實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理

張立娟

摘要：檔案對于事業(yè)單位來說是工作和管理過程中必不可少的，使檔案得到合理妥當(dāng)?shù)陌才乓彩窃谟昧硪环N方法推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展，因此檔案管理也得到了事業(yè)單位的重視。現(xiàn)階段的檔案管理已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚啾扔趥鹘y(tǒng)的檔案管理有了一定程度上的進(jìn)步，但如何讓信息化與檔案管理有效的結(jié)合仍是不小的問題。本文就目前事業(yè)單位檔案信息化管理在實(shí)施階段的問題進(jìn)行討論，并就這些問題提出了相應(yīng)的幾點(diǎn)對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息化管理;有效措施

檔案的信息化管理具有一定的難度，實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理仍存在障礙，如軟硬件設(shè)施不完善，無法滿足需求，相關(guān)人員的知識缺失或落后，難以跟上檔案的信息化管理的步調(diào)，相關(guān)制度也存在問題。本文特針對以上問題進(jìn)行分析，并提出解決方案，如引進(jìn)新的設(shè)備，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，建立完善的管理制度。

一、實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理的障礙

（一）信息化檔案管理設(shè)備老舊

檔案的信息化管理對設(shè)備有一定的要求，而部分事業(yè)單位的管理人員未對檔案管理有較全面的認(rèn)識，忽略了對設(shè)備的更新及維修，增加了檔案管理工作在實(shí)施上的難度，使紙質(zhì)版檔案不能及時(shí)的生成，有時(shí)也存在漏印錯(cuò)印的現(xiàn)象，造成數(shù)據(jù)的丟失。檔案管理的工作人員也會因不被重視而失去原有的工作積極性。與此同時(shí)，設(shè)備的多樣性也會受到影響，有些事業(yè)單位的檔案管理辦公室僅配備了電腦及打印機(jī)，無法滿足檔案管理工作的有效進(jìn)行，而要實(shí)現(xiàn)信息化更是難上加難。

（二）缺乏具有相關(guān)知識的人才

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的另一大障礙就是缺乏具備相關(guān)知識的人才。大多數(shù)情況下，人們均認(rèn)為檔案管理工作只需要細(xì)致、并沒有什么技術(shù)上的要求，但事實(shí)上，檔案管理工作對員工也有技術(shù)上的要求，他們需要掌握相關(guān)的管理知識及設(shè)備的使用方法。若未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，往往不能將檔案規(guī)范的放置，不能一目了然，信息的安全性也很難得到保障，在調(diào)取檔案信息時(shí)，也會出現(xiàn)檢索不到或檢索缺失、遲緩的現(xiàn)象，而未經(jīng)過信息化指導(dǎo)的檔案管理人員，意識不到信息化對檔案管理工作的益處，無法將檔案管理與信息化相融合，違背了將信息化引進(jìn)的初始意愿。可見，相關(guān)人員的知識儲備的缺失直接導(dǎo)致了檔案不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不能方便獲取。

（三）檔案管理的相關(guān)管理制度不完善

檔案的信息化管理工作之所以開展困難或存在問題，都與管理制度的不完善有關(guān)。有些管理層對檔案管理工作了解不深，缺乏對檔案管理工作重視，這就導(dǎo)致了檔案信息化管理的工作人員失去了工作的積極性，做不到自主的學(xué)習(xí)與提高，就無法對檔案的信息化管理工作有更透徹的安排。缺乏相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度也會造成員工抱有僥幸心理，從而對檔案消極怠慢，對工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，造成檔案的缺失、遺漏等問題，影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理的有效措施

