論企業檔案的規范整理對高效檢索的影響

摘 要：檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。為了確保這一歷史記錄能被有效利用，以備不時之需，以解燃眉之急。檔案的規范整理勢必對檔案的高效檢索起著關鍵性因素，故本文將通過三個方面展開論述來闡明針對企業檔案的規范整理對高效檢索的影響同樣不容小覷。

關鍵詞：企業檔案 規范 高效檢索

提到檔案館（室）的命名，其淵源可以追溯到我國古代漢朝時期，當時皇宮內建有藏書的石室作為保存中央檔案典籍庫，稱之為“蘭臺”。而負責管理及修史等事務的御史中丞、蘭臺令史等，則演變成如今大家所知悉的館長、館員、檔案管理員等負責或從事檔案館（室）日常指導、管理等事宜的工作人員。歷史總在前進中，即使經過歲月的洗禮在名字或稱呼上發生了改變，但仍有很多寶貴的物質與非物質文化遺產為后人的學習與研究奠定了堅實的基礎。時至今日檔案作為國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，仍在繼續為國家、社會組織或個人服務著。為了將這一服務能更好地運用合理、有效，及時的方法來提供，以備不時之需，以解燃眉之急。檔案的規范整理勢必對檔案的高效檢索起著關鍵性因素，故本文將通過三個方面展開論述來闡明針對企業檔案的規范整理對高效檢索的影響同樣不容小覷。

一、無規矩不成方圓，企業檔案亦如此

檔案的種類按內容性質可劃分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案。針對當下大多數企業而言正是涵蓋了這三部分的檔案，可謂文件諸多，資料繁雜。以文書檔案為例，企業每年公務活動中所形成的文件材料就不在少數，如請示、報告、批復、會議紀要等。科技檔案也是某些工程類企業或生產型企業所生成的一項重要須歸檔的對象。由于筆者所從事的屬市政工程類行業，所以相關的基建及工程類資料的歸檔也是日常就較為重視的。再加之會計類檔案作為各行業的企業所必須形成歸檔的一項專門檔案，就常規的會計憑證、報表、賬簿、經營合同等每年以上百卷入庫（檔案室）已是司空見慣了。試問若沒有合理有效的歸檔制度加以規范，若無合理的規范標準加以約束，想必再有價值的檔案也會被遺漏，被忽略、終成廢紙一張。故規范企業檔案的歸檔事宜刻不容緩，事在必行。

二、事非經過不知難，規范歸檔亦如此

凡是檔案都是可以提供利用的，然而如何有效提供這項利用服務必定是離不開事前對歸檔資料的規范整理。整理的工作也是一項較為費時費力費心的工作，除了要有較好耐心以外，認真仔細則是作為檔案管理工作人員必不可少的重要條件。由于企業從事檔案管理工作的人員是會新老交替的，所以在對日常檔案規范整理方面各自的出發點或切入點都會有著些許差異，與其發生“船到江心補漏遲”于事無補的地步，不如現在就重視起來，發現問題及時補救。以檔案檢索工作為例，通常有兩種方法：一種是手工檢索；一種是計算機檢索。在日常工作中我們通常會將兩者結合并用，以確保查找的萬無一失。然而在實際操作中問題就來了，由于在資料歸檔時的草率與不規范，從而造成了檢索時的大相徑庭。難道資料沒歸檔？亦或是歸錯了門類？還是被別部門借閱未還？等等疑問定會在你腦中一一閃過，時間是公平的，還不容你細細想清楚，可能就因為缺了這份資料就影響到了其他部門工作后續上的順利進行。可見草率，不規范地歸檔，只會讓檔案管理工作事倍功半，甚至是無用功。

三、絕知此事要躬行，高效檢索亦如此

堅持規范歸檔從小處著手，及時補缺防患未然。筆者覺得可以從以下三處著手：

（一）對已歸檔資料的核實

針對已歸檔的資料進行核實，此處可以有針對性的查，例如可以先從日常借閱最多的門類查起，以會計檔案為例就可以從檔案編號、憑證編號、編制時間等內容進行一一校對，當然各企業情況不同，會計檔案是入庫量也不同，這樣也可根據年份進行核實，如三年、五年或十年內的。就筆者發現個別企業會計檔案歸檔時發現的問題主要集中在憑證編號的“空白”，若是將這一“空白”及時進行補填補全，即對查檔時的高效檢索是大有裨益的。試想會計人員熟悉的是憑證編號，而作為檔案管理人員熟悉的是檔案編號，若兩者齊全，萬一某天即使電腦罷工，手工檢索一樣可以做到事半功倍，能快速查找到所需資料。

（二）對需歸檔資料的檢查

針對會計檔案而言，就筆者所知如今的專用會計標簽或會計檔案盒上均是兩個類目的編號都有設置，所以規范填寫及檢查是對未歸檔資料的首要任務，這也是對需歸檔資料完備與專業性的一個檢驗標準。

再者檔案移交清單的準確性與完整性也相當重要，作為檔案管理人員就是要通過移交清單（包括電子版）上的內容來一一核實所移交的文件資料，所以這一點也是對移交人員工作的要求。即使移交后再有資料需補入，也要做到電子版與紙質版必需雙版對照如一。此項工作無論是文書檔案、科技檔案、會計檔案都是最基本的規范要求。只有這樣，在檔案管理人員對需歸檔的資料歸檔時才能準確地編制目錄，有利于日后的高效檢索。

（三）對未移交資料的自查

每年各企業職能部門應該都會有一批需歸檔的資料在整理過程中，這時針對文書檔案較多或科技檔案較多的部門就有必要核對一下資料名稱是否準確。以文書檔案為例，黨政類及行政類日常會議紀要的名稱是否統一（如有些會議是按月或按季度招開的，還有一些專門會議貫用的名稱也須保持統一）。再以科技檔案為例，工程的編號，工程名稱，工程地址要與工作卡，預算，藍圖都逐項核實，統一填寫檔案袋封面或檔案盒封面，完整裝入后方能進行有效移交。可別忽視填寫時任何一個數字或一個符號，往往有時它將直接影響到檔案人員對電子目錄的編制，及以后查檔檢索時的準確性。

綜上所述便是我對企業檔案的規范整理將有利于提高檔案高效檢索所總結出的一些拙見。紙上得來終覺淺，回想習總書記在十九大報告中提到的“工匠精神”，從廣義上講，它就是各行各業所應具備的一種職業精神；是員工職業道德、職業能力、職業品質的體現。試將此精神發揚到對企業今后的檔案管理工作中去，落于實，踐于行；銳意進取，精益求精。

注釋

①參見上海市檔案局編：《檔案管理理論與實務》，上海教育出版社，2016年版，第19頁。

作者簡介

吳翠琴，1982.9，女，漢，當前職務：檔案管理員，當前職稱：助理館員，本科，研究方向：檔案管理、工程管理類