初探電算化財務檔案管理

區潔萍

摘要：我國企業會計核算電算化飛速發展，如今，企業使用電算化來進行會計財務檔案管理工作已經是常態。電算化財務檔案管理有自身的特點，如何充分發揮其優勢，使其在企業中發揮更大、更廣的作用，為企業和社會創造出更大的經濟效益，需要對其合理開發、探索、使用，發現并解決電算化財務檔案管理現在存在的問題。建立健全電算化財務檔案管理的相關規章制度、保障信息安全，提升技術，對從業人員進行專門的培訓，提升員工專業素養。

關鍵詞：電算化；財務檔案管理；探究建議

前言：

電算化財務檔案管理在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔，提高了工作效率。目前，電算化財務管理已經滲透到我國企業當中，被廣泛應用。企業如何做好電算化財務檔案管理，充分發揮電算化財務檔案管理優勢，創造出更大的經濟效益，需要對其進行全面的探索和改進，明確電算化財務檔案存在的問題，從實際出發，尋求合理方案。

1.電算化財務檔案管理存在的問題

1.1相關法規制度不夠完善

財務檔案管理對企業來說非常的重要，甚至可以影響到社會的經濟水平。目前，由于電算化財務檔案管理的快捷、準確，以及我國電子信息技術的飛速發展，我國企業電算化財務檔案管理已經逐漸取代了傳統紙質的財務檔案管理，但相關的法規制度仍然不夠完善，會出現很多問題。對財務檔案管理方面來說，我國有對應的《會計法》、《檔案法》可以保護企業的部分權益，但這兩部法律涉及到電算化財務檔案管理的內容都很少，不足以具備強大的法律效益。在對工作人員的調動上，企業的規章制度也不夠完善。由于電算化財務檔案管理對專業人才的要求遠遠低于傳統財務檔案管理對專業人才的要求，我國很多企業并沒有把電算化財務檔案管理的工作人員納入專業的財務管理人員內，也沒有設置專業部門、專人管理。這些都是我國企業電算化財務檔案管理急需解決的問題。

1.2檔案管理時難以保障信息安全

傳統電算化財務檔案管理的存儲介質一般都是紙張，而電算化財務檔案管理的存儲介質不僅有傳統的紙張存儲，更常用的是計算機硬盤和移動硬盤的存儲，這也就表示著電算化財務檔案管理在信息安全保障方面，不僅僅要注重傳統紙質資料的保存，更要注重存在計算機硬盤和移動硬盤中的資料的安全保存。對于紙質檔案和存儲在移動硬盤中的檔案信息安全的保障，需要企業的大力維護、投資，建立專門存儲資料的庫房、保證人力的監管和攝像頭的全方位安裝，這些人力、物力和財力的大量投入，是很多企業難以滿足的，也就難以保障財務檔案管理的信息安全。電算化財務檔案管理的信息還有其特有的安全隱患，比如電腦病毒、黑客入侵等因素。電腦病毒會使財務檔案丟失，黑客入侵可能會篡改已經記錄正確的財務檔案，泄露真實的財務檔案，破壞了企業財務檔案的機密性、真實性和完整性，更大的威脅著財務檔案信息的安全，以至于對企業的經濟活動產生不可估計的影響。

1.3從業人員的專業素質不高

相對于傳統財務檔案管理來說，電算化財務檔案管理更加高效，優勢顯而易見，我國企業也全面應用起了電算化財務檔案管理，這就出現了從業人員專業素質不夠的情況。傳統的財務檔案管理對工作人員的要求僅僅限于會計學、管理學的精通，而電算化財務檔案管理在此基礎上，需要工作人員對計算機、信息管理方面的知識有著較為深入和全面的了解，掌握計算機的基礎應用，對軟件開發、各種計算機編程語言有著基本的了解。但目前來看，我國企業中負責財務檔案管理的工作人員對計算機和信息管理這方面的知識掌握都還不夠專業，難以保障工作的有效完成，面對電算化財務檔案管理時出現的故障，無法及時解決。電算化財務檔案從業人員的職業道德水平也需要提升，需要提升工作人員對電算化財務檔案管理的職業道德素養和職業責任感，杜絕因為工作人員的疏忽造成財務檔案記錄錯誤、財務檔案丟失、財務檔案被篡改現象的出現。

