信息技術對衛生事業檔案管理的影響

劉娜娜

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 將檔案施行規范化管理和現代化管理是我國目前對檔案管理追求的現階段建設目標，信息技術的介入完全打破了我國檔案管理的規劃，使得當前我國的檔案管理出現不協調的現狀，本文著手信息技術對衛生事業檔案管理的影響，探究我國檔案管理現代化存在的一些問題，并且根據筆者的個人觀點和見解提出一些意見，希望借閱者能夠積極提出改進意見。

關鍵詞 信息技術 衛生事業 檔案管理

檔案管理自從改革開放以后在我國發生了空前的轉變，人們對該問題的認識從根本上發生了轉變。《檔案法》是檔案管理的法律依據，除此之外，它的頒布又為我國衛生事業檔案管理工作作以新的要求。

一、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1.以往我們的檔案錄入是以文件資料形式展開的，而信息技術的介入則使得電子檔案生成，我們可以直接在磁盤上進行檔案貯存，之后將文件檔案共享，技術人員和工作人員就可以從信息磁盤的共享方式從辦公信息數據中看到貯存檔案，信息技術的引入，進一步使得文件和檔案之間沒有一定的界限。

2.檔案實體分類有時會由于電子文件信息與載體的可分離性而被概念分類所取代，因為實體分類這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，現行文件和內容特征以電子文件形式的出現則使得電子文件可以通過計算機系統將其進行有效的整理和多角度分類。

3.電子文件本身具有價值性和可讀性，由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍將與其鑒定方法以及內容、標準等一同擴大，需要同時分析電子文件的信息操作系統軟件。

二、電子文件對衛生事業檔案學理論的影響

1.對檔案本質屬性的影響。檔案最本質的屬性指的是原始記錄性，其表現形式分檔案內容和檔案形式兩個方面，如當事人的親筆手稿以及領導者的親筆簽名和署名等，都極具原始性。而檔案的原始記錄性將圖書、情報、資料等這些檔案信息區別開，使其可以充當法律憑證。電子文件檔案從起草、建檔、貯存全方位整體過程都在電腦上完成，辦公自動化系統使得文件修改、引發都能一體化在電子計算機上完成，而最原始的檔案記錄卻沒有留下任何副本和電子留存印記，甚至很難將文件與檔案劃分開來。同時又展現和利用了電子文件的復制方便的特點，來滿足工作的實際便捷化需求，以至于更好的幫助工作人員完成檔案管理工作。

2.對檔案來源原則的影響。

（1）外部：尊重全宗。

（2）內部：尊重原始順序。

電子文件的大量出現和產生使得信息技術檔案管理的內部來源更受關注，也就是大家更尊重計算機內部電子文件的原始順序。一般說來我們認為電子文件所建立的點應該在建立者或提供建檔信息的檔案管理者名下的文件或組織機構上。檔案的整理和理解需要從檔案的法律責任以及檔案的行政管理角度兩個方面來看待，電子文件生成不被其原有的機關、組織、機構等限制，而是靈活的可以被任意修改或者重新組合、打亂破壞其順序。換言之，確定檔案的來源我們不能只局限于一個文件檔案定義和緊緊的局限于保護檔案會文件的完整性應該完整的根據實際情況的變化，我們來完成或者豐富和發展來源原則，必須遵循其客觀規律性。

三、改變衛生事業檔案管理現狀的幾點對策

1.要具備現代化的觀念。我們切身感受和體驗到的機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔見證著在各個機構和政府辦公點辦公自動化進程的加快，這也體現我國衛生事業檔案管理劃時代的現代化人事檔案管理意義，體現一個時代檔案管理觀念的轉變。觀念來源于人的思想，而不是簡單的用計算機來代替手工檔案錄入，也不是將檔案信息搬到信息技術電子網絡管理中去，而是我們要利用信息技術的功能和作用，將先進的管理觀念引進來，改革檔案管理中一些不適應的做法。樹立起現代化信息技術建檔管理的觀念，這也是衛生事業檔案管理人員的一節必修課。

2.要有適應時代發展的內部管理。各級檔案部門科學的管理手段可以為衛生事業檔案管理工作實現檔案管理現代化作鋪墊和打下良好的基礎。

3.要進行檔案管理模式的變革。

4.要有先進的設備和技術。

（1）充分利用現有設備充分發揮效用，并且進一步總結經驗，培養專業所需的人才。

（2）更優的整理、編目等標準化基礎工作為進一步引進設備創造條件。

（3）電子文件歸檔著眼點高、立足點實，規劃電子文件建檔工作做到從源單位的客觀實際出發，實現各個工作環節的現代化科技手段。

四、結語

現實看來，我國衛生事業檔案管理人員的知識建構變革工作迫在眉睫，這要求檔案人員必須盡快適應信息技術和檔案事業的發展的更新，使檔案管理知識引進、消化、適應信息技術的成果，拓寬檔案人員的知識面及知識視野，以更好的適應和滿足于我國信息技術發展的需要，盡快跟進我國現代化衛生事業檔案管理工作變革的腳步，實現檔建工作現代化、信息化和科技化。

參考文獻：

[1] 陳慈珠.談檔案管理現代化[J].中國科技信息，2004（16）.

[2] 劉碧華.高校的檔案管理現代化建設[J].邵陽學院學報，2006（6）.