關于提高二級學院研究生及科研成果管理效率的探討

郭力娜 張淑卿 王曉紅

摘要：針對目前高等學校二級學院在研究生及科研成果管理工作中普遍存在的手動統計匯總、紙質報送等低效率問題，從問題產生的原因、可行性對策建議等方面進行了探討，建議通過有效數據管理在宏觀上統籌學科發展方向，提高工作效率的同時，更精準地服務學科建設。

關鍵詞：學科發展；研究生數據管理；科研成果管理

中圖分類號：G643 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）14-0233-02

一、問題的提出

隨著信息技術的不斷發展，數字化校園或智慧校園建設成為未來發展趨勢。目前，我國大多高校已完成校園網基礎設施建設，并引進或開發了一批應用管理系統，這些系統大多集中在各個職能部門，如圖書館、人事處、教務處、財務處、學生處、研究生學院等，這些系統已經十分完備，并已開始發揮應有的作用，但多服務于校級管理，且校級各部門之間成果不能共享，數據填報、統計過程中存在比較嚴重的重復統計和報備工作。

另一方面，伴隨著高校教育體制改革的不斷深入，研究生教育規模的不斷擴大、培養類別不斷增多、培養模式逐步轉變，與研究生培養各環節相關的院級管理工作面臨著新的挑戰，工作覆蓋面和難度不斷增加，同時各項學科建設和評估工作周期性開展，過去的純手工操作模式己經不能很好地解決現在工作中面臨的問題[1]，如何通過信息化建設和制度建設提高研究生和科研成果管理工作[2]的效率和準確性，降低重復性統計管理工作，并通過數據有效管理找準學科發展優勢和弱勢，更好服務學科發展越來越值得深入思考。

二、原因分析

1.面向院級的信息管理系統較少，院級管理信息化程度低。對于一所綜合性院校來說，學科門類多，科研項目和成果所涉及科學領域較廣，其數量亦比較大。目前幾乎所有的高校職能部門都建立了針對日常管理工作的管理信息系統[3]，例如，綜合教務系統、學生管理信息系統、財務管理系統、圖書資料管理系統等，這些系統在很大程度上提高了部門工作效率和管理水平，但很多時候的具體工作是由院級單位統計匯總的，然而面向院級的信息管理系統很少。各學院的研究生和科研管理工作仍然是傳統的手工式管理或單機式管理[4]，面對大量數據文件，在查找統計時費時費力；有些工作的通知和匯總憑借傳統紙質的文件或Email進行，中間如遇到材料修改，重新報送等問題，往返過程既浪費時間和金錢，又在很大程度上影響了工作的進度，很不利于管理效率的提高。手工式管理或單機式管理面臨新的挑戰。

2.成果管理部門多而分散，成果共享難。目前的研究生和科研成果管理工作分屬研究生招生、培養、教研、學位、學工部門以及科研處計劃、成果、知識產權等相關科室部門，且各部門之間數據一般不共享，這在學校層面可以理解，但是在學院層面，一般是一個院級研究生/科研辦公室針對上述多頭部門組織工作，數據不共享，報備要求無統一標準，也造成了學院學科評估和學院管理工作的低效率。因為沒有統一的標準和數字化管理平臺，在學院需要匯總相關數據時，研究生/科研辦公室的工作人員只能加班加點按照評估要求分別統計所需數據與資料，費時費力，重復性工作較多。

3.學校和學院管理制度和政策不夠健全和完善。由于學校信息化管理平臺的多部門“多源化”，使得信息交流上存在一定的共享屏障，師生在填報有關個人信息和科研成果信息時也經常出現校、院要求“兩極化”的情況，重復填報，一個信息多次重復收集的情況時有發生，給師生造成了一定的困擾，在評估、評定等環節甚至“怨聲載道”。出現這種情況的主要原因，是由于學校總體管理統籌性不夠，部門之間協作性差。實際上，不管是學院還是學校的信息最終都來源于學校師生，師生是最根本的單位。學校或學院應該在明確師生信息關鍵內容的基礎上，由相關信息化部門牽頭，統一制定學校的信息大數據平臺，由師生本人填報，院級部門初審，校級相關部門復審。這樣不但能滿足學校工作要求，院級招生教學單位還可以掌握最相信的信息，更加有助于各項評估調查工作的開組，提高效率。

三、對策與建議

1.通過建設信息化管理平臺，逐步提高院級研究生及科研成果管理效率，服務學科建設。首先基于學院科研和教學經費實力，切實結合學院學科建設、研究生及科研管理工作實際，以學科評估涉及的量化指標為基本標準，構建服務于科學建設的院級研究生及科研成果管理系統，實現對研究生基本信息、研究生招生、培養、學位授予、研究生與導師科研成果等信息的管理和統計分析，并將分析結果以專題圖或統計報表形式輸出，為管理決策提供更有效的數據支持。其次，進一步結合學校工作，針對學校下屬的二級學院研究生與科研管理工作遇到的具體問題，建立校內網絡化的管理系統，使師生和管理者可以突破時間和空間的限制，及時了解相關動向，進度，保證數據的完整性、科學性和準確性性，提高管理的水平和效率。

2.完善并制定相關政策，鼓勵并支持師生主動參與到信息化建設工作中來。理論上，師生的教學科研成果都歸學校所有，但在一些情況下，需要師生輔助學科評估、評審工作提供一些作證材料。對于提供個人材料這種情況一般情況下師生都可以理解，但由于工作人員變更、評估要求的材料標準不一，會出現重復跟老師要材料的情況，這不僅浪費老師和工作人員的時間與精力，還浪費資源。如果有一個平臺和配套的鼓勵政策可以保證師生主動在系統里上傳個人成果，就是一件很有意義的事。這樣，師生不僅可以更加高效的管理自己的教學科研成果，還可以得到學校的政策支持，更進一步支持了學科建設與發展，何樂而不為。至于這種政策支持，可以通過調查了解師生的需求，如對于教師而言，主動提交成果可以計一定的工作量等。

參考文獻：

[1]趙仁鈴，余洋.Web2.0環境下的研究生管理信息平臺建設[J].學位與研究生教育，2013，（5）.

[2]藍振航，梁偉文，鄭業魯，等.基于Web2.0的科技項目管理 系統研究與設計[J].農業圖書情報學刊，2012，（5）.

[3]周英，曾青青，趙澤慧.構建靈活的研究生教育一體化管理 信息系統——中山大學研究生教育管理信息系統的設計 與實現[J].學位與研究生教育，2011，（9）.

[4]張寧.高校研究生管理系統的設計與實現[D].遼寧：遼寧科技大學，2012.