綜合性教學醫院畢業后教育檔案管理現狀分析及解決問題的對策

李藝

摘要：畢業后教育檔案是畢業后教育工作的歷史記錄，它能完整、真實地反映畢業后教育管理的全過程，直接為畢業后教育活動服務，是畢業后教育工作的重要組成部分。為了更好地挖掘潛能，傳播行業正能量，讓畢業后教育檔案為綜合性醫院整體工作提供服務，本文就綜合性醫院畢業后教育檔案管理現狀作一些分析，并提出解決問題的對策。

關鍵詞：綜合性醫院；畢業后教育；檔案；管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）14-0016-02

畢業后教育工作是綜合性教學醫院必不可少的重要工作，是繼畢業后以學習新理論、新知識、新技術、新方法為主的一種終生性教育。畢業后教育的目的：使衛生技術人員在整個職業生涯中，保持高尚的職業道德，不斷提高工作能力和業務水平，提高服務質量，以適應衛生事業的發展。隨著畢業后教育的發展，畢業后教育檔案也隨之產生，對檔案管理的要求也越來越制度化、規范化、標準化[1]。畢業后教育檔案是畢業后教育工作的歷史記錄，它完整、真實地反映畢業后教育管理的全過程，直接為培訓活動服務，是培訓工作的重要組成部分。也是綜合性教學醫院決策管理層的助手和參謀，為綜合性醫院做出準確決策提供真實、科學的數據，是一項對歷史負責，為現實服務的專門行業，在綜合性教學醫院工作中具有舉足輕重的作用。為了更好地傳播行業正能量，讓畢業后教育檔案為醫院整體工作服務，本文就綜合性教學醫院畢業后教育檔案管理現狀作一些分析，并提出解決問題的對策。

一、畢業后教育檔案的內容

（一）繼續醫學教育項目檔案

1.省級、國家級繼教項目的申報文件、申報表

2.省級、國家級繼教項目獲批項目批文及目錄

3.各專業舉辦繼教項目的通知、日程表

4.各專業舉辦繼教項目執行情況材料

5.繼教項目執行情況督查表

6.繼教項目執行情況匯總表

（二）住院醫師規范化培訓檔案

1.住院醫師規范化培訓招錄文件、通知

2.住院醫師規范化培訓學員招錄考試卷

3.住院醫師規范化培訓學員招錄考成績

4.住院醫師規范化培訓學員基本情況登記表

5.住院醫師規范化培訓學員科室輪轉表

6.住院醫師規范化培訓學員結業考試卷

7.住院醫師規范化培訓學員結業考成績

（三）進修醫師培訓檔案

1.進修人員申請表

2.進修生基本情況登記簿

3.進修生手冊

4.進修生結業鑒定表

5.進修生結業登記冊

（四）職工培訓檔案

1.新職工崗前培訓表

2.新職工臨床科室輪轉表

3.新職工定崗理論考試試卷

4.醫護人員三基三嚴培訓資料

二、畢業后教育檔案管理現狀

畢業后教育檔案是指畢業后教育培訓計劃制定與執行過程中所進行的一切教學管理和教學活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像、PPT等各種形式的歷史記錄。它是綜合性教學醫院畢業后教育整體工作的記錄，是實效性和可利用性相結合，具有獨特的參考價值。科學、規范的培訓檔案對強化教學管理，促進畢業后教育工作改革，提高畢業后教育培訓質量有著及其重要的作用。我院是部屬院校教學醫院，畢業后教育檔案除具有其他類檔案的共性外，還存在文件材料多樣化和檔案管理集中化的矛盾。畢業后教育檔案具有材料形成的來源渠道多、內容渋及范圍廣、庫藏相對比重大的特點，其內容主要包括上級主管部門指定下發的關于畢業后教育管理的各種文件、制度、培訓計劃、申報項目通知、項目獲準批文、進修人員培養隨訪表、新職工崗前培訓材料等。由此可見，畢業后教育管理活動形成的文件、材料分散于不同的教學階段、環節以及不同的教學管理人員和教師手中。這種分散性與畢業后教育檔案要求收集齊全、集中歸檔、規范管理形成一對矛盾，同時也給檔案管理工作人員提出了更高的工作要求。此外，大多數教學和教輔人員對畢業后教育檔案管理工作認識不足，甚至對畢業后教育檔案的歸檔持抵觸態度，教育部門的主要工作是教學、培訓，檔案收集管理應由檔案部門去做，因此，在職能部門規劃和工作制度中，很少甚至沒有渋及檔案工作，檔案管理部門服務意識、開放意識淡漠，對檔案的重要作用沒有做到有效宣傳，在畢業后教育檔案的收集方面處于被動地位。綜合性醫院畢業后教育檔案類型多、層次多，由于諸多不同的檔案內容各異，無疑給此類檔案的收集和整理帶來一定的難度。

