銷售開票系統：讓開票更準確高效

文/中興新云·財務云

銷售開票系統的應用，使企業復雜的開票規則、繁瑣分散的開票流程更簡化并自動化，提高了開票效率和準確率，并使企業的稅務數據更集中，提升稅務管理水平。

銷售開票系統作為企業銷售發票的統一管理平臺，承擔了企業銷售業務中銷售發票信息采集、校驗、開具及發票影像管理工作。銷售開票系統前端與銷售合同業務系統對接，獲取對應的合同信息；后端與營收稽核系統對接，實時傳遞營收應收信息；同時與網上報賬系統對接，實現銷售報賬信息的實時更新（如圖1所示）。

圖1 銷售開票系統架構圖

銷售開票系統產生的背景

銷售發票是在銷售開票過程中向銷售客戶開具的原始銷售單據，包括增值稅專用發票、普通發票等。銷售發票是確認和計量銷售收入、應交銷售稅金、應收賬款的依據，是銷售管理的重要環節。傳統模式下，企業銷售發票均由財務人員根據銷售訂單信息手工開具，但面對成千上萬張銷售發票，人工開具管理的模式已不能滿足企業的日常工作需要，大大影響了企業銷售結算的進度，具體體現為：

（1）銷售信息太多且多變，難以收集和及時回復。銷售發票開具過程中需要考慮銷售合同的各項特殊條款，如銷售折扣、銷售返利等因素影響。由于銷售信息起源于銷售業務部門，信息傳遞至財務開票人員時極易出現信息丟失及不及時的情況，從而導致發票開具錯誤。

（2）銷售拆分、合并、修改太多，很難通過手工操作。發票清單經常需要根據企業銷售明細、客戶明細、附件等信息進行拆分、合并及修改，如果通過人工信息加工，這些操作繁瑣而極易出錯。

（3）手工輸入稅控系統打印，工作量極大。開票人員手工在稅控系統中輸入所有的開票信息，如商品類目、名稱、稅率等，若企業月度銷售額較大，其手工輸入開票信息的工作量極大，將耗費巨大的人力成本。

（4）后續發票的處理沒有系統和信息支持。當銷售發票需要分發和核銷時，相關人員僅能在大量的紙質發票中查找原始發票信息，無信息系統支持的情況下，相關人員無法快速鎖定發票，并進行自動化的分發和核銷工作，工作效率較為低下。

（5）稅務稽查風險高。由于企業的銷售發票開具并沒有實現統一的集中系統管理，僅依靠線下分散的人工處理，因此面對稅務稽查時，存在信息匯總不準確的風險，稅務風險較高。此外，在傳統的發票開具流程下，企業相關人員很難高效地根據成千上萬、雜亂無章的紙質銷售發票信息進行稅務調節報表的編制、稅務分析報告的出具工作。

因此，電子化的發票開具系統應運而生，其運用先進的信息技術，將銷售發票的信息收集、開具、傳遞等工作均在系統中進行自動化流程管理，極大地滿足了企業的各項發票管理需求。

圖2 銷售開票系統流程示意圖

圖3 銷售開票系統功能框架圖

銷售開票系統流程

銷售開票系統建立了銷售發票的流程管理體系，以空票庫存管理、開票申請審批流程、發票開具為管理主線，通過業務流程來實現開票環節的閉環管理，防止票據丟失、錯開發票等現象發生。首先，相關業務人員在系統中提出開票申請，系統根據互聯的銷售合同系統進行合同信息校驗后，開票申請經過相關人員的審批。然后，銷售開票系統同步前端業務系統的銷售數據，銷售開票系統服務器自動讀取和處理銷售開票數據。最后，銷售開票系統與稅控系統對接，通過技術手段將審批通過后的開票信息推送至稅控系統，完成票據生成打印工作。稅控機生成發票后，其信息可回寫至開票系統中，變更此條發票條目狀態。紙質發票如需要郵寄，銷售開票系統也可以記錄快遞狀態，進行發票跟蹤（如圖2所示）。

