淺議“記賬憑證”

□ 孫淑華

編制會計分錄是會計記錄交易事項的初始階段，在實際工作中，會計一般使用“記賬憑證”來完成單筆交易事項的會計分錄。會計分錄是記賬憑證的主要內(nèi)容。請看表1-1列出的記賬憑證的基本格式。

由此可見，學會用會計分錄記錄各種交易事項是正確記錄交易事項的前提。掌握了會計分錄的使用方法，距離填寫記賬憑證僅一步之遙。

我們來看“購入甲種材料6000元，貨款尚未支付”一例。甲種材料增加的效應屬于資產(chǎn)項目增加，這一效應可表示為“借：原材料6000”；欠供應商債務增加的效應屬于負債項目的增加，這一效應可表示為“貸：應付賬款6000”。我們把這兩種效應的記錄合在一起形成如下會計分錄：

借：原材料 6 000

貸：應付賬款 6 000

我們把分錄抄寫在“記賬憑證”上，如表1-2“記賬憑證”記錄該筆交易事項。

再看一例“用銀行存款償還金融機構借款50000元”。短期借款減少的效應屬于負債項目金額減少，這一效應可表示為“借：短期借款50000”，銀行存款減少的效應屬于資產(chǎn)項目金額減少，這一效應可表示為“貸：銀行存款50000”。形成會計分錄：

借： 短期存款 50 000

貸：銀行存款 50 000

我們使用表1-3“記賬憑證”記錄該筆交易事項。

因此，我們把有關記賬憑證的知識歸納如下：

記賬憑證是根據(jù)原始憑證（在交易事項發(fā)生時取得或填制、載明交易事項具體內(nèi)容和完成情況的書面證明，如發(fā)貨票、入庫單、領料單、盤點表、工資表等）進行歸類、整理編制的會計分錄憑證。它是登記賬簿的直接依據(jù)。這里需要注意的是，會計記錄的每一筆業(yè)務都需要有原始憑證作為依據(jù)，并且原始憑證要附在記賬憑證后面。

記賬憑證的格式并沒有統(tǒng)一的規(guī)定，但所有的記賬憑證都應滿足記賬的要求，都必須具備下列基本內(nèi)容：（1）記賬憑證名稱；（2）填制憑證的日期；（3）交易事項的內(nèi)容摘要；（4）記賬符號、會計科目名稱和金額；（5）所附原始憑證的張數(shù)；（6）填制單位的名稱及有關人員的簽章。

記賬憑證的填制還應注意以下幾點：（1）內(nèi)容摘要應簡明，概括出交易事項的主要內(nèi)容；（2）會計科目運用準確，按國家統(tǒng)一規(guī)定的會計科目填寫；（3）連續(xù)編號；（4）附件齊全。

記賬憑證必須由專人對已編制的記賬憑證進行認真嚴格的審核。審核的內(nèi)容主要有以下幾個方面：（1）記賬憑證是否附有原始憑證，記賬憑證的內(nèi)容與所附原始憑證的內(nèi)容是否相符，金額是否一致；（2）會計科目的使用是否正確，對應關系是否清晰，金額計算是否準確無誤；（3）記賬憑證中有關項目是否填寫齊全，有關人員是否簽名蓋章。

使用記賬憑證記錄下發(fā)生的全部交易事項，提供了反映每筆交易事項所引起的資金運動的來龍去脈的重要信息。從原始憑證到記賬憑證是經(jīng)濟信息轉換成會計信息的過程，是會計的初始工作。記賬憑證是最基礎的動態(tài)性會計信息資料，它對于匯總整理更有價值的會計信息提供了保障。同時，記賬憑證對于以后檢查經(jīng)濟業(yè)務的真實性、合法性，明確經(jīng)濟責任和追究責任等方面也具有重要的證據(jù)作用。審計人員往往都會通過查閱記賬憑證來發(fā)現(xiàn)問題。