三、加強畢業后教育檔案管理的措施

1.進一步深入強化檔案意識，轉變思想觀念，提高全體教職員工的檔案意識和畢業后教育檔案管理的重要性的認識。新時期，高校重組、合并后，更是要依據畢業后教育的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規和檔案工作的活動，努力培養廣大教職員工的檔案意識，特別是要強化主管畢業后教育工作領導的檔案管理意識。畢業后教育檔案管理是培訓管理工作中不可缺少的環節，對準確評估畢業后教育培訓工作、改進培訓方法、提高培訓質量都有著十分重要的作用。因此，醫院應切實重視，職能部門從事檔案管理的工作人員要及時向畢業后教育培訓單位提供培訓檔案的歸檔范圍，定期檢查檔案的收集、整理請況，逐步參與畢業后教育管理工作的全過程。

2.理順工作關系，確定畢業后教育檔案的分類及內容。畢業后教育檔案前期工作大都是由培訓管理人員兼職承擔，負責培訓管理檔案的工作人員能否正確處理好培訓管理和檔案管理的工作關系，直接影響到畢業后教育檔案規范化管理的效果。因此，負責培訓管理檔案的工作人員，必須協助做好檔案管理方面的工作，協調工作關系，按照規范化的工作程序和方法，及時有效地完成職責范圍內的各項工作，從而避免培訓管理和檔案管理工作發生沖突。

3.努力提高業務素質，確定準確的立卷方法，制定嚴格的畢業后教育檔案管理制度。分管培訓檔案的工作人員，應當努力提高自身的檔案業務素質，利用各種培訓學習機會，增強檔案專業知識、檔案法規。行之有效地管理好畢業后教育檔案，并采取積極的措施，圍繞畢業后教育改革，大力開發利用培訓檔案信息資源，做好檔案信息服務，結合綜合性教學醫院的工作實際，根據不同的學科、專業，按年限分類立卷，運用現代信息化辦公技術，做好培訓檔案備份，長期保存。

4.注意對畢業后教育檔案信息資源的利用。檔案用而必藏，藏而必用。畢業后教育檔案收集是手段，提供利用是目的。畢業后教育檔案完整收集，系統成卷，歸檔收藏，僅是一種信息資源的存儲，檔案的生命在于它的有用性，不積極開展檔案信息資源的開發利用工作，只是將它束之高閣，就失去了它的自身價值。因此，檔案工作者必須及時對現有畢業后教育檔案信息資源進行開發挖掘，把資源優勢變為信息優勢[2]。首先，強化綜合性醫院檔案室基礎工作是開發利用的必要保證。新時期，在實施檔案工作規范管理的過程中，檔案室要努力抓好基礎工作，不斷完善檔案工作規章制度，實施細則，嚴格把好案卷質量關，定期對院職能部門的預立卷工作進行指導。加強檔案隊伍的自身建設，提高專（兼）職畢業后教育檔案管理人員的綜合素質，充分發揮他們的主觀能動性和工作積極性，立足本職，創造條件，改革創新，開展工作。其次，運用現代化技術、網絡信息是開發利用的重要手段。畢業后教育檔案管理人員應努力掌握計算機網絡化及多媒體等先進技術，選擇兼容性強的管理軟件管理檔案，建立有效的網絡檢索體系，用互聯網提供檔案信息服務。第三，了解利用者需求是開發利用的主要目的。要了解檔案利用者，應首先了解綜合性醫院的中心工作和主要任務，改進服務方式，提高服務水平和質量。檔案管理工作者既是專業人員又是服務人員，在用戶和檔案之間起到橋梁和紐帶的作用。

總之，畢業后教育檔案是綜合性教學醫院檔案的重要組成部分，要為醫院的各項工作提供優質的服務，就必須把畢業后教育檔案信息資源的獲取開發作為日常工作的一項重要內容，抓緊抓好，使之在綜合性醫院工作的發展與改革過程中發揮積極的作用，從而產生巨大的行業正能量。

參考文獻：

[1]袁月林.基于我國高校圖書館特色數據庫建設現狀及應對路徑的研究[J].經營管理者，2014，（15）.

[2]包華.重視高校教學檔案的收集與利用[J].內蒙古農業大學學報（社科版），2002，（3）.