銷售開票系統功能介紹

1、銷售開票系統總體功能框架

銷售開票系統主要包括五大功能模塊，即發票申請模塊、信息處理模塊、發票開具模塊、發票管理模塊和查詢統計模塊，覆蓋了發票開具過程中發票申請、發票審批、信息同步、發票開具、發票實物管理、查詢統計的全流程（如圖3所示）。

2、銷售開票系統具體功能介紹

（1）發票申請模塊。相關業務人員需要開具發票時，首先在發票申請模塊發起發票申請，其申請經相關人員審核通過后，即可觸發后續的開票流程。

發票申請：當公司簽訂合同且按照合同規定履行相關交付義務后，需要開具發票與客戶結算。相關業務人員在發票系統中上傳相關開票資料后，填寫發票申請信息發起發票開具申請流程，常見的發票申請信息包括合同號、合同類型、發票類型、訂單號、數量、單價、稅率、開票日期、收款信息等。開票系統的發票申請界面支持根據不同的發票類型顯示不同的發票信息的功能。

發票審批：發票申請提交后，其申請會在開票系統中自動推送至系統內嵌的流程責任人工作界面進行審批。

發票類型：發票申請模板中的“發票類型”支持商業發票、預付款發票、增值稅發票、收據等多種模式。

（2）信息處理模塊。信息處理模塊包括開票信息同步和客戶自動化規則兩個子功能。如圖4所示。

信息同步：銷售開票系統需要從發票信息來源處同步具體的開票信息，應支持兩種信息同步方式，即文件方式和直連方式。文件方式指向開票系統導入Excel / Txt / CSV / Zip格式文件的發票信息；直連方式指開票系統與前端合同系統、企業ERP系統等無縫連接同步信息，其具有更高的數據性能。

客戶自動化規則：銷售開票系統可根據發票信息和內嵌的自動化規則，自動進行發票信息的優化處理，自動進行發票信息編輯、拆分、合并，從而容易應對業務規則變更和管理不同客戶的業務規則。銷售開票系統支持的自動化規則包括銷售商務規則（如退貨、返利、折扣）、發票條目加工規則（如拆分、合并）、發票信息規則（如替換客戶、商品名、單位等）。針對不同的規則，銷售開票系統可設置不同的條件處理指標，從而使系統根據具體的發票信息自動執行發票信息處理動作。

（3）發票開具模塊。發票開具模塊是銷售開票系統的核心功能，包括需求管理、紅廢票處理和電子發票三個子功能。

需求管理：銷售開票系統在進行發票開具過程中會出現正常開票和補開發票兩種需求。針對正常開票，開票人員根據開票信息和稅務法規的要求，直接在對接的稅控系統中開具發票。此過程中，開票人員需要進行剔除零稅率數據、按照當地稅務要求的發票限額拆分發票等一系列操作。針對補開發票，開票人員憑事后獲取的購物小票鎖定未開票信息或直接在開票系統中輸入各項條件找出當月未開票信息，而后在對接的稅控系統中開票。

紅、廢票處理：針對發生退貨、換貨的業務，其發票需要進行紅、廢票處理。相關人員首先需要在開票系統中申請紅、廢票，經過相關流程審批后，開票人員進行發票重開動作，系統自動記錄紅、廢票信息。

電子發票：電子發票開具模塊采用統一的版式、規則、防偽技術，并附有稅務機關、納稅人的電子簽章，可保證通過對接稅控系統開具的電子發票能夠對公報銷，其法律效力、基本用途與傳統紙質發票相同。這種工作模式下將完全實現發票的網絡化、電子化管理，簡化稅收環節，大大節約印刷、管理開支，降低征納雙方成本。

