高校學生檔案管理機構設置問題及對策研究

周瑩瑩

摘要：本文對高校學生檔案管理機構的隸屬部門、建制和人員配置情況進行調查分析，針對其存在的問題，提出高校要明確學生檔案管理機構的隸屬關系、合理設置高校學生檔案管理機構的建制、配備專職的學生檔案管理人員等措施。

關鍵詞：學生檔案檔案管理機構設置

學生檔案是在學生管理活動中形成的反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的重要記錄，是學生就業、升學、出國的重要依據。高校學生檔案管理機構的設置直接關系到學生檔案管理質量的優劣，體現了高校對學生檔案管理水平的高低。《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案機構的設置及其管理人員作出明確規定，但對學生檔案管理機構的設置并未統一規定。基于此，筆者在針對高校學生檔案管理機構的設置、人員定編等進行調研的基礎上，展開問題與對策研究，以促進學生檔案管理的科學化和規范化。

一、高校學生檔案管理機構的調查方案設計

自2017年1月5日至1月20日，主要采用電話調查并輔之實地考察的方式，對江蘇省50所本科院校學生檔案管理機構設置情況進行調研，調查內容涵蓋學生檔案管理機構隸屬部門、管理機構的建制和管理人員的數量三個方面。目前江蘇省共有52所本科院校，其中部屬院校10所，省屬院校31所，市屬院校5所，民辦院校4所，中外合作辦學2所。為保證調查結果的科學性，調研范圍包括了專科、本科、研究生各層次學歷學生的檔案管理情況。需要說明的是，本次調查中，由于南京特殊教育師范學院和昆山杜克大學成立時間較短，故未納入本次調研。

二、高校學生檔案管理機構設置現狀及問題分析

（一）職能部門管理高校學生檔案占比六成

1.由職能部門（檔案部門、學生部門、教學部門）管理學生檔案的高校數量較多、占比較高，共有30所，占總數的60%。在各職能部門中，隸屬于學生部門的數量最多，共有22所。隸屬于檔案部門的僅7所，分別為東南大學、南京農業大學、南京工業大學、南京師范大學、江南大學、鹽城師范學院和三江學院。隸屬于教學部門的僅常州工學院1所。

2.由學院（系）管理學生檔案的高校有11所，占總數的22%。分別為南京大學、河海大學、中國礦業大學、中國藥科大學、南京財經大學、南京信息工程大學、江蘇師范大學、南通大學、常州大學、南京工程學院、泰州學院。

3.由職能部門和學院共管的高校（學生檔案平時由學院管理，畢業由學生工作處或招生就業處負責轉寄的）有9所，占總數的18%。如由學生工作處負責轉寄畢業生檔案的南京航空航天大學，由招生就業處負責轉寄畢業生檔案的蘇州大學、揚州大學、江蘇科技大學、徐州工程學院、南京曉莊學院、蘇州科技大學、常熟理工學院、南通理工學院8所高校。

（二）高校學生檔案管理機構的建制受限

江蘇省50所本科院校中，無任何職務級別的學生檔案管理機構有39所高校，占總數的78%。正科級建制的有6所高校，分別為東南大學、江南大學、南京工業大學、南京農業大學、南京師范大學和南京理工大學，占總數的12%。副科級建制的有5所，分別為南京林業大學、南京郵電大學、江蘇大學、徐州醫科大學和蘇州科技大學，占總數的10%。

（三）高校學生檔案管理機構人員配置不均衡

在江蘇省高校學生檔案管理機構中，無專職檔案管理人員的有20所高校，占總數的40%。配置1人的有16所高校，占總數的32%。配置2人的有8所高校，占總量的16%。配置3人的有4所高校，分別是南京農業大學、南京工業大學、江蘇大學和南京理工大學，僅占總數的8%；人員配置最多的是4人，有2所高校，分別是東南大學和南京師范大學，僅占總數的4%。

