談水利工程檔案管理和利用

曾杏東

摘 要：做好水利工程檔案管理和利用工作，對保證水利工程防洪安全、

及工程投入運營后的維護、修復管理工作及服務水利建設事業有重要意義。本文結合筆者多年工作實踐，對水利工程檔案管理和利用過程中存在的不足及改進措施提出個人看法，供廣大同行參考。

關鍵詞：工程檔案；管理；利用；問題；措施

1 前言

水利工程對我國農業經濟發展以及當地居民日常生活有著重要影響。

在水利工程建設過程當中，包括從工程立項、施工過程、竣工驗收等階段，會產生大量的具有保存價值的原始資料，如文字、圖表、聲像等，需要進行認真進行收集和整理，形成水利工程檔案。一份高質量的水利工程檔案，能夠為工程竣工投入使用后進行運行管理、維修改造、以及工程質量責任認定等工作提供技術支持。水利工程檔案記錄史料可靠，具有極高的經濟價值和人文價值。

做好水利工程檔案的管理和利用工作，充分發揮其作用，更好地為當地經濟和水利事業服務，是廣大水利工作者和檔案管理者的共同職責。

2 水利工程檔案管理和利用過程中存在的問題

水利工程投入使用后，為對其進行有效的運營管理，需要利用水利工程檔案提供技術支持。在水利工程檔案管理和利用過程中，存在不足之處，具體包括以下幾方面：

2.1 檔案編目系統科學性不夠，相同類型或反映同類問題的案卷沒有進行連貫排序，要查找非常困難。

2.2 沒有按照規范進行案卷和文件題名，而是僅僅以 “（一）、（二）”等簡單的數字符號命名，而不是按照內容或時間來命名，到這有些文件，尤其是各種圖紙檢索起來非常不方便。

2.3 文件材料存在誤差，準確度不夠。

例如竣工圖內容與實物不一致、聲像檔案的文字說明和內容不相同、反映同一事物的文件內容不一致等情況。

2.4 檔案文件在保管和使用一段時間后，容易出現紙張破損、字跡掉色等問題，如果不能及時進行處理的話，會影響其后續的保管和使用。

2.5 檔案利用有待加強。

目前，現代信息技術和互聯網技術已經應用到水利工程檔案的收集和整理當中，通過計算機軟件，使到水利工程檔案管理效率和質量大為提高，但是，由于聯網查詢功能還沒完全開發和利用，導致電子檔案不能通過互聯網進行查閱，使得施工人員在野外作業時，要查找相關資料比較困難。這些問題的存在，加大了管理人員對水利工程的運營和維護管理難度，甚至影響到工程安全運行。例如，下穿航道的地涵工程，如果實際埋深與竣工圖不符，如果航道拓浚時僅靠竣工圖來設計施工，很可能會破壞涵洞頂部保護層，帶來嚴重的后果。

3 加強對水利工程檔案管理和利用的措施

水利工程檔案對水利工程的運行管理和維護、改造有重要的意義，要做好水利工程檔案的管理，必須改掉以往的“重建輕管”的作法，加強對檔案的管理和開發利用工作，充分發揮工程檔案的經濟價值，更好地服務社會。

3.1 加強檔案管理工作的組織領導。

單位領導要充分重視工程管理檔案工作，把它作為工程建設項目的一個重要組成部分，并根據“統一領導、分級管理”的原則，建立完善的檔案管理制度，明確各單位各部門的職責，并制定相應的管理措施。此外，制定完善的工程檔案管理制度或辦法，配備足夠的人員、設備、經費，保障檔案工作正常開展。

