信息時代如何做好事業單位檔案管理工作

摘 要：詳述了事業單位檔案管理現代化是時代發展的必然趨勢，介紹了當前由于事業單位對檔案管理還不夠重視，缺乏綜合型檔案管理人員，資源投入不足等諸多因素影響了事業單位檔案管理現代化建設。提出了需要通過獨立檔案管理門戶，做好檔案管理信息化計劃，提高檔案信息化認識，加強人才培訓，增加資金投入等方法來實現事業單位檔案管理現代化。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息技術；現時代

中圖分類號：G271.6

檔案是各種機關、組織和個人在各項特定社會活動中以各種形式、形態留存下來的具有保存價值的原始記錄。檔案的種類繁多，信息的載體也多種多樣，隨著信息技術的普及發展，以電子載體形式出現的信息越來越多。檔案信息管理迫在眉睫。如何做好電子信息的收集、利用、保管以及原有紙質檔案信息化管理是當前事業單位檔案管理的主要工作。

一、新形勢下檔案管理信息化是大勢所趨

21世紀，現代信息技術發展突飛猛進，越來越多的行業開始將信息技術應用到辦公的各個環節中，政府的OA辦公系統、信息公開網站、郵件、政務大廳、行政審批、微信等等，應運而生大量的電子文件與電子辦公系統。花樣迭出的辦公招式背后是現代信息技術顯而易見的高效與高準確度，相比之下，傳統的紙質管理方式的弊端顯現，效率低，流程多，已經無法滿足現代化檔案管理的要求，而信息技術的出現，使得檢索、查閱工作高效、簡單且準確，時代的變遷勢必給檔案工作產生巨大影響，檔案管理工作向信息化、現代化發展成為必然趨勢。

2014年5月5日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各級國家綜合檔案館要整體規劃好本單位的檔案信息化建設，并按規劃目標統一指導、監督檔案部門對電子文件形成、積累和歸檔的工作。2016年4月1日，國家檔案局印發了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，要求到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館應全部建成功能比較完善的數字檔案館，能夠接收立檔單位電子信息檔案，并針對館藏重要的檔案數字全部備份。

國家檔案體系的升級對事業單位的檔案管理也做出了新要求，現代化、信息化的方向就是與時俱進的方向，事業單位檔案信息化改革勢在必行。

二、當前事業單位檔案管理信息化過程中存在的問題

1.多方面對檔案信息化管理不夠重視。時代的進步，改革的第一步不是機器機械的變革，而必當是思想與認識的革新。現階段，許多事業單位管理機制傳統落后，思想凝固，管理人員不僅對信息技術的應用還不夠成熟，對檔案管理信息化轉變重要性也普遍缺乏認識，滿足于現行的檔案載體，缺少積極主動的學習、研究的意識。

另一方面，上級領導對檔案管理工作同樣不夠重視。檔案工作非一線工作，雖沒能直接創造利益[1]，但高效得力的檔案系統將為單位用人與辦事提供不可替代的決策依據。單有基層工作人員的重視是不夠的，唯有上下合力才能將資源配置發揮到最高效狀態，使檔案管理工作擺脫被動局面。

2.缺乏綜合型專業管理人員。事業單位現有的檔案管理人員普遍學歷層次偏低、年齡結構偏大。他們大多沒接受過專業的檔案技術培訓，對電子信息熱潮后知后覺，接受能力相對較低，電子技術應用能力差，業務操作生疏。

另一方面，傳統事業單位檔案管理人員普遍存在安于現狀，得過且過的心理，缺乏創新意識。管理隊伍的整體素質不過硬，缺乏“德才兼備”的綜合型專業管理人才，難以滿足新形勢下檔案工作信息化和網絡化的管理需求。

3.檔案管理資源投入不足。無論是綜合型專業人才的培養還是新技術的引入，經費的支持都是不可或缺的。單位決策管理層檔案意識普遍較低[1]，導致檔案工作資金投入嚴重不足，直接表現在事業單位大部分檔案室設施簡陋，電子設備落后，后期缺乏維修保養，工作開展困難。

