電力企業基建檔案管理的問題與對策

洪璐　姚玉潔

摘 要：基建檔案室項目工程建設的成果，在電力企業的管理檔案中地位尤其重要。故筆者從基建檔案及其重要意義，電力企業的基建檔案管理存在的問題和加強基建檔案管理的途徑幾個方面闡述了對電力企業中基建檔案的管理極其問題的思考。

關鍵詞：基建檔案 工程 電力企業

1 前言

作為國家基礎設施建設的一部分，基金工程項目也隨著社會主義經濟的飛速進步而不斷發展。國家為加強基建工程管理， 已經制定了與國際接軌的相應法規、政策、標準。足以可見在經濟和國家工程建設都飛速發展的今天，作為工程質量保證的重要一環的基建檔案管理舉足輕重的地位。筆者利用假期時間在某市級供電公司檔案室進行了兩個多月的實習，對于電力企業的基建檔案的管理有了較為深入的了解，隨著基建工程的不斷擴建與增多，企業對于基建檔案的管理愈加重視，但在實際工作中仍存在著很多問題。

2 基建檔案及其重要意義

基建檔案，也被稱為工程建設檔案，它是各種工程建設項目在工程規劃、設計、施工、和維修活動的直接記錄，是高校檔案的重要組成部分[1]。這就對檔案材料的完整性，準確性，真實性具有很高的要求。

基建檔案記錄了工程建設的全過程，工程項目的整個管理過程都要通過基建檔案來體現它的全貌，其實際壽命比工程期本身要長。保障基建檔案的規范管理，使工程人員根據基建檔案規范工程技術管理程序，在發生一定事故時，能夠對工程事故分析事故原因，提出改進方法，通過基建檔案質量管理，提高工程項目質量。基建檔案的管理作為工程建設的十分重要的部分，需要引起充分的重視。電力企業作為工程項目實施較多的國家重點扶持企業，在基建檔案實現規范管理的問題上更是責無旁貸。同時，由于農網工程的工程量較大，參與單位與涉及工作人員較多，導致在基建檔案的管理上存在著極大的問題。

3.電力企業的基建檔案管理存在的問題

3.1對檔案管理重要性的認識不足

在工程建設期間，由于節省成本，趕工期等經濟方面的原因，項目工作人員不能夠及時的將所有的施工圖紙，上報材料等檔案材料歸檔，入庫。導致工程材料分散分布在不同階段，不同項目負責人的手里。直至項目竣工，才匆忙對檔案資料進行回收整理。而此時大部分的一線施工或管理人員已經撤離項目，就容易導致在最后進行系統整理的時候遺失文件，致使工程相關檔案資料殘缺不全。工程中如果不能及時的對資料，檔案進行管理，就會導致后期大量財力物力人力的耗費，甚至是整個工期的拖延。比如農網工程和變電站工程的檔案涉及到大量的施工圖紙，報價表和合格證，現場施工人員往往不了解檔案歸檔的過程，造成大量需歸檔的資料流失，損壞。即使各個證件，圖紙是齊全的，也往往不能按照規定依次排列整齊形成完整的流水，就增加了檔案管理人員的工作量。

3.2檔案人員業務素質有待提高

當前，大部分基建單位檔案管理人員年齡結構小、工作經驗欠缺，對相關業務、基建檔案是否達到規范標準不熟悉，工作態度較為被動，缺乏嚴謹精神，造成歸檔內容資料不全；[2]且大部分的基層單位檔案管理人員專業素質不夠高，缺乏檔案專業知識支持，工作的完成率和合格率都不高。加上由于施工隊伍人員流動性較大，且檔案意識不足，素養較差，使檔案資料管理出現工作銜接不流暢，造成檔案資料丟失、流向不明，參建各部門由于工期緊張缺乏基本的溝通交流，為后期的歸檔工作造成不小的阻礙。

