淺談檔案工作的重要意義

朱萍

摘要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。而檔案的質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。然而檔案管理工作需要相應(yīng)的資料做好整理、建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。我們每個(gè)從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。本文分析檔案管理工作在企業(yè)中的作用、做好檔案工作的方法以及做好檔案工作的重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案的作用;檔案全面質(zhì)量管理;方法

中圖分類號(hào)：C2 ??????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中發(fā)揮的作用

1、行政管理方面的作用，檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺(tái)，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

2、項(xiàng)目運(yùn)營方面的作用，檔案是單位活動(dòng)的記錄，具有憑證和參考作用。項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司品質(zhì)管理，項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與運(yùn)營工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。

3、企業(yè)文化方面作用，檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，文化氛圍等。

4、法律方面作用，檔案室當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)企業(yè)、員工、業(yè)主合法權(quán)益不收侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。

5、培訓(xùn)方面的作用，檔案是一種重要的教育資源，其真實(shí)性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個(gè)個(gè)真實(shí)的案例可以提高培訓(xùn)的效率和效果。

二、做好檔案管理工作

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展是不可或缺的，是社會(huì)的信啟。首先，要對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對(duì)檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行操作、檢索和維護(hù)，使得檔案利用工作的需求得以滿足;其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時(shí)候可以提供出來;最后，要對(duì)重要的檔案進(jìn)行復(fù)印或者微縮，可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案利用的水平進(jìn)行提高，充分的發(fā)揮檔案自身的作用和社會(huì)價(jià)值。

由于檔案室在單位中是比較獨(dú)立的一個(gè)部門，檔案管理方法的一直比較傳統(tǒng)，使得我們?cè)诠ぷ髦械囊曇啊⑺季S和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的氛圍。總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路做好檔案管理工作。

三、健全制度，不斷把關(guān)，努力把好檔案材料的收集關(guān)

要結(jié)合單位自身的管理體制、協(xié)調(diào)各部門，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。積極主動(dòng)、全面、保量、保質(zhì)、保密。檔案管理人員在收集工作中，還必須針對(duì)工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常保持聯(lián)系，對(duì)于收集工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，防止和減少檔案材料的流失。這樣不僅對(duì)檔案的收集范圍擴(kuò)大了，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的質(zhì)量。

四、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

1、加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，要有良好的職業(yè)道德，要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、要有辦事細(xì)心的工作態(tài)度以及先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要不斷的拓寬知識(shí)層面，不斷的提高綜合素質(zhì)，才能跟得上現(xiàn)在的檔案管理工作。

2、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，更是檔案管理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據(jù)自己單位的情況結(jié)合崗位工作的特點(diǎn)，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，更要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握。

檔案管理工作對(duì)現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，創(chuàng)新是在基本功扎實(shí)的基礎(chǔ)上開辟的道路。檔案管理工作者要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當(dāng)做天天職。按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

檔案管理工作者要認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到做好檔案干部的重大意義，這樣才能真正的做好檔案管理工作。

五、提高檔案全面質(zhì)量管理的方法

如何提高檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員參加，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。

1、全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，單位領(lǐng)導(dǎo)、如各組（室）的領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)負(fù)責(zé)人、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案的高質(zhì)量。

2、樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視本單位檔案管理工作，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，提高檔案管理人員的意識(shí)，促進(jìn)檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

六、檔案管理工作重要的意義

企業(yè)是否具有業(yè)績或者是否具有一定的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)有很多優(yōu)秀的成果，而這些成果都會(huì)被記錄到檔案中，而要想了解企業(yè)的歷史經(jīng)營業(yè)績就必須通過檔案來查詢，所以企業(yè)的科學(xué)發(fā)展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經(jīng)營管理結(jié)合，這樣就把企業(yè)的資源配置制定了，從而就體現(xiàn)出了企業(yè)在未來的發(fā)展情況，這對(duì)單位的經(jīng)營和管理都具有非常重要的意義。

企業(yè)的檔案是在長期社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，是對(duì)過去工作的真實(shí)記錄和單位歷史發(fā)展情況的客觀反映，對(duì)單位的經(jīng)營管理和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的輔助作用。企業(yè)工作人員可以通過分析檔案資料，對(duì)過去的工作進(jìn)行總結(jié)，吸取前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策。可以為相關(guān)部門和人員提供信息資料的查找等服務(wù)，一旦企業(yè)單位涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好的發(fā)揮作用，從而確保企業(yè)單位的合法權(quán)益不受侵害，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

總之，檔案管理工作中主要是指統(tǒng)一管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，將這兩部分做好，然后再解決編研和現(xiàn)代化管理上的問題，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)比較高的規(guī)劃，將管理工作做到最好。企業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，用嚴(yán)謹(jǐn)和認(rèn)真的態(tài)度去對(duì)待管理工作，使檔案管理工作的意義和價(jià)值能夠最大的體現(xiàn)出來。

（作者單位：平?jīng)鲂掳裁簶I(yè)有限責(zé)任公司甘肅平?jīng)觯?/p>