巧婦難為無米之炊，沒有基本的物質條件，檔案信息化建設談何容易。

三、新形式下事業單位檔案管理信息化改革的思路

1.獨立機構，建全制度，強化管理意識，提高規范化水平。

首先，檔案管理要獨立門戶，成立專門的管理機構，有垂直的領導管理。上下合力，制定好工作計劃和工作目標，才能有的放矢。其次，應當以國家的法律法規為基礎，建立適合本單位的、切實可行的檔案管理制度和監督機制。沒有規矩，不成方圓，唯有以規范辦事，以制度服人，才能真正確保管理工作的有條不紊。

制度建設一應把好“人關”。按制度辦事，以制度束人，端正檔案管理人員的工作態度，加強工作人員的安全意識與保密意識，實行獎懲制度，獎罰分明，真正將績效工資的作用落到實處，以調動管理人員的積極性，提高檔案管理意識。二應把好“檔關”。管理部門應當聯系實際，規范一套檔案管理的統一標準，“清點家當”，分門別類，對單位的檔案信息進行嚴格的審核、檢查和分類，使得檔案資料信息在內部與外部的傳遞、共享及交換等方面有共同的標準，遵循標準，統一管理，查缺補漏，完善資料，逐步推進事業單位檔案信息現代化的各項工作。

2.加強人才培養，增強檔案管理隊伍的建設。

素質決定質量，只有管理人員素質高，能辦事，才能辦好事。所以實現檔案管理現代化，必須加強檔案管理隊伍建設，選拔當下最急需的綜合型優秀人才，為檔案管理隊伍補充肯干、能干的新鮮血液，尤其是較為年輕的綜合型人才。

何謂是當下最急需的綜合型優秀人才？在信息化、網絡化高速運轉的新時期，檔案管理人員不僅要對傳統分類、索引、整理技巧了如指掌，具有豐富的檔案專業知識和實踐經驗，還應創新對計算機網絡的運用，掌握一定的經濟和政治法律知識，具有全局意識，具有較強的組織協調能力和決策能力[2]，引領檔案管理朝著現代化的方向前進。

而針對現有的檔案管理隊伍，應加強再教育培訓，逐步開展多層次、復合型人才的教育培訓，實現現有管理人員全方位技能的增長。解放思想，跟上時代的步伐，才能把檔案工作做好。

3.引起重視，加大資金投入力度

上下合力，其利斷金。健全的檔案是單位管理和發展的基礎，上級決策部門應當關心和支持檔案管理工作，充分認識檔案管理的重要性，并充分發揮領導作用與全局意識，與檔案管理人員多溝通，多聽取檔案工作匯報，了解實際工作中的問題與機遇，給予檔案管理人員壓力和動力，幫助工作人員解決工作中實際存在的困難和問題，科學指導檔案部門的工作。

其次，檔案工作經費應當列入事業單位年初預算，加大建設資金投入，按標準按要求建設規范化的檔案存放室，完善通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套設施[1]，逐步改善檔案管理辦公環境，提振工作者信心，更好地投入工作。同時，還應當切實保障管理過程中的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需的費用，如通過服務外包模式創建更專業高效的智能信息檢索系統、購置高精準的儀器等等[3]。

四、小結

在信息化時代，人工智能、大數據算法迅速普及的當下，人們對檔案管理的要求越來越多，而檔案信息化工作涉及的知識面廣，對管理人員的綜合素質和綜合能力要求也越來越高，所以這就要求事業單位上下要一致重視，勇于創新，加大資源投入，充分利用信息技術的便捷，與時俱進，使事業單位的檔案工作朝著現代化的方向健康發展，為單位科學決策與社會和諧發展作出更大的貢獻。

參考文獻

[1]孟凡宏.新形勢下事業單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺世界，2017（4）.

[2]張記銘.淺析檔案管理現代化[J].黑龍江對外經貿，2010（5）.

[3]李麗云.新時期機關檔案資源體系建設[J].蘭臺世界，2017（1）.

作者簡介

李雪芳，大學本科畢業，工學學士學位，2003年取得會計師資格，2016年7月份任汕頭市市政工程維修中心資料檔案室副主任，研究檔案管理信息化。

（作者單位：汕頭市市政工程維修中心）