3.3基建檔案管理工作缺乏統一制度管理

由于工程參建單位眾多且來自不同系統，工作理念和行為準則都存在極大的差異，就會導致檔案工作標準得不到統一，出現諸如歸檔檔案質量參差不齊等問題，給基建檔案規范管理帶來了不利的影響。由于不同的工程的施工期限，所需文件都是不同的，如果檔案管理人員不能對工程有充分的了解，就會造成失誤，導致返工，影響工作進程。由于缺乏統一規范的管理制度，一旦出現問題就易出現相互推卸責任的情況。竣工后定期的檢查維護也經常需要查閱工期內的圖紙，報表等相關材料，施工單位在后期維護中出現查找不到相關資料的情況屢見不鮮。這就要求要形成規范統一的基建檔案管理準則，以達到提高工作效率的目的。

4.加強基建檔案管理的途徑

4.1增強檔案意識，轉變傳統觀念

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，良好的基建檔案管理不僅僅可以保證工程在工期內順利完成，有效防止逾期，同時也可以保障后期維護時及時的資料查詢，是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證。基建檔案工作涉及建設單位、施工單位、檔案行政管理部門等眾多部門，緊緊依靠檔案部門是無法完成工作的，且檔案部門并不是一線部門，對工期內的具體情況缺乏認知。故應努力爭取各部門和領導的重視和配合，加大檔案利用事例的宣傳力度，提高檔案工作的地位，才能使檔案工作的重要性得到廣大檔案利用者的認可。此外，還可以開辦關于檔案管理與利用的相關座談會和實例分享會，邀請其他部門的工作人員參加，讓他們切身體會檔案工作的重要性，也便于一線人員了解到檔案利用的基本途徑，不會在需要使用檔案資料時感到迷茫。

4.2 加強基建檔案管理知識教育，提高檔案管理人員素質

根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求， 各參建部門都應設立相應的檔案機構、配備專職檔案人員、明確各自管理職責、加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。一方面，開展定期培訓并配備相關的考評制度，提高相關檔案管理人員的業務水平；另一方面，對施工單位、監理單位等其他部門的工作人員提供檔案管理入門級知識及檔案利用相關知識的短期培訓，讓他們對基建檔案管理的重要性和方法準則有更加明確的認知。

4.3建立健全基建檔案管理機制

基建檔案業務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，應嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。首先要加強基建檔案的收集工作，建立收集準則。基建工程往往是環環相扣的，其中一步檔案資料收集的缺失都可能會導致后期工作的失誤。故需要建立一定的收集準則，限定基建檔案收集的范圍，歸檔質量要求，歸檔日期限制等一系列要求，把握好每個階段的檔案資料收集。此外，檔案部門要對檔案收集的全過程進行跟蹤服務與監督，設立一定的獎懲制度，將工作細化，明確分工，確保各參建單位基建檔案正確地及時歸檔移交。電力企業的檔案管理人員現階段大多對第一線的工程不夠了解，導致雙方銜接造成壁壘，所以要加強對企業中檔案管理人員的電力工程方面的知識的培訓和素養的培養。基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規章制度中，納入崗位責任制中。[3]目前電力企業中存在工期結束才匆忙開始資料收集的錯誤行為，極易造成歸檔時資料殘缺不全的情況，導致參建部門與檔案部門相互推諉責任的情況屢屢出現，既降低了工作的完成度，又易導致部門之間產生隔閡。為避免這種現象出現，就需要建立健全基建檔案管理機制，認責到人，樹立正確的工作理念。

5.結語

除了以上筆者提到的問題，在實際工作中還存在著縣級公司與市級公司工作銜接不上，級別較低的公司檔案管理工作人員缺乏檔案管理專業知識等問題。由于電力企業的基建檔案工作多是銜接性非常強的工作，一個小環節的不到位和疏忽都會導致整個工作的完成度，要想做好基建檔案的管理，企業要加強的地方還很多。近年來，由于農網工程和變電站工程的增多和擴建，基建檔案在電力企業檔案管理中的比重越來越大，也漸漸引起了各級領導的重視，所以我們有理由相信電力企業的基建檔案管理會越做越好。

參考文獻

[1]安尼瓦爾·塔西，淺談高校基建檔案管理[J]，科技信息，2011（35）：504

[2]杜成龍，加強新時期電力企業基建檔案管理的思考[J]，中國電力教育，2011（12）：72-74

[3]方玉鳳，淺談如何加強基建工程檔案管理[J]，四川建材，2013（4）：250-251，253