論企業(yè)檔案的規(guī)范整理對(duì)高效檢索的影響

摘 要：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。為了確保這一歷史記錄能被有效利用，以備不時(shí)之需，以解燃眉之急。檔案的規(guī)范整理勢(shì)必對(duì)檔案的高效檢索起著關(guān)鍵性因素，故本文將通過三個(gè)方面展開論述來闡明針對(duì)企業(yè)檔案的規(guī)范整理對(duì)高效檢索的影響同樣不容小覷。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 規(guī)范 高效檢索

提到檔案館（室）的命名，其淵源可以追溯到我國(guó)古代漢朝時(shí)期，當(dāng)時(shí)皇宮內(nèi)建有藏書的石室作為保存中央檔案典籍庫(kù)，稱之為“蘭臺(tái)”。而負(fù)責(zé)管理及修史等事務(wù)的御史中丞、蘭臺(tái)令史等，則演變成如今大家所知悉的館長(zhǎng)、館員、檔案管理員等負(fù)責(zé)或從事檔案館（室）日常指導(dǎo)、管理等事宜的工作人員。歷史總在前進(jìn)中，即使經(jīng)過歲月的洗禮在名字或稱呼上發(fā)生了改變，但仍有很多寶貴的物質(zhì)與非物質(zhì)文化遺產(chǎn)為后人的學(xué)習(xí)與研究奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。時(shí)至今日檔案作為國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，仍在繼續(xù)為國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人服務(wù)著。為了將這一服務(wù)能更好地運(yùn)用合理、有效，及時(shí)的方法來提供，以備不時(shí)之需，以解燃眉之急。檔案的規(guī)范整理勢(shì)必對(duì)檔案的高效檢索起著關(guān)鍵性因素，故本文將通過三個(gè)方面展開論述來闡明針對(duì)企業(yè)檔案的規(guī)范整理對(duì)高效檢索的影響同樣不容小覷。

一、無規(guī)矩不成方圓，企業(yè)檔案亦如此

檔案的種類按內(nèi)容性質(zhì)可劃分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案。針對(duì)當(dāng)下大多數(shù)企業(yè)而言正是涵蓋了這三部分的檔案，可謂文件諸多，資料繁雜。以文書檔案為例，企業(yè)每年公務(wù)活動(dòng)中所形成的文件材料就不在少數(shù)，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等?？萍紮n案也是某些工程類企業(yè)或生產(chǎn)型企業(yè)所生成的一項(xiàng)重要須歸檔的對(duì)象。由于筆者所從事的屬市政工程類行業(yè)，所以相關(guān)的基建及工程類資料的歸檔也是日常就較為重視的。再加之會(huì)計(jì)類檔案作為各行業(yè)的企業(yè)所必須形成歸檔的一項(xiàng)專門檔案，就常規(guī)的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿、經(jīng)營(yíng)合同等每年以上百卷入庫(kù)（檔案室）已是司空見慣了。試問若沒有合理有效的歸檔制度加以規(guī)范，若無合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)加以約束，想必再有價(jià)值的檔案也會(huì)被遺漏，被忽略、終成廢紙一張。故規(guī)范企業(yè)檔案的歸檔事宜刻不容緩，事在必行。

二、事非經(jīng)過不知難，規(guī)范歸檔亦如此

凡是檔案都是可以提供利用的，然而如何有效提供這項(xiàng)利用服務(wù)必定是離不開事前對(duì)歸檔資料的規(guī)范整理。整理的工作也是一項(xiàng)較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)心的工作，除了要有較好耐心以外，認(rèn)真仔細(xì)則是作為檔案管理工作人員必不可少的重要條件。由于企業(yè)從事檔案管理工作的人員是會(huì)新老交替的，所以在對(duì)日常檔案規(guī)范整理方面各自的出發(fā)點(diǎn)或切入點(diǎn)都會(huì)有著些許差異，與其發(fā)生“船到江心補(bǔ)漏遲”于事無補(bǔ)的地步，不如現(xiàn)在就重視起來，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。以檔案檢索工作為例，通常有兩種方法：一種是手工檢索；一種是計(jì)算機(jī)檢索。在日常工作中我們通常會(huì)將兩者結(jié)合并用，以確保查找的萬無一失。然而在實(shí)際操作中問題就來了，由于在資料歸檔時(shí)的草率與不規(guī)范，從而造成了檢索時(shí)的大相徑庭。難道資料沒歸檔？亦或是歸錯(cuò)了門類？還是被別部門借閱未還？等等疑問定會(huì)在你腦中一一閃過，時(shí)間是公平的，還不容你細(xì)細(xì)想清楚，可能就因?yàn)槿绷诉@份資料就影響到了其他部門工作后續(xù)上的順利進(jìn)行?？梢姴萋?，不規(guī)范地歸檔，只會(huì)讓檔案管理工作事倍功半，甚至是無用功。

