工程投標中商務標編制的幾個關鍵問題

崔艷華

(中鐵二十四局集團有限公司路橋分公司，上海 200071)

工程招標投標過程中的標書編制是一項既復雜又要求嚴謹、技術性很強的工作，同時又涉及幾個領域和學科方面的知識，這就要求必須建立起一支強有力的、相對穩定的、專業配套人員精干的投標團隊，以此提高投標的競爭力，為后續中標打下牢固的基礎。一份完整的投標文件大體包括商務標文件、技術標文件和報價文件。商務標是投標單位為了響應招標單位、根據招標文件的要求而提供本單位的資質、資信、財務能力、施工業績能力、人員素質能力、機械試驗設備情況、企業信譽獲獎等證明企業實力的綜合性資料。商務標的編制雖然看似簡單，但是涉及的面廣，系統性強，錯誤及導致廢標的環節很多，因此，一份合理準確的商務標文件的組織策劃是確保投標書質量的重要組成部分，而一份精致充盈的投標書一定會給招標單位、評委們留下良好的印象，繼而對投標結果產生積極的影響。

1 投標商務標資料的基本內容和編制方法

1.1 投標商務標資料的基本內容

投標商務標文件必須根據招標文件的要求進行編制，其中的內容包括了招標文件要求的相應范圍，同時投標單位要根據企業自身的經驗、綜合實力，編制出有利于參與商務標評審的相關內容。投標商務標資料一般包括以下內容：

(1)投標函；(2)法定代表人身份證明、授權委托書；(3)投標保證金；(4)承諾書；(5)擬投入本工程的主要項目管理人員配備情況；(6)擬投入本工程的主要施工機械設備、實驗儀器配置表；(7)企業近年財務報表；(8)企業近年已完工程及目前在建工程業績；(9)企業資質、資信證明；(10)企業近年工程獲獎業績及獲獎證書。

1.2 投標商務標資料的編制方法

(1)項目的招標一般分為資格預審和資格后審。如果是資格預審項目，首先要編制資格預審文件，當資格預審申請文件被審核通過后，則等待被招標單位邀請參加該項目的投標，此時就要確定本項目的商務、報價和施組的編制人員，合理安排編制任務，根據投標進度計劃安排，在規定的節點內完成投標編制內容。在投標的后期階段，商務、報價、施組三組投標人員要相互聯系，步調一致，成為一個有機的整體，共同合成、檢查、審核、定稿標書。

(2)在購買工程招標文件后，要及時組織投標文件編制的有關人員對招標文件進行仔細認真的評審，反復閱讀招標文件，如果對某些地方有疑義的要在規定的答疑時間內告知招標代理單位或招標單位，以確保他們對投標單位提出的問題有效快速地作出答疑。商務標編制人員要熟知招標文件和答疑，根據招標文件和答疑的要求進行投標文件的編制，根據招標文件規定的內容、順序、格式、字體以及廢標條款、評標辦法等關鍵項目進行編制，以免造成標書不滿足要求而被視為廢標。當然我們也不能編造一些超出招標文件要求的資料來弄虛作假，如果到時候提供不出來反而適得其反。因此我們在編制投標文件的時候一定要編制使業主相信的資質、業績、人員和設備等，以及招標文件規定的相應的業績證明材料和人員證書等。

(3)投標文件既要做到滿足招標單位的要求，又要突出投標單位的自身特點，這就需要商務人員精心組織、認真編制，把有利于本單位得分的資料融會貫通到標書中去，不但要把標書制作得外觀美觀，而且內容也要豐富、具體，使評委會、業主一目了然，商務標文件編制的水平是企業實力的體現，在某種程度上也是企業文化水平、施工水平等的真實體現，所以，我們必須重視商務標文件的編制工作。

(4)商務標資料全部編制完成后，商務標編制人員要按照招標文件和答疑文件認真仔細的檢查，然后再交由商務標負責人審核，會同施組、報價、預算人員、擬參加該項目的主要人員及技術負責人進行綜合評審，討論、校驗、修改投標文件中的關鍵技術、經濟指標等內容，檢查對招標文件的響應性、準確性、完整性，使商務標資料更加準確合理。最后由主管經營開發的負責人最終審核，防止投標文件出現錯誤，審核完成后，在投標審核記錄單上簽字確認，完成審核流程，明確審核責任，以此提高投標人員工作效率和積極性，為提升中標可能性提供充分的保障和基礎。

