事業單位檔案管理工作創新之初探

陳丹

摘 要：就目前我國的事業單位的檔案管理工作來說，雖然各個事業單位已經變得開始重視檔案管理工作了，并且檔案管理這項工作也受到了社會各界的認識與關注，可是就其工作具體模式而言，目前我國的檔案管理工作依然保留著老一套的保守思想以及未曾發展改善過的工作方法等問題，如果不將這些問題進行有效的處理，那么該事業單位的未來發展前景實屬堪憂，所以本文著重的談論如何在事業單位的檔案管理工作中創新工作方法，并且探究更合適與當今社會下的工作方案，進而提升工作效率。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

1 概述

相比普通的生產性的盈利企業來說事業單位的檔案管理工作的工作內容要更為的復雜、龐大和高要求。事業單位的檔案管理工作的內容主要有人員檔案、財務檔案、文書、文件、規劃、文稿等一系列的內部行政檔案，以及該事業單位以前的檔案資料和事業單位對未來的規劃和各種業務的具體文案等。檔案管理工作在事業單位的所有工作中占的比重是最大的，因為如果它出現什么問題那么該事業單位的其他各方面工作都會受到相應的影響，檔案管理這項工作并不是人們所認為的單純的將一些信息文案進行妥善的保管，隨著事業單位在社會中的職能不斷的改變，現在的檔案管理工作是要為事業單位的發展建設更好的提供推動力，并且促使事業單位更好的履行為大眾服務等社會職能。

檔案管理這項工作雖然在近些年被各個事業單位的相關領導者所重視，可是從檔案管理這項工作本身的工作效率來說，其工作中依然存在著很多需要改進的問題、落后的工作方案以及管理的不嚴苛，如果想要事業單位蓬勃的發展，那么就需要將相應的檔案管理工作實時更新，并且不斷的改善自身的工作意識以及管理手段，使得其可以為事業單位的發展做源動力而不是拖后腿。就目前我國的事業單位當中的檔案管理工作來說，其工作模式任然遲滯在最原始的信息管理這個初級的不能再初級的層次上，甚至有的事業單位在檔案管理的工作過程當中，相應的電腦、打印機、復印機等工作必須的設備都沒有進行全面的配置，基于這些問題事業單位的檔案管理工作普遍存在這缺乏足夠的安全保障，并且科學性與嚴謹性都不夠。這些問題必須要重視起來，并且將解決這些問題作為工作的首要任務，然后在這個基礎上再探索新的工作方法和管理理念。

2 創新檔案管理工作的思考

現階段檔案管理工作在事業單位當中首要的任務就是將自身工作模式從原始的被動進而轉變為主動，這就需要事業的單位以及其自身承擔起更重的責任以及實名。檔案管理工作的工作模式和工作意識如果不進行及時的革新，那么其本身以及相關的事業單位都會被這個不斷進步的大環境所淘汰，到那是檔案管理也就再無用武之地了。

2.1 確立科學主動的工作意識

所謂的檔案管理工作并不是只有事業單位在對其進行運用，其實只要是有經濟活動、人事活動的場所以及各個企事業單位當中檔案管理這項工作都是不可或缺的重要工作，然而檔案管理工作對于事業單位的意義來說更為重大，因為事業單位本身的發展不僅僅關乎到其發展，而且更加的關乎到我國的社會主義的建設以及社會主義和諧建設的整體發展，所以相關的工作人員要將自身的工作只能也做出相應的改良，從原始的檔案監管人和清點工轉變成先進的檔案使用人和檔案控制者，并且要用正確的積極的工作態度來對待檔案管理工作，在這個死板無趣的工作當中尋找新的工作動力。僅僅靠著單純的喊口號和做宣傳是遠遠不夠建立起檔案管理工作當中所需要的科學主動的工作態度的，想要建立起這種工作態度就必須要針對于檔案管理工作的具體工作思路進行強化并且相關的工作人員要積極主動的掌握檔案的具體運用以及相關的工作知識。這種針對于檔案管理工作的學習不應該僅僅局限于相關的工作人員，要將其推廣開來推廣到整個事業單位中，從最高的管理者、決策者到最平常的工作人員都應該投身到相應的學習進修當中，這樣不但在一定的程度上可以給事業單位的檔案管理工作的全局把控做出正確的指引，而且還可以在事業單位中起到一個很好的帶頭作用，并且在事業單位內部營造一個良好的檔案管理工作環境。

