護人員的工作帶來了很大的便捷，而且大大提高了醫(yī)院的工作效率。然而在這個融合的過程中，還是無法避免地出現了很多問題，這需要運用相關的措施對其進行完善和改進。

【關鍵詞】辦公自動化;環(huán)境;醫(yī)院;檔案管理

辦公室自動化技術在快速發(fā)展的時代推動下，已經在很多企業(yè)中推廣實施了。該項新技術的成功應用，在很大程度上加快了企業(yè)的發(fā)展速度，對企業(yè)綜合業(yè)績的增長具有重要的意義。如今多數企業(yè)已經離不開對辦公自動化技術的應用。尤其是在醫(yī)療事業(yè)中，其對醫(yī)院檔案的管理有利有弊，探討其弊端，并探索相關的改善途徑，為今后醫(yī)院檔案管理的健全完善添磚加瓦。

一、檔案管理中辦公自動化的重要性

運用現代化的信息技術途徑與高科技的電子工具相結合，將企業(yè)的檔案管理，通過安全準確的互聯網軟件，進一步健全完善技術，叫做辦公室自動化技術。傳統(tǒng)的檔案管理工作，在社會體系向新形式轉型的過程中，對企業(yè)各個方面的需求，越來越無法滿足。特別是醫(yī)療事業(yè)方面，醫(yī)院是直接關系群眾生命安全的地方，醫(yī)院相關企業(yè)高效的辦事效果，對社會的安定發(fā)展有著舉足輕重的意義。所以對醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進行改革，這要求辦公自動化技術要將自身的優(yōu)勢發(fā)揮到極致，將傳統(tǒng)技術的缺點進行彌補和轉變。這樣才能夠保證醫(yī)院檔案管理的工作效率大幅度提升、投入成本降低、管理支出減少，從而保證了醫(yī)院檔案管理工作的高效進行。醫(yī)院的數字化發(fā)展，與辦公自動化技術的應用有著密不可分的關系。辦公自動化技術能夠幫助醫(yī)院建立一個健全的管理制度，以及制定一個可持續(xù)發(fā)展的經營目標。進而保證醫(yī)院相關企業(yè)，在快速發(fā)展的經濟環(huán)境和科技環(huán)境下，能夠與時俱進，不被淘汰。在醫(yī)院具備的獨有特征中，專業(yè)性和技術性是必須具備的，無論是相關設備還是相關人員，這兩點是基礎。在這其中，醫(yī)院對醫(yī)療服務與檔案管理的重視程度存在著嚴重的不平衡。醫(yī)院將資金以及人員都投入醫(yī)療服務中，基本沒有為檔案管理工作留下什么空間。導致檔案管理質量低，人員工作能力低等。針對這些問題，醫(yī)院必須引進辦公室自動化技術，來對醫(yī)院檔案進行管理，這樣不但能夠保質高效地完成檔案管理工作，而且還能進一步提升醫(yī)院的綜合管理能力。

二、檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）檔案管理中的保密性問題。對醫(yī)院進行檔案管理工作時，運用互聯網相關的軟件進行操作，這種形式在自動化辦公的大環(huán)境下，已經被廣泛普及。然而，這當中存在著一定的問題，主要是檔案的安全性無法保證。傳統(tǒng)的紙質檔案文件管理模式相比較于辦公自動化技術的電子檔案管理模式，其文件內容不容易修改，而且修改之后會存在一些痕跡，所以，逐漸被人們所拋棄。然而辦公自動化技術的電子檔案管理模式中，內容很容易被篡改，而且很容易做到毫無痕跡，所以這就是其安全性低的主要原因。比如患者有不能對別人說的隱疾，在醫(yī)院治療后，由于工作人員的原因，使其檔案被別人拿錯，而恰巧改名患者的檔案被他人領取，兩人是同事關系，同時這件事在單位傳開。這給患者帶來了嚴重的困擾，對工作產生了嚴重的抗拒心理，最終患者離開。根據案例可知，儲存在醫(yī)院電子檔案中的相關資料，都是患者在治療疾病過程中的一些具體準確的資料，這些資料中，不但有相關疾病的檢測數據，而且還有很多隱私的圖片。如果這些隱私信息被泄露，不但會對患者造成嚴重的困擾，醫(yī)院還有可能會承擔相應的法律責任。所以將電子文件的安全性能提高，是目前醫(yī)院檔案管理的重中之重。

（二）檔案管理中的標準性問題。在對醫(yī)院的檔案管理進行改革的過程中，盡管在醫(yī)院的檔案管理中融入了辦公自動化技術，但是由于二者銜接的還不夠順利，導致出現了很多問題。比如，在對電子文件的檔案模式進行操作時，很多檔案沒有備份。也就是說檔案只有一份，如果丟失，則徹底沒有。還有部分文件，雖然將文件進行保存，但是卻不是原始文件。這些問題就是醫(yī)院檔案管理在運用辦公自動化技術過程中衍生出的具體問題。在當前的形勢下，我國醫(yī)院檔案管理由于沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度進行約束，導致其無法完善、準確地將辦公自動化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，檔案管理雜亂無章的現象隨時可見。由于科技的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理相關軟件的更新速度也非常快。這要求相關研究人員要不斷對軟件系統(tǒng)進行研發(fā)升級，使互聯網充分發(fā)揮大數據的特點，將清晰度更高、操作手段更多元化的檔案編輯系統(tǒng)運用在醫(yī)院的檔案管理中。

三、提高醫(yī)院檔案管理水平的有效對策

（一）加大資金投入以及提升設備。為了將現代化的辦公軟件完善融入到醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院要加大在檔案管理方面資金的使用，對各種適合的設備軟件以及技術手段進行學習研究，這樣做能夠最大限度地保證醫(yī)院檔案的安全性。例如，醫(yī)院可以引進Foxtable辦公軟件管理系統(tǒng)，Foxtable的概念就是將Excel軟件、Access軟件、Foxpro軟件、VB軟件等突出的優(yōu)勢結合在一起的一種辦公軟件。還有，將必要的干燥工具、滅火工具、除蟲工具等安置存放檔案的庫房中。要想使醫(yī)院的檔案管理更加現代化，那么醫(yī)院要加大資金的投入，購買先進的計算機設備。這樣，醫(yī)院的檔案管理在計算機設備的操作下，將省去大量的時間、精力、人力、財力。并且對醫(yī)院檔案管理的工作質量和工作效率都有很大的提升。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式與辦公自動化的檔案管理模式相比較，自動化的管理模式對信息的安全性能夠提供更高的保證，以及成為便捷的儲存方式。不斷對計算機網絡系統(tǒng)進行健全完善，最終將醫(yī)院檔案的現代化管理目標轉變成現實。

（二）建立檔案管理標準。依靠國家相關的法律法規(guī)為后盾，以醫(yī)院自身的檔案管理細則為標準，組建一個高效的檔案管理體系標準，根據實際情況所制定的規(guī)章制度標準，融入相應的管理手段以及具體情況，將醫(yī)院檔案管理的科學性和規(guī)范性進行嚴格的管理監(jiān)督，進一步保證對所有檔案的保存，使之具有一定的價值。與此同時，伴隨著醫(yī)院實際情況的不斷變化發(fā)展，具體的管理制度也必須有所改變。只有不斷創(chuàng)新改革，才能保證檔案管理在具體實施的時候有章可依。

四、結束語

由此可見，醫(yī)院的檔案管理工作在辦公自動化的大背景之下，仍然存在很多缺點，相關檔案管理尚缺乏安全性、準確性。所以，適當增加對相關設備投入的資金量，建立檔案管理標準的規(guī)章制度，對新形勢下的醫(yī)院檔案管理有著重要的作用。

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