3.2 嚴把歸檔文件質量關。

為保證工程檔案的質量和完整性，建設單位應當從工程立項工作開始，對工程檔案進行系統及規范化管理，保證歸檔資料的系統性、完整性及準確性。

3.2.1 根據 “誰形成、誰收集、誰整理”的原則，安排專門的部門和工作人員，負責收集、整理工程立項、招投標、勘察、設計、施工、監理及驗收過程中所產生的具有保存價值的文件資料，包括文字、聲像、圖表等，保證工程檔案的準確和完整，并做到技術數據準確、圖物相一致，簽字手續齊全。水利工程投入運營后，可以通過工程檔案，詳細了解工程從建設到竣工過程的真實情況。

3.2.2 文件歸檔分類、組卷要規范化。

文件歸檔時，要根據有關規定要求，對其進行規范化分類和組卷，使到案卷及其對應的卷內文件形成有機聯系，用于保存文件的檔案盒背脊、卷皮、備考表等的制作，要根據規范標準進行，并保證裝訂質量。

3.2.3歸檔后的文件，要進行妥善保管、使用，并確保安全，避免檔案文件出現破損和老化等問題。

3.2.4 檔案移交到管理單位時，應當由交接雙方共同對檔案進行檢查，確保合格后，雙方簽字確認，檔案移交到管理單位負責保管。

3.3 提高檔案工作信息化管理水平。

當前，由于受到技術條件及保密等各種因素的制約，個別水利檔案管理部門，對檔案工作信息化建設工作不太重視，管理水平還有待提高，使用的檔案管理軟件還停留在“建立目錄級數據庫”的階段，還沒做到異地聯網，致使需要在外地了解電子檔案材料時，困難重重。水利檔案進行數字化以后，存于數據庫中，還沒有進行必要的開發和利用，檔案的價值未能充分體現。

3.4 提高工程建設檔案對運行管理工作的適應性。

工程檔案的收集管理和利用，涉及到不同的部門，他們對檔案的要求也有所側重。比如工程建設單位，比較側重的是對評定資料的收集和管理，而運營管理單位，側重于一般設備使用說明等資料的整理。因此，在條件具備時，可以讓運營單位的人員，參與到工程建設檔案的收集和管理當中，并根據運營管理的需要，進行有針對性地開展相關檔案的收集、整理和歸檔。這種做法，可以提高建設單位效率，減少浪費，運營管理單位也可提前參與到檔案管理工作中，有利于運管單位及早開展工作，發揮工程的效益。

4 加大水利工程檔案開發利用的思考

4.1 確保水利檔案資料利用安全性，提高專業人員的管理水平。

要對水利工程檔案進行開發和利用，完整的檔案材料是前提條件。

隨著互聯網技術的應用，檔案材料也面臨著安全風險，需要檔案管理部門采取有效的防范措施，保護各種水利檔案資料，利用互聯網技術，構建安全服務器，建立水利檔案安全保密系統。為適應形勢發展需要，水利檔案管理人員，應當不斷地提高自己的安全意思和管理水平，在實際工作中，對出現的各種問題，采取有效措施進行解決和防范，在安全的基礎上，充分開發和利用水利工程檔案的價值。

4.2 提供工程檔案服務多元化

4.2.1 順應時代要求，提供工程檔案服務的形式也應當走向多元化。除了基本的窗口服務形式以外，還可以考慮通過采用電話咨詢、網絡信件和口頭咨詢等服務形式，采取多種服務形式，充分發揮工程檔案的使用價值。

4.2.2 除了傳統的單一的檢索工具以外，還應當借助互聯網技術，構建電子數據庫和多種檢測系統，最大限度的滿足檔案用戶的需要。

4.2.3 針對特定人群，提供檔案使用服務。

為了提升水利工程檔案的利用率，充分發揮其價值，檔案管理部門可以深入市場調查，根據特定人群的實際需要，提供針對性的檔案使用服務，使到工程檔案“物盡其中”。

5 結束語

水利工程檔案對加強水利工程的運營管理和維護、發揮工程檔案的利用價值，有著重要意義。

廣大工程檔案管理人員，應當在實際工作中，不斷總結經驗，優化各種管理措施，做好水利工程檔案的管理和開發利用工作，助力水利事業發展。

參考文獻

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