謀定后動 厚植優勢
——杭州市城建檔案館基于新時代智慧檔案館建設的創新實踐

周惠英/杭州市城市建設檔案館

編者按：杭州市城建檔案館建立于1986年，是一家專注于杭州城建檔案保管與利用的專業檔案館。多年來，杭州市城建檔案館立足專業特色、謀求智慧轉型、積極探索實踐，努力讓專業檔案館更智能、讓智能檔案館更專業。2017年2月，杭州市城建檔案館通過國家檔案局專家組測試，率先成為全國專業檔案館中唯一一家“全國示范數字檔案館”，為進一步打造新時代智慧城建檔案館奠定了堅實的基礎。

大膽謀劃：走上更大的舞臺

利用信息化手段規范檔案管理，將紙質檔案數字化保存并實現智能便捷利用，是檔案工作順應信息化社會發展的必然要求。為加快實現城建檔案工作智慧轉型，杭州市城建檔案館做出了大膽探索與積極實踐。2011年，杭州市城建檔案館立足工作實際，制定了杭州市城建檔案事業發展“十二五”規劃，提出五年內基本完成數字城建檔案館建設的目標。目標明確后，檔案數字化掃描隨即啟動，相關信息系統建設等工作也同步緊鑼密鼓地展開。至2014年，杭州市城建檔案館館藏檔案數字化率已超過50%，檔案業務系統、地下管線信息系統等也已建成并在使用中不斷完善。就在這一年末，杭州市城建檔案館參加中國人民大學組織的“第五屆中國電子文件管理論壇”時，獲知國家檔案局將在全國范圍開展國家級數字檔案館測評工作的消息，經對照相應的《數字檔案館系統測試辦法》，發現基本符合基礎設施、系統功能、檔案資源、保障體系、服務績效等五個部分的測試要求。2015年初，杭州市城建檔案館大膽提出了爭創國家級示范數字檔案館的工作目標，并堅持以測評為驅動，全方位完善數字檔案館建設工作。

周密籌備：讓檔案穿上數字外衣

要成功建立智慧型數字檔案館的首要前提是，完成館藏紙質檔案的數字化掃描工作。2012年，面對當時館藏存量紙質檔案達56萬卷和年均增量紙質檔案約5萬卷的天文數字，掃描工作面臨的首要問題是：外包好還是自主掃描好？為準確選擇操作性強又能確保成效的掃描方式，杭州市城建檔案館專門組建了調研小組對外部市場進行充分調研，發現數字化掃描外包存在費用高、速度慢、安全風險高等弊端，而自主掃描在檔案安全、掃描質量和費用上有更明顯的優勢。

為確保電子檔案的質量，杭州市城建檔案館工作團隊首先解決的是掃描工作的標準化和流程化問題。通過調動館內所有科室的力量，編制了《杭州市城建檔案館檔案整理與掃描手冊》，從前端對整理、掃描、抽檢等流程及細節進行了詳細規定，以便固化流程、規范管理。其次，由檔案管理科工作人員在后端利用時做好登記、反饋工作，以便質量管控和統計。最后，由信息科工作人員做好數據保管工作。信息科還自主開發了檔案掃描系統，通過掃描、檢查和修圖等環節對掃描工作質量和數量進行管控，并與業務系統掛接。杭州市城建檔案館利用多臺服務器對掃描數據進行存儲備份，每天新增數據備份至磁盤陣列，每周新增數據離線備份至移動硬盤，每月新增數據離線同城異地備份至杭州市檔案局，每年新增數據備份至藍光光盤，并送至西部城市城建檔案館異地備份，筑牢了城建檔案數據信息的安全防線。

通過近四年的努力，杭州市城建檔案館以平均每個工作日5萬頁、每月100萬頁、每年1200萬頁的掃描速度，完成了所有館藏檔案的掃描工作，并實現與業務系統掛接，可快速便捷查詢利用。此外，還完成了館藏音頻視頻文件數字化及1.4萬張航攝膠片檔案數字化掃描工作，接收了包括文本、圖像、音頻、視頻、數據庫等形式的各種數字檔案資源，建立了各種專業檔案數據庫。

