新時(shí)代加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作的思考

文/郭 萍

新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)圍繞十九大主題進(jìn)一步提高管理水平：一要牢固樹立“為黨管檔、為國(guó)守史”觀念，增強(qiáng)抓好檔案工作的自覺性和主動(dòng)性。二要樹牢大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案工作在資政、民生及文化建設(shè)和歷史研究領(lǐng)域的獨(dú)特服務(wù)作用。三要推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)以實(shí)體保管為重點(diǎn)向數(shù)字化為主要形式的管理模式轉(zhuǎn)變。

“明鏡所以照形，古事所以知今。”檔案是最真實(shí)的歷史，是歷史得以回顧的明鏡。機(jī)關(guān)檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。黨的十九大提出“不忘初心、牢記使命”，做出了中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代的發(fā)展定位，明確了建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興中國(guó)夢(mèng)的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)及社會(huì)全面發(fā)展具有指導(dǎo)性和標(biāo)志性意義。新時(shí)代該如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作，如何圍繞十九大主題提升機(jī)關(guān)檔案工作水平，是當(dāng)前急需思考的問題。

一、牢固樹立“為黨管檔、為國(guó)守史”觀念

機(jī)關(guān)檔案工作是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，真實(shí)記錄和還原著機(jī)關(guān)人與事的發(fā)展脈絡(luò)，沉淀著機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。從某種意義上講，機(jī)關(guān)檔案工作是“為黨管檔、為國(guó)守史”，對(duì)黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。然而從現(xiàn)實(shí)情況看，當(dāng)前不少黨政機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)還不夠到位。

問題分析：一是有些機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，工作力度不強(qiáng)。雖然機(jī)關(guān)檔案工作被列入工作計(jì)劃，但很少被擺進(jìn)重要議事日程，專門研究部署不夠，這是造成機(jī)關(guān)檔案管理水平不高的重要因素。二是檔案系統(tǒng)專業(yè)人才總量不足、結(jié)構(gòu)問題突出、斷檔問題嚴(yán)重，從事檔案具體管理工作的人員配備不強(qiáng)、人員流動(dòng)太大、專業(yè)素養(yǎng)不夠，甚至個(gè)別機(jī)關(guān)沒有專門的檔案管理人員，檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)能力已經(jīng)成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的突出短板。三是檔案管理知識(shí)不足，沒有對(duì)機(jī)關(guān)全體同志進(jìn)行系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，甚至有的機(jī)關(guān)干部不清楚什么材料文件必須歸檔，什么時(shí)間歸檔，按什么程序歸檔。四是檔案管理規(guī)范化不強(qiáng)，相關(guān)制度不健全，一些管理漏洞尚未有效填補(bǔ)，容易造成檔案管理底子不清、查檔難，甚至產(chǎn)生檔案篡改造假等問題。

對(duì)策及建議：各級(jí)機(jī)關(guān)必須從“為黨管檔、為國(guó)守史”的高度，深刻認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，不斷增強(qiáng)抓好檔案工作的自覺性和主動(dòng)性。一是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和法律法規(guī)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，要把培訓(xùn)的對(duì)象從從事檔案管理人員向全體機(jī)關(guān)干部延伸，可納入公務(wù)員初任培訓(xùn)和任職階段培訓(xùn)，提高全體機(jī)關(guān)干部對(duì)檔案管理相關(guān)規(guī)定的知曉度，提高對(duì)檔案資料收集歸檔的自覺性。二是健全機(jī)關(guān)檔案管理制度，制定機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案收集保管查閱的規(guī)章制度，健全檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化考核機(jī)制，夯實(shí)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任。三是健全檔案安全防范體系，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，從人防、物防、技防各個(gè)方面把檔案安全防范落在實(shí)處。四是配強(qiáng)檔案管理工作人員，適時(shí)選派參加專門業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。

二、充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案工作的獨(dú)特服務(wù)作用

開發(fā)利用檔案信息資源服務(wù)是體現(xiàn)檔案價(jià)值的核心。從歷史的角度看，檔案的作用不僅是對(duì)當(dāng)下信息的刻錄，更是對(duì)未來的借鑒和啟迪。作為一種回溯性信息，其核心價(jià)值在于信息記載和信息服務(wù)。但當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案工作在發(fā)揮這種獨(dú)特性服務(wù)作用方面還存在不小差距。

