高校檔案管理工作目標定位與思考暨檔案檢索的內容及作用

孫藝丹

摘要： 高等院校孕育著高層次人才，教學工作是重中之重，檔案管理應依靠自身的工作特色和有效的信息收集整理為高校的教學工作提供更加細致的服務。隨著各種科技手段在社會發展過程中的應用，當務之急是加速并廣泛地在檔案管理工作中使用信息自動化系統。伴隨著大數據、計算機、辦公無紙化等新興科技手段在檔案管理工作各個環節中的應用，伴隨經濟社會快速迅猛的發展，檔案管理電子化技術已經逐漸取代了傳統單一的手工操作形式，但是無論檔案技術如何進步，檔案操作流程怎樣變化，檔案的管理和利用都應該作為重要工作任務加以重視。新時代的檔案管理工作要更好地迎合經濟社會的發展，這一嶄新的課題是檔案管理工作發展的必經之路和必然結果。

Abstract： Higher education institutes bred high-level talents. Teaching work is the most important task. Archive management should rely on its own work characteristics and effective information collection and collation to provide more meticulous services for the teaching work in universities. With the application of various technological means in the social development process， it is imperative to accelerate and widely use the information automation system in archive management. With the application of emerging technologies such as big data， computers and office paperlessness in all aspects of archive management， with the rapid economic and social development， electronic archive management technology has gradually replaced the traditional single manual operation， but no matter how advanced the archives technology， how the archive operation process changes， the management and utilization of archives should be regarded as an important task. The archival management work in the new era must better cater to the economic and social development. This new topic is the inevitable path and inevitable result of the development of archives management.

關鍵詞： 目標定位；信息自動化；人員素質；檔案檢索

Key words： goal orientation；information automation；staff quality；archive retrieval

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）13-0042-02

1 高校檔案管理工作在服務方向上的教學定位

牢牢把握正確的政治方向是每一位高校檔案管理工作者首要具備的品質，堅持穩中求進的工作總基調，迎難而上，開拓進取，以更加有效的途徑開展利用檔案資料，要使檔案管理和檔案資料的影響和作用得到充分的運用和施展，把優質作為檔案管理改革發展的核心任務，為高校的發展建設提供有效指導和保障；要以服務于高校的各項教學工作作為最終目的。首先，作為高校，其核心任務就是教學，教育和培養新時代的社會人才，確保新時代社會主義經濟的可持續發展。其次，檔案管理服務面向的對象是高校教學工作，檔案管理部門要轉變對自身工作和職能的認識，明確檔案管理并不僅僅局限于為高校管理層服務。檔案管理工作必須要善于發現新的思維和勇于探索新的思路，用新的理念和方法來解決信息化檔案發展過程中遇到的新矛盾和新問題。要不斷創新工作思路，不斷拓展工作方法，突破自己，超越前人，繼續深化“精品服務”理念，力爭在高校的發展歷程中大放光彩。新時代的檔案管理工作要融合創新深化應用，全面提升檔案信息化服務能力，充分發揮檔案資源、技術與信息化、電子化融合的優勢，緊密圍繞學院中心工作。深化信息技術在檔案管理工作的應用和研究，以搭建檔案管理信息化的應用試點為工作抓手，積極推進信息化技術在檔案管理中應用的普及與深化，催生新常態下信息技術與檔案管理的有機整合。

