檔案信息化管理的優勢與存在的安全問題分析

岳敏

摘要：國家隨著社會的不斷發展，逐漸認識到檔案信息化管理工作的重要性，國家現階段發展檔案工作的主要方向就是檔案信息化管理。檔案信息化管理指的是通過先進的信息科學技術，構建檔案網絡應用平臺，借助有效和科學的手段合理管理和應用檔案信息，在一定程度上充分利用了檔案信息資源的實現?；诖?，本文主要對檔案信息化管理的優勢與存在的安全問題進行了簡要的分析，希望可以為相關工作人員提供一定的參考。

關鍵詞：檔案信息化；管理優勢；安全問題；對策

中圖分類號：G270文獻標識碼：A

引言

現檔案信息化管理是檔案管理工作發展的必然趨勢之一。通過實現檔案信息化管理能夠大幅度提升檔案管理工作質量及效率，讓檔案管理工作達到新的層次。但在檔案信息化管理過程中，也會受到潛在風險因素影響，會對檔案信息安全產生威脅，可能會造成電子檔案信息損壞或丟失。因此需給予采取有效的措施，保證檔案信息管理的高效開展。

1檔案信息化管理的優勢

1.1檔案管理的高效率和利用率

隨著科技的發展和進步，新時期檔案信息化管理更應注重檔案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服務對象和檔案信息的傳遞數量，方顯檔案信息化管理的優勢。新時期檔案信息管理的高效率主要體現在數字信息所占空間小，傳遞空間無限制，且能持續24小時服務等。不僅在空間方面，更增強了檔案信息化管理的水平。而新時期檔案信息化管理的高利用率主要是指同一檔案可以為多個用戶使用，且不影響保存質量。

1.2信息查詢快捷且精確

傳統的檔案信息化管理查詢方式主要是以檔案工作者手動尋找為主，難免出現效率低，有紕漏，甚至錯誤的現象。而新時期的檔案信息化管理手段恰巧彌補了這種弊端。無論是精確查詢還是模糊查詢，效率都是非常高的，其精確度也是人工無法比擬的。例如，在查詢同一類型的檔案資料時，只要通過信息查詢，就可為檔案管理工作者篩選出類似的資料，既快速，又避免很多誤差。

2檔案信息化管理存在的安全問題

2.1風險預判能力有待提升

部分檔案信息化管理中心，在電子檔案安全風險防范時風險預判能力較弱，無法提前對潛在性安全風險因素做出預判。一旦出現突發性事件，實際解決問題的能力相對薄弱，容易出現電子檔案遺漏、損壞、丟失等情況，會對電子檔案信息安全產生嚴重威脅。同時，檔案信息化管理中心風險評估體系尚不健全，未能對風險漏洞進行合理分級，缺乏針對性的防控措施。

1.2電子檔案在進行保存時存在安全隱患

電子檔案雖然能夠保存很長的時間，并且在保存之后一般不會出現丟失的現象，但是關于檔案信息的保存還是存在一些特殊情況的，例如檔案管理工作人員由于操作失誤造成丟失、或者是計算機自身出現一些毛病等原因，都會讓原本保存好的電子檔案消失不見，所以，管理人員應充分注意到電子檔案在進行保存過程中所存在的安全隱患，注重對檔案保存期間的保護和注意，并且通過相關的有效手段解決這一問題。

1.3缺乏對檔案的系統管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平。如今，我國的檔案相對豐富，但卻缺乏系統的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時代企業對工程信息的精細化要求，也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設進程。

3提升檔案信息化管理安全相關措施

3.1加強信息安全風險預判

檔案信息化管理中心在電子檔案信息安全建設過程中，必須加強信息安全風險預判。通過有效地風險預判，提前發現風險因素或風險漏洞，做出有效防范，更大程度保護電子檔案信息安全。檔案信息化管理中心需要充分利用先進的保護技術，對存儲介質、基礎設施等進行全面性地保護，構建出一個完整的電子檔案信息安全屏障，防止電子檔案系統受到非法入侵、網絡攻擊等[3]。通過加強風險預警、完善應急預案制定等，進一步增強風險預防能力。同時，檔案信息化管理中心要不斷加強相關員工業務能力及專業素質培養，使其能夠在第一時間對風險因素做出反應，提升其風險分析及預判能力。通過一系列舉措，將電子檔案風險控制由以往“事后補漏”的形式轉變為“預防為主，防治結合”的形式，做到事先預防，事后管控，進一步提升安全風險管理效能，讓安全風險因素“無所遁形”。

3.2構建全面的檔案信息安全保障系統

檔案信息安全的保護能力是加強檔案服務能力和檢查檔案利用服務的主要內容之一，構建全面的檔案信息安全保障系統，是檔案信息自身保證安全性的重要手段之一。檔案信息資源、原始檔案等必須受到法律法規上相應的安全保護，進而保證檔案信息化管理的順利運行。首先，貫徹并落實檔案信息化管理的管理安全制度，構建健全的責任管理系統，明確出各方的責任和義務，進而避免出現相互推卸的情況；其次，挑選正版的殺毒工具和軟件，防止檔案信息被病毒所感染；再次，優化檔案信息化管理的工作環節，招聘優秀的專業人才對程序進行管理和編制，在確保編制質量的同時為檔案信息化管理的工作環節提供安全；最后，以檔案信息安全保證的同時將紙質檔案著重管理，紙質檔案不可能完全被電子檔案所取代，電子檔案主要是充分運用信息化利用的手段，而紙質檔案強調的是最基本、最可靠的檔案原始記錄。

3.3保證對檔案歸檔信息的及時更新

檔案歸檔信息應包括檔案編號、分屬類目、檔案保密等級等多種屬性。實際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此，信息時代下，檔案管理工作要運用相關的信息管理軟件，及時更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

3.4技術與管理并重

認真完善落實檔案庫房的安全管理制度，嚴格執行國家保密制度，完善檔案信息公開的發布保密審查程序；加強對涉密信息系統、涉密計算機和涉密載體管理，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。制定數字檔案館應急處理預案，加強演練，提高應對突發事件的應急指揮和處置能力。

結束語

綜上所述，雖然相較于傳統的檔案管理方式，現代的、新型的檔案信息化管理具有明顯的優勢，但其安全問題仍舊更需要引起人們的關注。因此，為應對檔案信息化管理中所存在的安全問題，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推進檔案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服務大眾。

參考文獻：

[1]王薇.檔案信息化管理的優勢及相關安全問題分析[J].黑龍江科技信息，2016（12）：178.

[2]林東芳.探討檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].辦公室業務，2014（03）：148-149.

[3]和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學，2012.