建設現代化管理模式的辦公室

吳新軍

摘 要：隨著社會的發展，各大公司也在積極的進行自身的改革。主要是因為當前社會發展太快，如果不進行變革就將會被淘汰。但是這種變革一般來說都是從最基礎的單位進行的。不過，在單位中，雖然人是最基礎的單位，但是每個人由于隱私權等問題是無法進行一對一改革管理的。這就需要從人的上一級單位開始，也就是辦公室。在當前來說，辦公室對于公司，就像是細胞對于人，如果辦公室出現問題，那么公司也會出現問題。筆者就針對當前的辦公室情況進行探究，來得出如何進行辦公室的現代化管理。

關鍵詞：辦公室；管理；科學化

隨著社會的發展，任何行業想要獲得更好的前景，都需要企業本身能夠快速高效的運行。這就需要企業從每一個部分進行優化。而優化的主要部分就是辦公室的管理。辦公室是企業中最基礎的部分，只有做好辦公室部分的管理，才能保證任務的具體實行不會出現問題。尤其是當前社會，信息量較大，如果辦公室的現代化管理工作做不好，很容易導致辦公室內部出現混亂的情況。

1 辦公室的重要性

在闡述辦公室的重要性之前，我們首先要知道的就是辦公室是什么。根據官方解釋，辦公室一個集中處理中樞，它負責匯總，傳達，處理等一系列任務。有些類似于電子計算機的CPU。而通俗的講，辦公室所負責的工作就是上傳下達。有些類似于清代的軍機處。它需要接收上級的命令，然后將命令按照具體的工作進行分工，然后再按照分工將內容下達到不同的部門中去。這就是辦公室的作用。因此，在整個公司的狂階結構中，辦公室就是一個處理中樞。它緊密的連接著每一個部分讓每個部分都能有序的進行運轉。如果辦公室自身出現了混亂等問題，那就會導致整個公司一塌糊涂。其具體的重要性，筆者認為可以體現為如下幾個方面：首先是辦公室承載著處理的重要任務。根據辦公室的具體任務，我們得知辦公室的任務之一就是處理公司上下匯到的一些文件，這些文件是整個公司運行的指令。只有這些指令都得到有效的合理的處理，才能讓公司正常運轉。因此，就需要辦公室能夠有一個合理的管理制度，首先確保辦公室的高速運轉。其次是辦公室有效的將各個部門聯合在一起。公司的各個部門之間的相互聯系其實并不多，因為去分工都是獨立的。為了能夠讓這些獨立的信息形成一個整體，就需要辦公室能夠將這些信息整合起來。如果不能有效的整合，那么各個部門之間就無法形成有效的配合。企業也會產生混亂。最后是簡化決策層的任務。一般來說，公司對于各類信息的第一次刪選了處理是由辦公室來完成的。如果辦公室不做這個工作，那么這個工作就需要交由上層決策結構進行，這樣就耽誤了決策機構的工作，導致公司的運轉速度下降。所以，在當前看來，為了保證企業的高效運轉，進行辦公室的現代化管理模式建設，是非常有必要的。

2 辦公室現代化科學管理的主要內容

隨著現代公司經營管理模式的演變，辦公室的職責也逐漸發生了變化，目前來看，可主要概括到管理的制度化、程序化和自動化三個方面。

2.1 制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，提高工作效率和質量，做到凡事有章可循，有據可依，確保公司決策與管理制度化、標準化、規范化，為公司近期目標實現和長遠發展提供制度保障。制度化工作應著重抓好如下幾項制度：一是會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問，是科學管理辦公室的重要內容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：（1）嚴格控制會議數量。如果無論大小事情都要通過開會決定，會議將會泛濫成災，領導者的許多精力和時間也將消磨在茫茫“會海”之中。因此，建立嚴格的會議審批制度，可開可不開的會議一律不要開；能小會解決問題的就不要開大會；能短會解決問題的就不要開長會。（2）提高會議質量和效率，充分做好會前準備，并嚴控會議時間，做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會議結論模糊不清。二是公文處理制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯或造成公文旅行、公文積壓，導致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，通過現代化公文管理軟件和工具，提高辦文質量，加速公文運轉。（1）規范公文種類，通過辦公OA等現代化途徑發布公文分類。（2）統一公文格式和固定行文關系，通過辦公OA系統設置，統一規范各類公文的行文要求和行文關系；（3）準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉的效率。三是接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內容。其工作的好壞，直接影響到機關或企業的形象和聲譽。

2.2 程序化。所謂的程序化就是辦公室在進行具體的工作的時候，應該是按照一個具體的順序進行的。在當前看來，制定這個順序，所需要做的就是考慮這四個方面：可行性，有序性，系統性和簡潔性。這四個方面必須全部做到，才能保證辦公室的新程序能夠有效的運轉。首先我們來說說可行性，可行性就是指辦公室的具體運轉流程是可以實現的。而不是一種空想的合理流程，否則就會造成工作室工作中出現斷層，在某一部分的時候出現卡頓或者無法實行的情況。第二點就是有序性。辦公室的運轉具備有序性是非常正常的。因為其工作是較為雜亂的，因此就需要程序具備一定的秩序，這樣才能保證整個流暢正常運轉，不會出現疏忽和遺漏，這樣才能保證辦公室的工作是正常進行的。第三個方面是系統性。系統性主要是因為辦公室作為一個連接的樞紐，如果辦公室的辦公流程不是一個全面的系統，那么就會讓其他部門與辦公室做合作的時候無從下手。最后是間接性。這點原則基于當前社會的情況，當前公司的發展都需要公司能夠高效高速的運行，而辦公室作為一個處理中樞，如果其辦公流程不夠簡潔就會拖慢整個公司的辦公效率。因此在進行程序化制定的時候，就必須考慮簡潔性。只有具備了這幾點的辦公程序化規則才是符合當前社會發展的規則。

2.3 信息化。隨著互聯網信息時代的到來，信息化辦公應運而生。辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統的、經驗的管理轉向現代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現辦公室管理科學化中的重要地位和作用，努力創造條件，積極地促進辦公室自動化的進程。如可以在辦公OA里綜合建立系統，覆蓋公文、公告、制度、日程等模塊，大幅提高公文處理效能，建成效率高、反應快的辦公決策服務系統。

3 結束語

現代科技的快速發展帶來了現代辦公的便利，辦公室管理應緊跟時代步伐，秉承現代化科學管理理念，在辦公管理具體工作中充分使用現代化管理方法和工具，從而將辦公室傳統意義上“重、苦、雜、難”的各類工作系統地規范化并“簡化”，更好地做好辦公室各項基本工作的同時為現代組織提供更優的辦公室服務。

參考文獻

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