三、高校學生檔案管理機構設置的建議

（一）明確高校學生檔案管理機構的隸屬關系

由調查可知，上述幾種學生檔案管理的方式存在各自缺陷。隸屬二級學院管理的學生檔案，由于人員變動頻繁，畢業生查詢檔案去向是最大問題；隸屬非檔案部門、由其他職能部門（教務處、學生處等）管理的學生檔案，主要是兼職人員負責管理，檔案業務技能缺乏，管理不夠規范，材料歸檔不全；隸屬二級學院和檔案部門共管的學生檔案，雙方責任界定不清，容易出現責任推諉的問題。綜上可見，筆者認為較為理想的學生檔案管理方式應由高校檔案部門統一管理。理由有二：一是中共中央辦公廳、國務院辦公廳在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出：“堅持并不斷完善黨委和政府領導、檔案部門歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職、密切配合、形成合力，促進檔案事業協調發展”，并進一步要求，“有條件的地方要對機關檔案機構和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能。”[1]二是全國幾乎所有高校都成立了檔案館或綜合檔案室等檔案機構保管檔案并提供利用。高校檔案館（室）作為學校檔案管理的專門機構，具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

對于無法實現檔案部門統一管理，由非檔案部門管理的高校，應將學生檔案管理職責納入相關部門、二級學院檔案工作計劃，納入檔案人員的績效考核，強化相關人員的檔案責任意識。同時，高校檔案部門應加強學生檔案業務指導，及時向相關部門、二級學院傳達學生檔案工作的方針政策，并加強學生檔案管理人員的業務培訓，推動學生檔案管理走向規范化。

（二）合理設置高校學生檔案管理機構的建制

調查顯示，非檔案部門管理的學生檔案管理人員，因受限于機構建制，在職務晉升、職稱評聘上受阻較大。在調查的50所本科院校中，檔案管理人員為副處級及其以上職務的，極少數享受正科或副科的待遇；教務處、學生處等職能機構的學生檔案管理人員，屬行政管理人員，不能評聘職稱；隸屬二級學院管理學生檔案的人員，絕大部分是輔導員或秘書兼任，人員變動頻繁，如崗位調整、職務晉升后不再兼管學生檔案；即使崗位無變動，由于職務晉升、職稱評審受限，管理學生檔案的積極性不高。據此，筆者建議由高校檔案部門統一管理學生檔案，并設立學生檔案管理科，與綜合檔案管理科、檔案利用科、檔案編研科等科室同為科級建制。2008年教育部和國家檔案局聯合頒布的《高等學校檔案管理辦法》第十二條規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”[2]高校應制定政策，為學生管理人員在職務晉升、職稱評聘上提供晉升空間，保障他們“能享有同其他行業檔案工作人員一樣的權利、義務和待遇”[3]；為學生檔案管理人員提供相應的培訓，調動學生檔案管理人員工作積極性，全面促進高校學生檔案管理水平的提升。

（三）配備專職的學生檔案管理人員

1999年9月27日，由中央機構編制委員會辦公室、教育部、財政部共同頒布的《普通高等學校編制管理規程（草案）》，明確檔案人員為“教學輔助人員”，規定“學校教學科研人員和教育教學輔助人員應占學校人員總數的80%以上”。其中并未規定檔案人員所占具體比例，但可為高校檔案部門提供“設崗定編的基本依據”。[4]與此相聯系，《高等學校檔案管理辦法》第十條規定：“高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。高校專職檔案工作人員列入學校事業編制，其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定”。[5]該辦法為高校學生檔案管理人員定編提供了主要依據。為此，筆者建議應按學生數量比配備專職的學生檔案管理人員，并構建學生檔案工作網絡。該網絡不屬于常設性機構，可由相關部門、二級學院分管學生工作的負責人和兼職檔案員（一般為輔導員、班主任和教務秘書）組成。學生檔案工作網絡是為彌補學生檔案工作人員不足而設置的，其主要職責是根據學生檔案的歸檔范圍，協助檔案館（室）做好學生檔案的收集工作并及時移交，配合檔案館（室）做好畢業生檔案轉遞后的去向查詢工作。

*本文為2014年度江蘇省檔案局科技項目“就業視角下高校學生檔案服務體系建設研究”（項目編號：2014-12）；2013年江蘇省高校檔案研究會科研課題“加強高校學生檔案服務功能的研究”（項目編號：JS？ GDF2013-21）的階段性研究成果。

注釋及參考文獻：

[1]中共中央辦公廳、國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[J].中國檔案，2014（5）：12-14.

[2][5]高等學校檔案管理辦法[J].司法業務文選，2008（38）：38-45.

[3]徐莉，安靜.高校人事檔案應納入檔案綜合管理機制[J].蘭臺世界，2006（16）：33-34.

[4]陳永生.論高校檔案機構人員編制依據[J].城建檔案，2016（2）：81-82.

作者單位：鹽城師范學院檔案館