（4）發票管理模塊。發票管理模塊承載發票開具后紙質發票的流轉管理工作。開票人員完成開票動作后，需完成紙質發票的打印和分發寄送工作。銷售開票系統根據系統內嵌的規則將開具的發票分發匹配至相關業務人員處，開票系統應當支持發票的自動連續打印和全種類的發票快遞單生成打印。銷售開票系統若與企業相關OA系統（Office Automation System）或郵件系統對接后，可將發票快遞寄送信息自動郵件通知相關人員。開票系統發票管理模塊會記錄每個發票的實物寄送信息，相關人員均可在系統界面實時查詢到發票寄送快遞單狀態（如圖5所示）。

（5）查詢統計模塊。銷售開票系統建立查詢模塊，數據使用者可對開票數據、發票狀態進行多維度查詢。銷售開票系統可提供各類標準信息報表，展示完整的發票信息視圖，如已開票信息明細報表、開票率匯總報表、廢票率統計報表等等。

圖4 銷售開票系統客戶自動化規則示意圖

圖5 銷售開票系統發票管理模塊流程示意圖

圖6 銷售開票系統框架對接展示圖

3、銷售開票系統信息對接管理

銷售開票系統一般與前端的銷售合同系統進行對接獲取銷售合同文本、銷售商務及各項財務信息，其為銷售發票開具的信息來源；與網上報賬系統互聯傳遞應收結算信息、銷項稅務信息；與稅務管理系統互聯進行自動化的稅務信息收集管理；與營收稽核系統對接實時獲取銷售發票回款對比結算信息，從而實現全程電子化的銷售發票管理業務（如圖6所示）。

銷售合同系統擁有前端全套的銷售信息，如合同文本、返利折扣等商務信息、發票類型等財務信息，銷售開票系統通過與銷售合同系統的對接，可實時共享當前銷售客戶的開票信息和發票狀態。

銷售開票系統同步銷項稅金及應收信息至網上報賬系統，從而觸發應收賬款的自動入賬工作和銷項稅額的賬實比對機制，實現不落地的自動銷售確認業務報賬。網上報賬系統可將應收款的報賬結果回傳至銷售開票系統，以共享銷售客戶的結算狀態信息。

銷售開票系統將發票信息同步至營收稽核系統，使營收稽核系統獲取實時的應收信息；而每筆發票的結算回款實收信息則由營收稽核系統回傳至銷售開票系統，從而使開票系統可查詢到自動完成結算與開票及開票與收款的對比分析工作。

銷售開票系統向企業的稅務管理系統同步銷項稅金的所有信息，以供稅務管理系統據其進行信息收集，完成自動化的稅務申報、稅務籌劃等各類稅務管理工作。

銷售開票系統實施意義

對于企業自身來說，建立發票管理體系，既滿足了業務管理基礎要求，同時也降低了由于發票管理不當給企業帶來的涉稅風險。銷售開票系統的應用使企業相關人員在同一平臺的統一開票流程中各司其職，使繁瑣細致分散的開票動作流程電子化，具有如下實施意義：

（1）消除手工工作，提高工作效率。消除手工開票信息錄入工作，釋放大量分散的開票人員人力。開票流程得到簡化，系統可滿足一定的特殊開票需求處理工作，大大提高開票的工作效率，并有效降低錯開、漏開發票的風險。

（2）信息實時反饋，準確存檔。所有開票流程過程信息均被記錄在開票系統中，對接的稅控機生成的發票也可得到安全的存檔。開票系統的查詢統計模塊可提供所有開票信息的各維度查詢和統計功能，相關業務人員可及時獲取所需的業務信息，不再依賴人工線下統計，大大提高信息傳遞效率。

（3）提高應收管理水平，加速應收回款。企業的所有銷售信息可得到及時準確的發票結算處理，發票開具及時，應收確認效率得到提高。相關業務人員根據準確的銷售發票信息可及時對銷售客戶進行催款，加速應收款的回收工作。

（4）提升稅務管理水平。銷售開票系統與網上報賬系統或核算系統對接，實現銷項稅金憑證的自動生成，建立銷項稅額的賬實比對機制。開票系統的電子化運作可實現企業集中化的稅務管控，將銷售發票的各項稅務信息傳遞至相關人員，生成各類稅務管理報表，從而提升稅務管理水平。