信息化條件下醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用分析

趙莉娟

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)學實踐活動和醫(yī)院科學研究的重要信息資源，信息化條件下，醫(yī)院檔案資源管理工作也要與時俱進，通過將檔案編研工作與信息網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，探索檔案資源管理的新模式，逐步實現(xiàn)檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，進一步提高檔案資源的利用效率，實現(xiàn)醫(yī)院決策科學水平的提升。為此，本文從當下醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀分析著手，通過分析現(xiàn)有檔案管理工作的缺點與不足，有的放矢地提出了如何提高信息化條件下醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用效率的對策，希望給醫(yī)院檔案管理人員和檔案開發(fā)利用的穩(wěn)定發(fā)展提供一些有益的啟示。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院檔案資源；開發(fā)管理；醫(yī)學探索

隨著社會經(jīng)濟的進步和科技水平的不斷發(fā)展，特別是在互聯(lián)網(wǎng)信息爆炸海量數(shù)據(jù)背景下大數(shù)據(jù)時代的到來，給各個行業(yè)和技術(shù)事業(yè)來了巨大的沖擊。大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案資源管理工作既是機遇又是挑戰(zhàn)，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以滿足時代需要的背景下，醫(yī)院檔案管理部門建立以互聯(lián)網(wǎng)為核心，以信息便捷化為抓手的大數(shù)據(jù)服務平臺，是滿足用戶搜索信息需求、提高醫(yī)院開發(fā)利用效率、緊跟時代發(fā)展腳步的必然選擇。然而，當下醫(yī)院檔案資源管理體制尚不完善，各項共享、服務體系尚不健全，所以破解當下醫(yī)院檔案資源管理體制體系的難題，提高信息化條件下醫(yī)院醫(yī)學檔案資源開發(fā)利用效率勢在必行[1]。

一、醫(yī)院檔案資源管理體制體系現(xiàn)狀分析

經(jīng)過醫(yī)院檔案管理部門多年的努力建設(shè)與充實，絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案室保存了比較完備的醫(yī)學、人事、醫(yī)學研究檔案，制訂了相對完善的借閱、查詢規(guī)章制度，配備了專職的檔案管理人員，形成了一定的規(guī)模，為醫(yī)院檔案信息的使用、整理、分析提供了便捷、高效的服務，也提升了醫(yī)學檔案資源的開發(fā)利用效率與價值。尤其是信息化高速發(fā)展以來，醫(yī)院的檔案管理部門逐步實現(xiàn)了檔案電子化、信息化，電子檔案的建立與完善，更好地發(fā)揮了醫(yī)院檔案資源的利用效率，使用戶和醫(yī)院獲得了更加便捷的查閱體驗。然而我們必須承認，由于各方面因素，當下醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用還有許多問題，限制了檔案資源自身功能的發(fā)揮發(fā)展，難以滿足用戶和醫(yī)院在新形勢下的要求，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）醫(yī)院和檔案管理人員觀念落后，態(tài)度不端

部分醫(yī)院對檔案管理工作，尤其是在信息化條件下加強對檔案資源開發(fā)利用的必要性重視程度不足，對檔案管理工作冷落，認為只要有人管理好檔案的借與還，保證檔案不丟失就足夠了，完成沒有意識到檔案電子化、信息化對醫(yī)院的發(fā)展有著巨大的推動作用，更不用提面向用戶、面向未來的服務意識。上級領(lǐng)導缺乏重視，直接導致了檔案管理人員安于現(xiàn)狀、不思進取的工作態(tài)度，認為管理好檔案的保管工作就盡到了自己的義務，使檔案管理工作只停留在搜集與保管層面，編研、優(yōu)化等高層次功能的開發(fā)利用成為一紙空文，嚴重制約了檔案資源的利用效率和利用程度。

（二）檔案管理制度不規(guī)范，手段落后

一方面因醫(yī)院檔案種類繁多，人員變動頻繁，醫(yī)學方式多變，醫(yī)院沒有制訂嚴格的檔案管理制度和多變的管理策略，以至于檔案資料收集不完整，不少醫(yī)院更是存在著檔案管理制度不規(guī)范的現(xiàn)象，許多資料分散在各處，因不能及時整理、歸還，造成許多珍貴檔案的遺失。另一方面檔案管理手段落后，許多醫(yī)院雖然開設(shè)了檔案數(shù)據(jù)庫，但由于專業(yè)檔案管理人員的缺乏和重視程度的不足，使得檔案管理手段仍停留在檔案紙質(zhì)、手工保存的階段。