2.對電算化財務檔案管理的建議

2.1建立健全相關規章制度

我國電算化財務檔案管理飛速發展，給企業相關工作人員的工作帶來了便捷，但是我國企業電算化財務檔案管理相關的規章制度仍然不夠完善，這給企業電算化財務檔案管理進一步發展帶來了不利影響，需要企業和國家相關部門，按照目前電算化財務檔案管理的發展現狀，不斷地建立健全相關規章制度，完善法律法規。電算化財務檔案管理和傳統財務檔案管理不同，在檔案保存上存在差異。電算化財務檔案管理的介質主要是計算機硬盤和移動硬盤，這就出現了網絡上的違法問題，可能會有不法分子在網絡上竊取企業的財務檔案，對其進行篡改，或使其流傳在保密范疇之外。這就需要相關部門考慮如何懲治鉆網絡空子的不法分子，如何控制懲治的力度，使其和所犯錯誤、造成后果相對應，如何將這些管理、監督的工作聯系到財務檔案管理上，逐步豐富、細化《會計法》和《檔案法》的內容。企業也應把電算化財務檔案管理人員納入專業財務檔案管理人員中，設置專人管理。

2.2完善技術以保障信息安全

電算化財務檔案管理比起傳統財務檔案管理更加便捷，電算化財務檔案在保障信息安全時，不僅要保證紙質檔案的安全，還要保證計算機硬盤中和移動硬盤中的財務檔案的安全，這需要企業完善安全保障技術。企業應先保證基礎設施的建設，建造專門儲存財務檔案的庫房，選址要進行反復地實地考察，保證庫房的溫度、濕度穩定，利于財務檔案的儲存。確保庫房周圍無火災隱患，庫房內務有靈敏的火災報警裝置。企業還應該保障人力資源的充足，保障每位保障信息安全的工作人員都有明確的分工，設立專業的部門管理，將責任分配到個人。另外企業還需要完善計算機設備，保證計算機軟件和硬件都跟的上時代的發展，引進專業的計算機人才，不斷升級加密保護技術，依靠身份認證、數字簽名、加強防火墻的手段保護信息安全，除此之外，企業還需要進行信息備份，將同樣的真實財務檔案儲存在不同的地方，在財務檔案丟失或被篡改時可以及時補救。

2.3對從業人員進行專業培訓

電算化財務檔案管理對從業人員專業的要求更加嚴格，不僅要求從業人員掌握傳統財務檔案管理從業人員需要掌握的會計知識、檔案管理知識，還需要從業人員對計算機、軟件設計及信息管理方面的知識全面的掌握。而已經在崗位的財務檔案管理人員一般都沒有計算機方面的專業素養，這就需要企業對從業人員進行專業培訓，加強員工的職業素質建設。在招聘員工時，修改招聘要求，針對電算化財務檔案管理的特點，明確招聘人員需要有計算機方面的知識的要求，可以對計算機軟件和硬件進行日常維護。除此之前，企業各部門還應該對業內工作人員進行不斷的業務培訓，建設團隊內部的和諧氣氛，加強團隊內員工的思想道德建設，保證財務檔案的管理不會出現內部人為問題，在受到外部問題時，可以及時明確責任。

3.結語

電算化財務檔案是指儲存在計算機中的財務數據以及通過計算機打印出來的財務數據，存貯介質不僅僅是傳統財務檔案管理時應用的紙張，更多的是計算機中的硬盤、移動硬盤。電算化財務檔案管理在很大程度上方便了檔案的儲存，節省了很大一部分的人力、物力和財力，但要想更大的發揮其優勢，仍需要針對電算化財務檔案管理的弊端，全面探究改進其發展的策略。這需要各個單位共同重視，從基礎做起，從實踐出發，保證其發揮更大的經濟效益。

參考文獻：

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