創新開拓：使檔案數據活起來

把紙質檔案通過掃描轉化為數據，這只是檔案信息化管理的一項基礎性工作，根本目的是要讓檔案數據跑起來、活起來，使利用更準確、更高效、更便捷。針對建筑物建設立項時的名稱與實際使用名稱不統一導致查檔不準確的遺留問題，杭州市城建檔案館專門開發建設了GIS查檔系統，利用WEBGIS技術標記建筑物信息，發動全體干部職工集體動手標注建筑物坐標信息，對已完成數字化掃描的上萬個館藏工程項目檔案在地圖上進行標注掛接，使用戶在地圖上直觀準確查檔變為現實。

接待大廳

館藏檔案數字化也為實現遠程查閱利用檔案創造了條件。為滿足用戶在杭州地區某一城建檔案館查詢到杭州地區所有城建檔案的需求，杭州市城建檔案館建設了城建檔案跨館查詢利用系統，通過每季度召開縣（市、區）工作例會，按照浙江省“最多跑一次”改革工作中“八統一”的標準要求，率先在杭州地區統一工程檔案接收和利用標準。2015年底，該系統已順利開通并得以有效運行。對于喜歡自助查檔的用戶，杭州市城建檔案館以館藏檔案數字化成果為基礎，還專門建設了數字檔案自助查詢系統。

近五年來，杭州市城建檔案館共接待了查檔人員近3萬人次，電子檔案利用率為99.32%，并提供管線信息數據1.4萬公里，提供聲像檔案查詢利用183次，多種類型數字檔案資源在查詢利用上滿足了不同用戶的需求。

“最多跑一次”：為檔案插上互聯網翅膀

在浙江省“最多跑一次”改革理念尚未正式提出時，杭州市城建檔案館已主動在簡化查檔手續、節約查檔時間上做出了許多創新舉措。為實現市民查檔“最多跑一次”，2010年，杭州市城建檔案館在租借庫房寄存檔案尚未數字化的時期，開通了網上預約查檔服務，以彌補到租借庫房統一調檔占用的用戶等待時間。為使大杭州市域老百姓查詢城建檔案少跑路，在全杭州市域范圍統一工程檔案接收和查詢利用標準的基礎上，杭州市城建檔案館于2015年實現了杭州地區城建檔案遠程跨館查詢服務。2017年底，又推出了網上查檔，通過浙江政務服務網平臺，實現市民查詢城建檔案一次都不用跑。

檔案庫房

2017年初，杭州市城建檔案館緊扣省、市“最多跑一次”改革任務要求，前瞻思考、提早謀劃，部署建設杭州市建設工程電子文件在線接收系統，并于6月份完成了開發工作，為實現工程檔案移交“最多跑一次”提供了強有力的技術支持，工程檔案移交這一數量大、專業性強、時間跨度長的難辦事項實現了“最多跑一次”。

水到渠成：展望智慧專業檔案館

2017年2月，杭州市城建檔案館數字檔案館系統經國家檔案局現場測試，獲得了國家示范數字檔案館稱號。從檔案數字化掃描到全國專業檔案館中首家國家級示范數字檔案館，這是一個“積跬步以致千里”、積小勝為大勝的過程，這是基于以先進務實的服務理念占得“十二五”城建檔案事業發展先機，由周密務實、步步為營的智慧型數字檔案館建設工作逐步發展而來的。

2017年12月，杭州市城建檔案館攜自主研究完成的《“互聯網+”在城建檔案公共服務中的應用研究》項目成果，赴京接受國家檔案局專家組評審，項目獲專家組一致同意，順利通過驗收。該項目集成建設工程在線電子文件接收系統、物聯網檔案庫房管理系統、GIS查檔系統、網上查檔系統、遠程跨館查檔系統、城建檔案公共服務移動端及門戶網站等，建立了“互聯網+”城建檔案公共服務平臺，實現了檔案服務傳統模式向“互聯網+”服務新模式轉變，為展望新時代智慧檔案館打開了新局面。

由曾經的城建檔案故紙堆到如今浩大的工程檔案信息庫，杭州市城建檔案館通過革故鼎新、破難攻堅，實現著智慧型華麗轉身。踏上新征程，整裝再出發。杭州市城建檔案館正朝著建設新時代更加智能專業的城建檔案館大步邁進。