2.2 提升檔案管理信息化水平

事業單位的檔案管理這項工作已經不能算作一個較新的理念了，但是就我國目前的實際情況來說，檔案管理工作的信息化水準還是處于較為初始的階段的，也就是最為普通的電腦記錄、打印機、復印機等來作為代替人工文本的記錄工具，或者是在事業單位之中建立一個局域網絡用于信息的傳輸。這些方式都和本文所提出的信息化的處理存在著相當的差距。所謂的檔案管理的信息化，其實就是應該將檔案管理這項工作從檔案的兩種管理方式著手，也就是人們常說的人工文本以及電子檔案，這樣做不但在檔案的管理工作的安全性和嚴謹性上有著明顯的成效，在檔案利用過程中的調取檔案時的速率上也有著較為明顯的功效，在對檔案的閱讀權限進行嚴格的控制，防止檔案被肆意篡改的同時還要保證工作質量。在檔案管理工作當中，有一部分檔案是可以公開共享的，而想要將這些信息做到實時的共享和及時的傳輸，就必須要有著時刻備份數據的工作意識，這樣不僅僅可以有效的將數據即使進行共享，而且還可以保證數據的安全性，防止惡意刪除等問題。

2.3 大力推廣大數據在檔案管理中的應用

大數據是相對于當前我們熟知的以M為單位或者以G為單位進行數據存數的意識，大數據遠比G為單位的數據存數規模更大。對于事業單位來說，隨著社會職能的轉變、涉及工作范圍的不斷擴大以及單位建設工作的不斷開展，現有的數據存儲條件已經越來越無法適應海量數據的存儲需要，所以應用大數據存儲在事業單位的檔案管理工作中也是必不可少的。大數據存儲不僅僅表示能夠存儲足夠多的數據，同時為了能夠進一步體現大數據存儲的空間優勢及信息化優勢，我們還應該將檔案管理及數據記錄的類型進行進一步擴展，從原有以數字、文字、符號為基礎的檔案編制模式轉變為包括數字、文字、符號在內并將圖像、視頻、音頻也囊括其中的多元化模式，這樣不僅能夠更全面的充實檔案內容，同時還可以在此基礎之上利用數據模型技術將2D信息建造成3D影像和模型，從而更直觀的了解檔案內容及各種信息。當然大數據存儲也具有其特殊的設備要求，所以我們應該在自身條件能及的情況下進行檔案儲存設備的更新與換代，從而更加方便檔案管理工作的順利開展，讓檔案管理工作能夠發揮出起更大作用。

2.4 加強軟件的開發與利用

管理軟件的使用對于現代企事業單位的管理工作來說可謂是理所當然，在事業單位檔案管理工作中也應該大力推行自動化管理軟件的使用，針對事業單位與普通生產經營性企業在管理工作中的諸多差異，事業單位的檔案管理軟件不建議直接購買市面上的成品管理軟件，成品管理軟件雖然從價格上來說相對便宜，也能夠應付一般化的管理內容，但是針對事業單位檔案管理的復雜性與龐雜性，還是應該盡量選擇定制軟件，將事業單位在人事檔案、建設檔案、財務檔案、文件檔案等各方面的管理需要盡可能的實現于管理軟件當中，從而幫助檔案管理工作能夠真正獲得質量上的提升。

3 結束語

隨著我國的發展、社會的昌盛、時代的變遷以及經濟的發展，相應的進行發展的還有各個事業單位，而如何使得事業單位又好又快并且穩定的發展，這就需要事業單位在工作過程中著重的改善自身的檔案管理工作，并且將其工作模式以及方法進行創新，進而使得檔案管理這項工作可以為事業單位的發展做出一定的貢獻。

參考文獻

[1]陶虹.事業單位檔案管理信息化研究[J].企業管理，2013，（5）.

[2]劉迪.檔案管理的高效性與安全性矛盾分析[J].會計之友，2013，（5）.