2 投標商務標資料編制的重要性

2.1 商務標資料是整個投標文件的重要組成部分

(1)在一個投標項目進行過程中，招標單位一般要求投標單位先進行資格預審，通過以后才能進行投標，所以資格預審很關鍵，它是投標的第一道關卡，要想順利通過，就要求商務人員認真負責地編制資格預審文件，然后在招標文件規定的時間遞交或者網上上傳資格預審文件，讓招標單位對投標單位進行資料審核，從而決定投標單位是否可以進入該項目的下一輪的投標。

(2)在評標過程中，招標人不僅對技術標進行評審，而且對商務標也要進行評審，商務標的分值在各個招標工程項目中所占的比例不等，但是商務評審的得分多少，直接影響投標文件的總得分，而且商務標資料中一個簽字或者蓋章的漏掉都將足以使投標文件作廢，此時無論施組設計水平再高，報價再準確，那也于事無補，所以商務標資料是一個投標能否順利完成(不管中標與否)的重要保障。

2.2 投標文件商務標資料是指導中標后的擬投入主要人員情況、設備情況、履約保證金的依據

投標文件商務資料作為投標文件的重要組成部分，在投標有效期內及中標后都具有法律效應，當經過中標公示，投標單位接到招標單位發出的中標通知書后，首先要將履約保證金(根據最新文件要求現在只提供一種履約保證金)及時交給招標單位，然后依據商務標資料中的合同范本和招標單位簽訂施工合同，并根據投標文件中的商務資料安排的人員、機械設備、試驗檢測儀器等建立項目部、辦理各種施工手續，人員到崗等工作，因此商務資料同時又是指揮項目施工以及繳納中標履約保證金的重要依據。

2.3 投標文件商務標資料是投標單位綜合實力的反映

投標文件商務標資料是投標單位為了中標而根據招標文件的要求編制的，它既能反映投標單位的施工經驗和人員素質，又反映了投標單位的財務能力和設備情況，商務標資料還涉及了施工組織的內容(比如項目管理組織機構圖、機械設備表等)及報價內容(投標函、投標函附錄等)，招標單位可以通過對商務標資料的審查對企業有一個全面的了解，從商務標資料中的資質、信譽、人員、財務、管理、設備、施工經驗等來判斷投標單位是否具備承攬該項目的實力，從而對投標單位的施工能力給出一個合理正確的評價。

3 投標商務標編制的主要注意事項

3.1 投標文件內容要符合招標文件和答疑要求

招標文件是投標單位編制投標文件和招標人進行投標文件評審的依據，招標文件中注明的對投標單位的各項要求都必須滿足達到，尤其是最低資格要求、符合性審查的項目、廢標條款項目，以免不能通過符合性審查而導致廢標，同時必須認真仔細逐字逐句逐條的查看評分得分標準，以確保不漏項不缺項。

3.2 投標文件內容要連貫一致，保持整體性

在投標過程中，經常遇到同一個項目要同時編制多個標段，由于時間緊張，投標任務集中，這就要求商務人員保持充沛的體力，良好的情緒，清晰的頭腦，每個標段的工程報價、工期、人員、設備等一定要保持一致，不能張冠李戴，造成不應有的錯誤。因此在編制過程中，需要注意的是：

(1)投標文件的包封(公路工程還有內包封和外包封)、封面、投標函、授權書、投標保證金、機械設備表等涉及到標段號的時候一定要對號入座。

(2)商務標資料中的工期、質量目標、投標函中的投標報價的內容必須分別與施工組織設計和報價人員溝通聯系，確保一致，以防出錯。

(3)投標文件中的組織機構框圖要與施工組織設計中的管理機構框圖保持一致，投標文件組織框圖中的文字表述部分也要與施工組織設計中的管理機構組織框圖一致。

3.3 認真查閱標書的書面質量、簽字和蓋章等問題

招標文件對文件格式部分要求十分嚴格，商務人員必須嚴格按照招標文件提供的格式去編制，而且絕對不能出現錯字、漏字，所以商務人員在做目錄、封面、投標函、法定代表人授權書、承諾書時，都要反復核對文字和格式部分是否和招標文件格式、投標文件內容一致，對招標文件要求的簽字、蓋章部分，商務人員最好羅列一份清單，絕對不能出現漏簽字漏蓋章的現象發生。

3.4 仔細研究招標文件的評分項目，必須滿足打分要求

在資格預審或招標文件中如果有人員、業績、獲獎情況的打分細則，投標單位一定要認真研究，嚴格執行。就工程業績而言，在盡量保證打滿分的基礎上再爭取多加2～3個項目，以防萬一。工程業績證明材料必須滿足招標文件要求，必要時可以編制商務標評分得分匯總表，以便評委查閱。

