事業單位檔案管理創新與改革探討

盧燁

摘 要：隨著各項事業的發展，經濟社會也得到了發展和進步，帶動了檔案管理工作覆蓋面的擴展。檔案管理作為事業單位中的重要部分之1 其改革面臨著前所未有的挑戰。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 現狀分析 創新改革

1 引言

在事業單位中，行政事務的平穩有序運轉都要以檔案管理為基礎，檔案管理不僅能夠保證整個行政事業單位協調、有序、高效的運行，更重要的是對單位自身的科學發展、社會精神文明的建設、人民群眾正當權益的維護都有著重要的作用。在社會發展的過程中，事業單位的改革不斷變化，因為事業單位中存在檔案文件內容不完善等現象，所以，將事業單位中的檔案管理方式方法進行改革是社會發展過程中最重要的工作內容之一。針對這一問題，我們當前事業單位檔案管理的現狀進行分析，進而探討出相應的解決措施。

2 做好事業單位檔案管理工作的意義

檔案管理工作是一項基礎性工作，它在事業單位管理中是不可或缺的一部分。在事業單位中，檔案管理最重要的工作內容是將檔案管理工作做扎實。科學規范的檔案管理，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。

做好檔案管理工作對于每一個檔案管理工作人員來說，是最主要的任務。當沒有準確的認識到這件事情的嚴重性時，會為未來發展釀造很多錯誤。

當今社會飛速發展，也加深了檔案管理工作創新與改革的進程，對檔案管理工作的創新內容及發展方向有著更大的要求。只有勇于探索和嘗試，才能適應社會的競爭，只有不斷的探索與改革，才能追上不斷發展的社會進程，才能將本單位整體發展的狀況和工作成果更全面、真實地反映出來。總之，做好檔案管理工作在促進地區經濟社會全面發展的同時，還能讓社會各界對本單位在市場經濟中的形象認識更加深入。

3 事業單位檔案管理現狀的分析

3.1 對檔案工作的不重視

一直以來，沒有認清檔案工作的重要性是行政事業單位的工作人員，從單位領導到職工本人普遍存在的現象。大多數領導都認為檔案工作都屬于幕后服務工作內容，不能為單位創造可觀的經濟利益。而且在年度和任期考核中，上級領導也沒有考慮把檔案工作納入其中。因為沒有認識到檔案工作的重要性，工作人員的責任心不強，沒有積極的態度去完成工作，在工作時，存在應付心理，不規范的現象時有發生。對檔案工作沒有給予足夠的重視，導致檔案工作長期處于被動狀態，規范化和標準化更是不會被談及。

3.2 工作人員業務素質的欠缺

檔案管理工作要求專業性強，技術性高等特點。因此對相關工作人員的業務水平有著較高的要求。隨著事業單位的發展，原有的、專業素質較高的檔案管理人員被調走，而分配到檔案管理部門的人員大多是新手，工作能力往往不能達到標準。沒有經過專門的培訓，對檔案的管理過程不知曉，工作內容對他們來說相對模糊。管理意識淡薄，存在著消極、懈怠的情緒。一些管理人員工作態度不端正，常常因為責任心不強，在收集、整理、歸檔、裝訂等方面不夠認真，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況。

3.3 現代化管理設施較為落后

科學技術的不斷發展，更新速度迅猛，計算機信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。為我們的工作和生活帶來了很大方便。然而在檔案信息管理系統，由于沒有及時、充分的認識和發揮先進技術手段的作用，所以沒有將計算機技術廣泛運用到檔案管理中。其中甚至有些單位檔案室庫房建造不完善、不規范，檔案現代化及檔案保護設備配置基本不全，使得檔案現代化設備安置無法實行。

3.4 檔案檢索效率較低

相對于手工檢索而言，計算機檢索的效率較高，然而我國大多數事業單位采用的仍是手工檢索。顯然，檔案檢索的效率和檔案的硬件設施具有很大的關系。為了提高檔案檢索效率，許多部門專門研發多種檢索工具，認為檢索效率與檢索工具的數量呈正比。然而若是將檢索工具設置的太細、過于繁瑣，可能會出現搜索檔案重疊的情況，反而不利于檢索。因此檢索效率的提高，不僅是速度的加快，更在于檢索工具的精益求精。

4 檔案工作的改進措施

4.1 建立健全檔案工作制度

檔案管理工作的規章制度建立完善，才能進一步完善、規范檔案工作內容。在建立健全過程中，要根據單位的工作特點，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。要結合每個事業單位的不同狀態，保證整個單位對檔案管理工作的正確認識。另外，規章制度中還要制定既對單位領導有約束性又要對干部職工有強制力的條款。規章制度的擬定要參照相應的國家標準，在允許的情況下，可根據行政事業單位規模、工作特點的不同，適當、靈活的調整其管理方式與制度規范，實現規范性和靈活性的有機結合。檔案部門可參照之前的實踐過程及研究方向，建立起一套內容全面、結構完整、符合本單位實際的規章制度體系，確保單位的制度，管理系統完整，有據可循。

4.2 提升檔案管理人員素質

技術需要人來操作。做好檔案工作，人員配備是關鍵。針對崗位變動導致檔案人員的綜合素質顯著降低這一情況，我們可以在崗位變動時，盡量減少檔案部門的變動，穩定檔案人員。檔案管理工作是一項專業性、實踐性和操作性都很強工作，如果不具備豐富的實踐工作經驗，檔案管理工作特別是檔案收集、管理的規范是很難達到要求。此外隨著社會的發展，很多東西都在不斷更替，檔案管理人員應加強學習更新自己原有的知識結構，提高綜合素質。為了增強自己的責任感，還要加強自己的職業道德修養，樹立正確的職業道德觀念，以最專業的職業素養，迎接工作，以應對社會發展帶來的挑戰，順應時代的潮流，實現從理論型、實干型向技術型轉變。

4.3 加快檔案現代化管理進程

做好檔案管理工作，就必須把檔案信息化列入工作日程。在檔案部門配置信息化的基本設備的同時，檔案人員的計算機管理知識也應隨之進行培訓。檔案管理工作的完善，要結合檔案信息化完成，將先進的技術如光盤、縮微、聲像等靈活應用到檔案管理中。在這方面，參照國外一些成熟，信息化管理流程，借鑒其先進的管理方法和經驗。對檔案工作存在的不足進行理性的總結和思考，發展當前信息檔案管理的現代化管理進程。

4.4 加強安全工作

安全工作對于檔案管理至關重要。所謂安全工作，不僅是對原有檔案進行保存，還要保障信息安全。由專人對庫房進行管理，嚴格遵照庫房管理規則，控制人員的進出，保證檔案處在安全隱秘的環境內。

檔案管理不僅對事業單位具有重大意義，同時也是社會發展的必然要求。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。完善檔案管理系統，加強現代化管理進程的發展，才能保證社會穩定發展。

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