2 高校檔案管理工作的自動化程度必須與時俱進，必須提高檔案管理的標準化和規范化水平

高校檔案管理工作在服務形式和理念上要突出“精品定位”。“十三五”規劃中提出，要加快推進教育事業發展，更好地為教學提供服務、為科研提供查閱資料、為行政管理工作提供資料依據，是對檔案管理和利用提出的新要求和新標準。為確保高校各領域和環節的順利發展，必須啟動檔案管理工作的全面改革，不斷深化完善檔案管理操作體系，進一步提升檔案管理工作的服務質量和工作效率。檔案資源的合理充分利用有利于高校教學、科研和行政等各領域工作的全面協調發展、有利于深入發掘檔案的利用方式和利用功能，進一步發揮檔案使用價值的最大化，同時也是檢驗檔案管理是否科學有效、服務到位的重要準則。提供精品的檔案管理服務，完善和規范檔案開發、歸檔等流程的管理，是廣大檔案管理工作者的工作目標。檔案工作要突出服務的效果和形式，規范服務的內容和標準，以突出“精品定位”作為服務理念，使整理和歸檔后的檔案資料更加清晰明了，便于檢索、查找和翻閱。檔案信息最有效和最大的特色莫過于檔案檢索和檔案歸檔工作的精益求精。

邁入大數據時代，各類信息化技術不斷發展，檔案管理的電子化建設迎來了重大利好和機遇，對檔案資源的大量需求，會催生檔案管理信息化在未來幾年向高校縱深迅速發展，信息化會極大地推動高校檔案管理工作向前邁進一大步，高科技手段的應用將為檔案管理辦公自動化提供良好的技術支持和服務保障。伴隨著現代網絡科技和移動通訊技術在檔案管理過程中的應用分析，很大程度上提高了檔案資源在分析獲取、調用管理和存儲共享等環節的精確行和工作效率，使檔案資源變得更加有價值并最大限度地發揮了檔案信息的作用。第一，通過使用互聯網絡和檔案管理軟件，為檔案管理工作的高效運行提供了技術支持，實現了檔案資料的實時錄入歸檔，遠程查詢提示、審閱利用等環節。第二，檔案信息的精確無誤和周密完整，是直接影響檔案價值的關鍵要素。科學技術的合理應用，可以有效完成例如：立卷歸檔的智能提示與向導、搜索引擎式的關鍵字檢索、檔案信息的導入導出、離線查閱等環節。第三，信息化手段的介入實現了檔案工作電子化管理，利用移動或網絡存儲媒介，大大增加了存儲容量和使用的方便性，利用安全加密手段，使敏感信息存儲更安全，實現了數據信息真正意義上的永久存儲，促進了人類悠久歷史和博大智慧的長久保存與傳播。

3 因地制宜制訂高校檔案管理長遠科學發展規劃，實事求是改進管理體制

信息高速公路的聯通，為檔案管理搭建了一個非常好的舞臺。檔案管理實現自動化，是信息高度集中和快速簡捷的一次革命性的技術突破。以科學的管理方法代替舊的經驗方法，以謀求最高的工作效率。制定、執行和不斷完善檔案管理標準的過程，就是不斷提高檔案管理業務質量、提高檔案管理操作水平、提高檔案管理工作效率的過程。必須真正實現規劃與管理相融合、標準與準則相統一、聯合統籌資源的建設理念，才能從根本上解決檔案管理信息化、電子化建設中廣泛存在的諸多問題與不足，防止檔案管理工作的踟躕不前，推動檔案管理水平能勇攀新的高峰，再上新的臺階。

高校信息呈現出文件流轉周期短、流轉速度快等獨有的特征，針對高校這一受眾群體，檔案管理人員要因勢利導，適應新形勢、實現新發展、完成新任務，樹立改革全局觀積極探索實踐，使規范化和科學化的檔案管理模式卓有成效，最終實現檔案管理職能向縱深拓展，并取得突出的成績和效果。高校檔案管理應不斷拓展多元化的信息獲取途徑和渠道，扭轉僅僅提供保管和紙質載體的傳統定位。檔案不僅要對學校的發展歷程和歷史沉淀進行記錄，也被作為“文化驛站”為學校人文建設提供借鑒和參考。