3.5 電子文件和書面文件要保持一致性

招標單位要求投標單位遞交書面投標文件的同時一般也要提供投標文件的電子版，這時書面的文件和電子版的一定要一致，如果書面的有改動，最后一定要把修改后的最終版本拷貝到電子文件中去，如果招標文件要求把投標文件另存在光盤中的，那么刻錄完成后必須用其他電腦再仔細檢查一遍，防止投標文件沒有刻錄成功而廢標。

3.6 高度重視網上招投標項目的跟蹤、下載及上傳

隨著我國建筑市場的迅猛發展，各類招投標業務的日益增多，為了提高各招投標單位辦事效率，各地招投標主管部門通過網上發布各類招標信息，比如江浙地區(蘇州、無錫、南通、常州、南京等)好多招標工程不再采取單一的遞交書面投標文件方式，而是通過網上購買和下載招標文件、圖紙、補疑、發布最高限價等，按照招標文件要求使用相應的招投標軟件制作工具完成投標文件的編制工作，然后在有效的時間內上傳到招標文件規定的網站地址。其中，網上遞交投標文件雖然不需要再提供紙質的投標文件，但是需要商務人員熟練操作電腦、投標制作軟件、靈活運用并解決在使用過程中遇到的各種問題 ，同時還要在招標誠信庫中備案滿足投標所需要的企業資質、信譽、財務能力、人員、工程業績等資料，以便參加網上投標的時候可以選擇其作為投標文件的重要組成部分。因此，經營部門需要由商務人員或專人從事網上招投標誠信庫(或備案系統)的資料入庫和備案，定期了解招投標網站發布的信息或通知，以免發生重大事項的錯漏或遺漏情況。

4 提高商務標資料編制質量的思考

4.1 提高商務人員的綜合素質

商務標投標資料涵蓋范圍非常廣，這就要求商務人員要有基本的財務、施工、人力資源、語言溝通等多方面的知識和交際能力，同時還要求商務人員能夠熟練操作電腦，解決電腦中經常出現的問題，而且為了標書做得更加完美，還應該掌握基本的photoshop圖片處理軟件，并且有較強的語言組織能力、審美感，才能不斷地提高商務標資料的編制質量。

4.2 建立系統、全面的商務資料庫

為了提高商務標資料編制的效率和質量，商務人員應該在平時注意收集、積累各種商務資料(如企業資質資信資料、企業財務報表、企業人員的各種證書、已完和在建工程業績、獲獎證書等)，并且把這些資料分門別類的建立文件夾保存、備份，這樣可以為方便快速的查閱和使用資料提供保障，同時也能夠減少人力、縮短編標時間，提高編標效率，當然還要不斷的更新相關資料，以便更好的服務于投標編標工作。

4.3 建立與市場相適應的強有力的經營機構

一個企業要想生存、可持續發展，就要有訂單，有了訂單就要有與之相配套的機構，經營部門是拿訂單的部門，也就是企業的龍頭，沒有訂單，企業就無“米”下鍋，企業的生存發展也無從談起，所以經營部門必須要有一個相對穩定的、健全充足的、強有力的經營投標機構，機構班子應包括主管領導(總經理)、經營開發分管領導、片區分管領導、經營計劃部負責人、項目負責人、信息組、商務組、報價組、技術組、審查組、專家顧問組。投標工作本身就是一個企業綜合實力的體現，企業的綜合實力越強競爭力也將越強，所以，這不僅需要經營部門內部團結合作，還需要公司各個其他部門之間協同作戰，精誠合作，這樣才能使經營投標工作立于不敗之地(圖1)。

5 結束語

上述是施工企業參與工程投標過程中商務標文件編制內容、方法、重要性、注意事項等要點進行的梳理和分析。總而言之，一份標書不僅代表了所有編標人員的心血，同時也寄托著投標單位的一份希望，如果因為一個小的失誤或者錯誤而失去參加評標或者中標的機會，那將十分可惜。所以，在編制投標文件時我們必須謹小慎微、一絲不茍，盡可能減少低級錯誤，提高編標質量，增加中標機會，同時經營開發部門必須要組建一支穩定、充足、精干的編標專業團隊，精心組織，合理分工，擁有嚴謹敬業、團結協作的職業精神，認真負責的工作態度。這樣才能編制出一份高質量、高水平、競爭力強的投標文件，為企業中標做好充分的保障。

圖1 經營投標組織機構框圖

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[6] 黃俊, 周彧. 淺談工程投標文件編制的注意事項[J].建筑市場與招標投標, 2008.

[7] 中華人民共和國國務院令第613號 中華人民共和國招標投標法實施條例[S].