淺談檔案管理工作的重要性

羅劍偉

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 檔案管理在領域發展中有很重要的意義，然而有些地區并不是十分重視檔案管理工作，但鑒于近年來中國企業檔案管理的實際情況，仍存在各種問題，對中國企業的發展帶來了很大的不利影響。檔案管理工作能夠對工作中的各類信息進行記錄與分類，是具有專業性和機密性的管理工作。本文旨在對檔案管理工作的重要性進行分析，指出當前檔案管理工作存在的問題并提出提升檔案管理工作有效性的措施與對策。

關鍵詞 檔案管理 文件管理 檔案工作

企業檔案管理是指企業在許多生產經營活動中，對于國家、社會和企業來說，具有保存各種文字，圖形，音頻等各種歷史記錄的價值。只有根據檔案管理的現狀，不斷地堅持創新，適應時代發展的需要，對檔案管理工作進行詳細的研究，了解其重要性，才能為管理層提供更多的幫助。

一、檔案管理工作的重要性

文件的科學規范管理，是衡量單位績效和管理水平的重要規模。檔案信息是本單位發展歷程、重要信息的重要記錄載體，是企事業單位發展的根本，能夠使企業在進行管理和規劃時做到有據可依。做好檔案管理可以方便企業分析以往戰略上的不足，以便總結經驗、及時改進不足，更利于企業制定未來戰略藍圖，使企業朝向更好的方向發展。一般來說檔案管理工作的社會價值主要是體現在檔案中含有工作人員詳細的工作年限、身份信息、學歷信息等信息，這些都能夠充分說明個人的詳細人生經歷，進而為企業提供招聘人員的客觀參考信息和依據。作為本單位的有效考查依據，檔案信息也是最具有效性的發展歷程記錄，高效的檔案管理工作能夠為管理者和工作者提供解決問題的有效辦法。因此，加強檔案管理工作人員的專業度、加大檔案管理的重視度對企業發展有極大的影響，對提升企業的管理效率起到事半功倍的作用。

二、檔案管理工作現狀和不足

（一）檔案管理不規范

其性能主要體現在：一是歸檔格式不統一，排列混亂，影響文件存檔工作的檔案，如文件封面和書寫文件內的包裝，無統一規格。二是在整理過程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報期不準確，檔案起草不當等。三是文件不規范，檔案管理員認為，只要完成文件收集任務即可，不組織，不整理，導致一組文件管理混亂，想找到一個有價值的文件信息難上加難。因此，文件管理不規范將直接影響使用該文件的價值。

（二）檔案管理人員缺乏責任心

檔案管理工作人員缺乏責任心重要體現在兩個方面：一是文件管理人員缺乏主動性，不是主動收集，而是被動等待選擇，忽視了對檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，在這種情況下，一旦管理層或相關人員需要查閱答案時，不能及時找出相關檔案，降低了檔案查閱的效率。二是檔案管理員只對檔案進行簡單保存，可以使用就行，沒有進行編目，使文件管理越來越混亂，檔案管理應該采用科學的管理方法，沒有一定的專業技術理論知識。

（三）缺乏新的管理技術

企業自身的管理模式與檔案管理觀念之間存在限制，缺乏對檔案管理工作的正確認識和高度重視，導致檔案管理工作方式單一、效能低下，服務形式落后，難以快速進行檔案信息的查閱和利用。檔案管理工作中由于部門比較多，在管理中無法實現統一管理，這種問題的存在主要是因為我國經濟體制在安慰市場經濟的過程中，單位的檔案管理部門不斷增加，其管理模式從舊體制向新體制轉變。

三、解決檔案管理工作的措施

（一）立足于法，搞好建章立制工作

社會的飛速發展對檔案管理提出了全新挑戰，也對檔案管理人員的專業度提出了全新要求。走法制化路線是檔案管理工作的基礎，也是做好檔案管理工作的必然趨勢，更是對檔案管理的最好保護。為了完善檔案管理工作，還應該要對檔案進行編制，確保檔案管理工作具有準確性、客觀性和完整性特點建立完善系統性檔案信息管理制度，使檔案的利用、歸類歸檔、信息保存以及監管處罰機制能夠盡善盡美。檔案管理若要長期發展就要堅持法制化，這樣可以使檔案管理工作真正走上正軌，也才能實現檔案管理應有的價值。還應當設置專人進行檔案管理，提高管理工作人員的專業化程度和對檔案管理工作的認識，建立責任追究制，通過集中管理的方式加強對檔案信息的多層次管理，從而使檔案管理工作能夠有序進行，推動單位進步和發展。在全新的形勢下，各區域應積極利用地方立法權限，根據地方特色建立規范的檔案管理法律法規，使檔案管理和地方發展有機地結合起來，既令檔案管理適應地方發展，又令檔案管理立足于法，讓法律有效保護檔案管理并促進檔案管理發展。對相應的問題特點進行有針對性的研究。使企業文件管理工作符合文件管理系統，推動整體方向向前發展。實現各部門之間政策的統一實施，改進不合理的地方。

（二）加強檔案管理工作人員的培訓

首先，檔案管理的領導層，要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作。企業要對檔案管理人員進行專門的培養，鼓勵其進行繼續教育，提高檔案管理工作中人才的綜合素質，優化檔案管理工作。適當組織檔案管理工作人員學習《檔案法》，提升其檔案管理能力。同時，為了鼓勵檔案管理人員對工作的積極性，避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態，制定獎懲制度，促使提高檔案工作的質量與效率得到。

（三）提高信息化水平，更新檔案管理技術

計算機網絡技術的快速發展，檔案管理工作中也可以加入網絡技術，使得檔案管理工作能更加全面、更高效地進行。需要檔案管理人員能夠利用計算機對檔案信息進行管理，熟練掌握辦公軟件的操作流程和使用方法。提高信息化水平也是符合檔案管理工作需求和社會發展需求的有效措施。信息化水平的提高能夠極大提升工作效率，傳統的檔案管理方式是通過人力進行的，加快信息處理速度，減少出錯頻率，提高檔案管理工作專業性。因此，要在檔案管理中利用現代化技術手段，結合計算機技術的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。

四、結語

綜上所述，檔案信息具有廣泛性、專業性、真實性和豐富性，進行有效的檔案管理工作是提高檔案信息利用率的有效手段和途徑。目前檔案管理工作還存在著一定程度上的不足和缺陷，傳統落后的檔案管理方式已經無法適應信息資源的快速發展。檔案管理對于國家和企業來說意義重大，工作意識的程度直接關系到企業對員工的保護程度。堅持走檔案法制管理的道路，切實加強對檔案管理的重視程度，才能使檔案管理工作在社會發展中發揮最大功效。

參考文獻：

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