三、絕知此事要躬行，高效檢索亦如此

堅(jiān)持規(guī)范歸檔從小處著手，及時(shí)補(bǔ)缺防患未然。筆者覺得可以從以下三處著手：

（一）對(duì)已歸檔資料的核實(shí)

針對(duì)已歸檔的資料進(jìn)行核實(shí)，此處可以有針對(duì)性的查，例如可以先從日常借閱最多的門類查起，以會(huì)計(jì)檔案為例就可以從檔案編號(hào)、憑證編號(hào)、編制時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行一一校對(duì)，當(dāng)然各企業(yè)情況不同，會(huì)計(jì)檔案是入庫(kù)量也不同，這樣也可根據(jù)年份進(jìn)行核實(shí)，如三年、五年或十年內(nèi)的。就筆者發(fā)現(xiàn)個(gè)別企業(yè)會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題主要集中在憑證編號(hào)的“空白”，若是將這一“空白”及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)填補(bǔ)全，即對(duì)查檔時(shí)的高效檢索是大有裨益的。試想會(huì)計(jì)人員熟悉的是憑證編號(hào)，而作為檔案管理人員熟悉的是檔案編號(hào)，若兩者齊全，萬一某天即使電腦罷工，手工檢索一樣可以做到事半功倍，能快速查找到所需資料。

（二）對(duì)需歸檔資料的檢查

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案而言，就筆者所知如今的專用會(huì)計(jì)標(biāo)簽或會(huì)計(jì)檔案盒上均是兩個(gè)類目的編號(hào)都有設(shè)置，所以規(guī)范填寫及檢查是對(duì)未歸檔資料的首要任務(wù)，這也是對(duì)需歸檔資料完備與專業(yè)性的一個(gè)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。

再者檔案移交清單的準(zhǔn)確性與完整性也相當(dāng)重要，作為檔案管理人員就是要通過移交清單（包括電子版）上的內(nèi)容來一一核實(shí)所移交的文件資料，所以這一點(diǎn)也是對(duì)移交人員工作的要求。即使移交后再有資料需補(bǔ)入，也要做到電子版與紙質(zhì)版必需雙版對(duì)照如一。此項(xiàng)工作無論是文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案都是最基本的規(guī)范要求。只有這樣，在檔案管理人員對(duì)需歸檔的資料歸檔時(shí)才能準(zhǔn)確地編制目錄，有利于日后的高效檢索。

（三）對(duì)未移交資料的自查

每年各企業(yè)職能部門應(yīng)該都會(huì)有一批需歸檔的資料在整理過程中，這時(shí)針對(duì)文書檔案較多或科技檔案較多的部門就有必要核對(duì)一下資料名稱是否準(zhǔn)確。以文書檔案為例，黨政類及行政類日常會(huì)議紀(jì)要的名稱是否統(tǒng)一（如有些會(huì)議是按月或按季度招開的，還有一些專門會(huì)議貫用的名稱也須保持統(tǒng)一）。再以科技檔案為例，工程的編號(hào)，工程名稱，工程地址要與工作卡，預(yù)算，藍(lán)圖都逐項(xiàng)核實(shí)，統(tǒng)一填寫檔案袋封面或檔案盒封面，完整裝入后方能進(jìn)行有效移交?？蓜e忽視填寫時(shí)任何一個(gè)數(shù)字或一個(gè)符號(hào)，往往有時(shí)它將直接影響到檔案人員對(duì)電子目錄的編制，及以后查檔檢索時(shí)的準(zhǔn)確性。

綜上所述便是我對(duì)企業(yè)檔案的規(guī)范整理將有利于提高檔案高效檢索所總結(jié)出的一些拙見。紙上得來終覺淺，回想習(xí)總書記在十九大報(bào)告中提到的“工匠精神”，從廣義上講，它就是各行各業(yè)所應(yīng)具備的一種職業(yè)精神；是員工職業(yè)道德、職業(yè)能力、職業(yè)品質(zhì)的體現(xiàn)。試將此精神發(fā)揚(yáng)到對(duì)企業(yè)今后的檔案管理工作中去，落于實(shí)，踐于行；銳意進(jìn)取，精益求精。

注釋

①參見上海市檔案局編：《檔案管理理論與實(shí)務(wù)》，上海教育出版社，2016年版，第19頁。

作者簡(jiǎn)介

吳翠琴，1982.9，女，漢，當(dāng)前職務(wù)：檔案管理員，當(dāng)前職稱：助理館員，本科，研究方向：檔案管理、工程管理類