（一）引進(jìn)新的設(shè)備

在采取檔案信息的過程中，關(guān)鍵的是應(yīng)用當(dāng)前信息技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)下最先進(jìn)、最具開發(fā)潛力的前沿科學(xué)。如海量數(shù)據(jù)存儲、圖像分類、大量并發(fā)查詢以及智能檢索等技術(shù)。同時(shí)在事業(yè)單位里檔案信息管理的設(shè)備也要不斷進(jìn)行更新，所增加的設(shè)備等必須要滿足高質(zhì)量、使用壽命長等基本特點(diǎn)。由于計(jì)算機(jī)是進(jìn)行信息化管理的基礎(chǔ)前提，所以事業(yè)單位一定要注重計(jì)算機(jī)設(shè)備等的性能，盡量減少丟失檔案損失的發(fā)生情況。在購買設(shè)備的時(shí)候，單位要加大力度，精心挑選高質(zhì)量的設(shè)備，因此要加大投資力度，用于選擇大容量、高品質(zhì)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，有了高質(zhì)量、?大容量的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能進(jìn)一步保證檔案管理工作。除此之外，對于防毒軟件的安裝也要加大力度進(jìn)行管理，用于保障檔案工作的進(jìn)行。總而言之，事業(yè)單位在檔案的信息化管理過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際，引進(jìn)與單位相適應(yīng)的硬件及軟件設(shè)備，以滿足信息化檔案管理工作的需要。

（二）提高相關(guān)人員的知識儲備

事業(yè)單位的檔案信息化管理人員如果想讓檔案條理清晰、一目了然、不錯(cuò)不漏，讓檔案在存放時(shí)安全可靠，使用時(shí)快速檢索并完全檢索，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，就需要學(xué)習(xí)管理、統(tǒng)計(jì)、大數(shù)據(jù)等方面的知識，并對所要使用的電子設(shè)備能熟練操作。而進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化管理工作，則需要建立以及使用搜索引擎，用于查找檔案，十分便利。這種技術(shù)值得是通過對關(guān)鍵字或相關(guān)內(nèi)容的搜索，找到文件庫中與之相關(guān)的全部檔案，與人工或紙質(zhì)版的搜索相比極大地縮短了搜索的時(shí)間，提高了工作效率。對以上的實(shí)現(xiàn)均需要檔案信息化管理的工作人員具備相關(guān)的知識儲備，因此對檔案管理工作人員的培訓(xùn)十分必要。對員工的培訓(xùn)治根治本，標(biāo)指的是要鼓勵(lì)工作人員積極參加檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并學(xué)習(xí)建立網(wǎng)絡(luò)檔案，熟悉先進(jìn)的檔案管理工作的設(shè)備，本指的是選拔合適的檔案管理工作人員，他們要具備學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，善于探索未知對基本的軟件能熟練操作，熱愛檔案管理事業(yè)，無私奉獻(xiàn)等特質(zhì)。只有負(fù)責(zé)檔案管理的員工真正具備相關(guān)的知識，才能做好事業(yè)單位的檔案信息化管理工作，從而為事業(yè)單位的其他工作部門服務(wù)。所以增強(qiáng)相關(guān)人員的知識儲備，提高他們對新知識的敏感度，可以直接優(yōu)化檔案管理工作。

（三）建立完善的管理制度

俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓。”對事業(yè)單位更是如此。而對檔案的信息化管理工作則更應(yīng)該建立完善的管理體系。對消極怠工、對待工作缺乏敏感度、缺乏積極性、沒有自我提高意識的人員，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的處罰或培訓(xùn)，對員工態(tài)度的甄別應(yīng)在挑選工作人員時(shí)有詳細(xì)的辨別措施，保證進(jìn)行檔案信息化管理工作的人員都對這份工作有一定的熱愛，并在其出現(xiàn)問題時(shí)給予一定的處罰確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。與此同時(shí)，還應(yīng)制定合理的獎(jiǎng)勵(lì)制度，對積極為檔案信息化管理工作作出貢獻(xiàn)的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并應(yīng)規(guī)范評優(yōu)的條件，調(diào)動(dòng)員工的積極性，使檔案管理工作有序的進(jìn)行。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案信息化管理工作是其他工作的基礎(chǔ)，解決檔案信息化管理工作的相關(guān)問題十分必要。對于設(shè)備的老舊需要事業(yè)單位投入一定的人力及物力進(jìn)行新設(shè)備的采買，和相關(guān)軟件設(shè)施的更新。對員工知識的缺乏，應(yīng)挑選具備相關(guān)知識儲備的員工進(jìn)行檔案管理工作并定期進(jìn)行培訓(xùn)。對于管理制度的不完善應(yīng)建立全面的獎(jiǎng)懲制度，確保事業(yè)單位檔案管理工作的合理進(jìn)行。

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