問題分析：一是檔案利用視野還不夠?qū)掗煟疃乳_發(fā)使用不夠，目前對(duì)機(jī)關(guān)檔案的使用多停留在核查信息層面，在系統(tǒng)整理運(yùn)用檔案記載的歷史方法和經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)未來事業(yè)發(fā)展等方面做得不夠，沒有真正發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的傳承和延續(xù)作用。二是檔案管理未能及時(shí)跟進(jìn)中央要求。黨的十八大以來，中央要求在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)全面建立權(quán)力、責(zé)任和公共服務(wù)清單，尤其十八屆六中全會(huì)提出要公開權(quán)力運(yùn)行過程和結(jié)果，完善權(quán)力運(yùn)行制約和監(jiān)督機(jī)制。當(dāng)前，一些機(jī)關(guān)的檔案管理工作思路仍未有效轉(zhuǎn)變，在權(quán)力運(yùn)行中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件資料未能全部納入歸檔范圍，檔案資料的完整性有待進(jìn)一步提高。

對(duì)策及建議：做好檔案服務(wù)工作，必須樹牢大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，全方位為本機(jī)關(guān)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)，切實(shí)提升服務(wù)能力和水平。一是圍繞服務(wù)中心開展工作，把檔案工作與機(jī)關(guān)工作大局和工作重心結(jié)合起來，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)融入，加強(qiáng)檔案資政服務(wù)。二是圍繞服務(wù)民生開展工作，重點(diǎn)收集整理扶貧救助、就業(yè)社保、公共服務(wù)等與人民群眾切身利益密切相關(guān)的檔案資料，確保人民群眾依法使用檔案資料和政務(wù)信息，推動(dòng)建立完善的檔案公共服務(wù)體系。三是圍繞服務(wù)文化建設(shè)和歷史研究開展工作，充分整合檔案資源，加強(qiáng)檔案編研工作，形成豐富人民精神文化生活的檔案文化精品，為編修地方志等歷史研究工作提供大量可靠的檔案資料。四是圍繞全面從嚴(yán)治黨開展工作，積極跟進(jìn)中央安排部署，對(duì)照各級(jí)各部門權(quán)力清單，將權(quán)力運(yùn)行中產(chǎn)生的相關(guān)文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、各類報(bào)表等資料，統(tǒng)籌納入歸檔和管理范疇，為全面從嚴(yán)治黨構(gòu)建堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

三、著力推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)

信息化時(shí)代已經(jīng)到來，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化、管理信息化已成大勢(shì)所趨，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等手段提升機(jī)關(guān)檔案工作水平成為重要課題。當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案大多以紙質(zhì)形式為主，收集查閱依然是人工交接模式，這樣的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)機(jī)關(guān)工作需要。

問題分析：一是傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案容易增加管理成本，長(zhǎng)期保存的檔案因?yàn)榧堎|(zhì)老化、蟲蛀等問題造成信息缺失，檔案流轉(zhuǎn)不能及時(shí)完成。二是多數(shù)機(jī)關(guān)歸檔目錄實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，但檔案全文信息數(shù)字化困難重重，電子文檔的收錄與資料歸檔嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案搜索、查閱過程不便捷；三是缺少技術(shù)嫻熟的綜合型檔案管理人才，既精通檔案管理專業(yè)技術(shù)，又熟練計(jì)算機(jī)操作，懂得數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)的檔案工作者寥寥無幾。

對(duì)策及建議：推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須堅(jiān)定不移地落實(shí)“存量數(shù)字化、增量電子化”要求,打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，創(chuàng)新檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)以實(shí)體保管為重點(diǎn)向數(shù)字化為主要形式的管理模式轉(zhuǎn)變。一是統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化工作進(jìn)程。明確檔案信息化歸屬機(jī)關(guān)的工作理念，將檔案信息化工作納入本機(jī)關(guān)信息化建設(shè)整體規(guī)劃，確保機(jī)關(guān)信息化工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展。二是逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。針對(duì)庫(kù)存檔案，要按照需求為導(dǎo)向、必要為原則進(jìn)行分步整理，選定永久保管或者利用率特別高的檔案為對(duì)象，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)本機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作的橫向啟動(dòng)。三是積極推進(jìn)文檔一體化工程。將檔案信息化需求滲透至文件生成過程，依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，從文件產(chǎn)生源頭出發(fā)，對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)前端控制、全程監(jiān)管、跟蹤收錄，做到所有新生電子文件集中備份、統(tǒng)一保存，建立檔案檢索匯編體系，實(shí)現(xiàn)本機(jī)關(guān)檔案信息化工作縱向鋪開。四是提升檔案數(shù)字化建設(shè)能力，加強(qiáng)檔案部門對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)，重點(diǎn)突出計(jì)算機(jī)應(yīng)用、電子檔案管理等實(shí)用技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理者開展檔案信息數(shù)字化研究，努力打造精通檔案管理、熟悉信息技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍。