關于人事檔案數字化建設的思考

韋艷

【摘要】人事檔案是高校檔案管理的重要內容，伴隨著高校規模的擴大，對人事檔案工作要求也越來越高，做好人事檔案工作，可以更好地維護教職工的利益，調動他們的工作積極性和主動性。現行社會數字化趨勢愈來愈明顯，數字化的優越性愈發突顯，要想做好人事檔案管理工作，實現人事檔案的數字化建設具有重大現實意義。本文就人事檔案數字化建設作相關分析。

【關鍵詞】人事檔案;數字化建設

數字化建設是現代社會發展的主流趨勢，對于高校人事檔案工作而言，實現數字化發展可以提高人事檔案工作效率，更好地服務高校教育事業。但是就目前來看，人事檔案數字化建設還不夠深入，沒有真正實現數字化操作，從而影響到了人事工作效率。因此，要想提高人事檔案信息化水平，高校就必須加大投入，全面實現數字化建設。

一、人事檔案數字化建設的意義

在人事管理中，人事檔案是人事工作開展的依據，做好人事檔案工作至關重要。高校規模不斷擴大，人事變動也越來越頻繁，傳統的人事檔案管理方式已經不適合高校人事檔案工作的需要。人事檔案信息的增多，傳統的人事檔案管理方式很容易造成信息的丟失、失真，從而不利于人事工作的開展。而數字化建設是時代發展的趨勢，對于人事檔案工作而言，加快數字化建設有著重大意義。實現人事檔案的數字化操作，可以提高人事檔案信息處理效率和質量。同時，借助信息化技術，可以提高人事檔案管理水平，使得人事檔案管理更科學、更方便、更實效。

二、人事檔案數字化建設過程中面臨的問題

（一）資金不足。在人事檔案數字化建設過程中，資金是根本。就目前來看，學校在人事檔案方面的投入還比較少，沒有認識到人事檔案管理的重要性，沒有劃撥專項資金來開展數字化建設，從而造成人事檔案數字化水平不高，人事檔案的利用率低，制約了人事檔案工作的高效開展。

（二）檔案管理人員能力水平有待提高。人事檔案數字化建設對檔案管理人員要求較高，要求檔案管理人員具備熟練的計算機操作能力、現代信息技術應用能力等，但是就目前來看，人事檔案管理人員綜合能力水平有待提高，現有的人事檔案管理人員難以滿足數字化建設的需要。由于缺乏專業的人才，人事檔案數字化建設步伐變得緩慢。

（三）檔案信息安全問題。近年來，高校開始認識到了人事檔案數字化建設的重要性，也開始著手數字化建設。但是，在數字化建成以后，日常維護工作量較大。目前來看，高校人事檔案數字化建設過程中，檔案信息安全問題越來越突出，高校只重視數字化建設，卻沒有做好數字化建設后的維護與管理工作，從而造成人事檔案信息得不到有效的利用，人事檔案信息很容易被竊取或篡改。

三、人事檔案數字化建設策略

（一）加大資金投入。人事檔案數字化建設的保障就是資金，只有解決了資金問題，才能為人事檔案數字化建設配置先進的計算機設備，完善數字化基礎設施建設。因此，高校應當加大資金投入，為人事檔案數字化建設提供專項資金，從而促進人事檔案數字化建設的順利開展。

（二）提高檔案管理人員能力的培訓。要想加快人事檔案數字化建設，提高檔案管理人員能力的培訓至關重要。首先，要強化檔案管理人員專業知識的教育，提高其專業知識水平。其次，要強化能力的培訓，包括檔案管理、現代計算機技術應用能力、數字化操作能力等，全面提升檔案管理人員的專業能力，從而為人事檔案數字化建設打造一支專業能力強的隊伍。同時，要強化素質教育，提高人事檔案管理人員的職業素質，使其認識到自身的職責所在，從而提高人事檔案的管理效率。

（三）構建統一的人事檔案系統。高校人事檔案管理任務重，而要想抓好人事檔案管理工作，檔案管理人員就必須根據高校人事檔案實際，構建統一的人事檔案管理系統，對人事檔案信息進行分類管理，如教師教學板塊、教師職稱板塊等，分類別地對教師的信息進行有效的管理，提高檔案信息的高效利用。

（四）做好人事檔案信息安全管理。在人事檔案數字化建設過程中，人事檔案信息很容易被泄露，從而影響到教職工的利益。因此，在人事檔案信息化建設過程中，要做好人事檔案信息安全管理。在借助網絡開展人事檔案信息管理的時候，需要加密處理的檔案信息應加密處理。同時，要加大信息安全技術的應用提高數字化系統的安全性，要定期檢查數字化系統，定期殺毒，做好人事檔案數字化系統的日常維護與管理，保證人事檔案信息安全、完整。

四、結語

綜上，人事檔案數字化建設成為必然，高校應當認識到人事檔案數字化建設的重要性。現階段，傳統的人事檔案管理方式已經不符合高校發展的需要，如果繼續采用傳統的人事檔案管理方式，就會影響到人事檔案的開發利用，不利于人事檔案工作的開展。因此，人事檔案數字化建設迫在眉睫。而要想實現人事檔案數字化發展，就必須加大投入，提高人事檔案管理人員數字化操作水平，結合當前人事檔案工作，構建統一的人事檔案管理信息系統，從而不斷提高人事檔案管理水平。

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