4 適時對高校檔案管理人員進行業務培訓，提高他們的業務素質和業務水平，促進高校檔案管理工作隊伍建設

大力培養檔案管理人才，推進檔案管理走向科學化、規范化、制度化和標準化。強化檔案管理人員的業務培養和技能教育，建設一支適應現在和未來發展需要的高素質人才隊伍，是當前檔案管理部門首要考慮的工作。一名合格的檔案工作人員應具備工作原則性強、專業性有保證，思想作風過硬，精通計算機技術等品格，依靠科技進步，才能大力推進檔案管理信息化建設全面提升。要對他們進行有針對性地政治素質和業務水平教育，要有計劃、有組織、有步驟、有重點地對人員進行業務培訓，要不斷更新技術知識，要培養他們具備崇高的事業心、奉獻精神和敬業精神，保障和增強隊伍的創造力和凝聚力。

我們還應看到，檔案管理工作發展至今，很大一部分的檔案從業人員固守傳統的手工操作技術和流程，不僅工作效率低下，而且由于傳統歸檔方法的限制，查閱檢索起來也非常不便，從根本上限制了檔案作用的充分發揮。只有讓他們盡快接收最新的業務知識和技能，了解掌握各類科技手段，熟練完成檔案管理的電子化操作，才能最大程度地推進檔案管理信息的發展進程。

5 充分利用檔案檢索功能，確保檔案信息利用的最大化

隨著檔案信息資源需求的急劇增加，急需為檔案信息資源和使用閱覽者之間搭起一架溝通的橋梁，為檔案信息的存儲和查找之間凝聚一條聯系的紐帶，檢索工具應運而生。它使通向檔案信息寶庫的道路變得更加便捷和暢通。第一，編制檔案檢索工具的步驟如下：分析和選擇檔案的內容并記錄下檔案內容的形式特征，通過對文件、案卷進行細致的描述，形成記錄或條目排列組合成不同類型的檢索工具，并將相關信息錄入計算機，搭建檢索數據庫，為檔案信息利用的最大化提供技術保障。第二，根據使用者對檔案內容的實際需求，對檔案信息進行查找，并在查找檔案信息的過程中采用各種檢索工具。具體操作流程如下：分析利用者的檢索要求，靈活運用模糊查找、粗略查找等手段，更方便快捷地檢索到所需檔案內容的實體資料。

檔案檢索有其重要的意義，在于：第一，檔案能否得到充分的利用，關鍵在于檔案檢索。檔案資料數量龐大、堆積如山，如何才能更加方便和快捷地找到所需要的檔案信息，只用以科學的檢索工具和檢索系統為依托，從而保證檔案信息能夠被充分的利用并發揮其最大的作用。第二，檔案檢索標志著檔案信息利用工作水平的高低，是檔案信息化實施的前提條件，保障檔案資源能夠得到充分開發利用。第三，檔案管理信息化進程也步入了歷史的快車道，信息的傳載應用和管理方式發生了根本性的變化，檔案檢索的重要性將會越來越明顯。充分有效地利用現代化的科技手段，使用戶共享信息變得更加快速和便捷，避免出現信息堵塞，這是檢索工作的重要課題。

信息高速公路的聯通，檔案管理信息化建設面臨著新的發展機遇與挑戰，同時也為檔案管理搭建了更廣闊的平臺。檢索工具在檔案管理中的大量應用，檔案管理工作的信息化、網絡化進程大大加快。與檔案管理相適應的信息檢索的交流平臺也迅速轉移到以WWW為核心的網絡應用環境中，信息檢索步入網絡化時代，傳統的手工檔案查閱已基本被取代了。檢索工具促進了檔案資源和使用者之間的溝通聯系，實現了使用者快速查找并準確獲取所需的檔案資源，同時也為檔案館（室）與閱覽者、檔案館（室）之間凝聚起一條交流的紐帶。

參考文獻：

[1]淺談對高校檔案管理工作的定位和認識.

[2]檔案管理的基礎知識.

[3]如何實現高等院校檔案管理工作現代化、信息化.