（三）檔案管理隊伍建設(shè)不足，編研滯后

由于醫(yī)院對檔案管理、開發(fā)工作的重視程度有限，直接導致了檔案管理隊伍建設(shè)的不足，一方面沒有足夠的檔案人員編制和足夠的資金投入作為保障，難以引進高水平的專業(yè)人才，再加上醫(yī)院很少組織檔案管理、開發(fā)工作方面的培訓，使得現(xiàn)有的檔案工作人員素質(zhì)難以提升。另一方面醫(yī)院的檔案編研工作滯后，未充分利用網(wǎng)絡(luò)資源整合出開放式的檔案數(shù)據(jù)庫，檔案資源難以實現(xiàn)深度開發(fā)。

（四）檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備缺乏

完善的基礎(chǔ)設(shè)施，符合信息化檔案管理水平的現(xiàn)代化設(shè)備是醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的必要條件。部分醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施仍沿用以前的檔案室和手工操作設(shè)備，由于年久失修和重視程度不夠，設(shè)備嚴重老化，這不但給檔案的保存帶來了不便，更有漏雨、蟲蛀等因素帶來的風險。部分醫(yī)院雖然建成了一定規(guī)模的新檔案室和檔案數(shù)據(jù)庫，但由于網(wǎng)絡(luò)、安全管理等方面的配套設(shè)施不到位，無法實現(xiàn)檔案信息資源深度開發(fā)和利用[2]。

二、信息化條件下醫(yī)院醫(yī)學檔案資源開發(fā)利用的對策

（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)院和檔案管理人員觀念，提高責任感和服務意識

首先要切實轉(zhuǎn)變醫(yī)院領(lǐng)導和檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，提高對信息化條件下檔案資源開發(fā)利用的重視程度和責任感，樹立檔案建設(shè)即面向用戶面向醫(yī)院又面向未來的服務意識和戰(zhàn)略意識，真正把檔案資源的開發(fā)利用當作一項重點工作來抓。其次要通過合理的目標管理機制和適時的獎懲機制，把檔案資源開發(fā)利用工作納入醫(yī)院年度考核的重要一環(huán)，借此調(diào)動檔案管理工作人員的積極性、創(chuàng)造性，化被動整理為主動開發(fā)，真正把檔案資源的開發(fā)利用當作一項份內(nèi)之事來管。

（二）完善檔案管理制度，提升管理手段

一要制訂嚴格的檔案管理制度和多變的管理策略，對所有檔案資料實行統(tǒng)一管理，避免因檔案散落在各科室分散保管造成的檔案遺失、破損現(xiàn)象，通過數(shù)字化手段建立起整合各類檔案資源、門類齊全、數(shù)據(jù)完備的檔案數(shù)據(jù)庫。二要切實提升管理手段，通過加強檔案檢索系統(tǒng)和檔案目錄系統(tǒng)的建立，提供多途徑、高效率的查找手段，最大限度地實現(xiàn)檔案資源的共享與開發(fā)利用。三要定期或不定期地開展檔案搜集和核對工作，在確保已有檔案不遺失、不損壞的前提下，及時更新、完善檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的即時性和完善性，充分發(fā)揮檔案資源的服務職能。

（三）加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案編研能力

首先，增設(shè)專職檔案管理人員編制，加大人力資源方面的資金投入，吸收引進高水平高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，充實檔案管理人員數(shù)量與質(zhì)量。其次加大檔案管理、檔案開發(fā)利用工作方面的培訓力度，提高現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)知識水平、完善其知識結(jié)構(gòu)、提升其檔案編研能力，形成一支懂業(yè)務、肯鉆研的檔案管理隊伍。最后針對檔案編研工作設(shè)立專門的項目資金和職稱，鼓勵檔案管理人員積極投身到檔案資源深度開發(fā)利用的事業(yè)中來。

（四）加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時更新設(shè)備

第一，醫(yī)院要重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和設(shè)備更新?lián)Q代工作，通過申報政府、籌集資金等方法，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費投入，擴大檔案館，改善現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施，逐步實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化。第二，切實做好檔案資源開發(fā)利用配套設(shè)施的完善，配備必要的計算機、網(wǎng)絡(luò)運行設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)等，使豐富的檔案資源能夠及時高效地服務于領(lǐng)導決策、科學研究。第三，建立和完善網(wǎng)上信息服務平臺和信息反饋平臺，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案查詢模式，并根據(jù)使用者的信息反饋，及時更正錯誤檔案資料、更新檔案內(nèi)容[3]。

三、結(jié)語：

綜上所述，檔案資源開發(fā)利用工作涉及到醫(yī)院檔案管理工作的方方面面，只有切實轉(zhuǎn)變醫(yī)院的傳統(tǒng)觀念，提升檔案管理人員責任感和服務意識，真正把檔案資源的開發(fā)利用當作日常工作的重要內(nèi)容，然后再通過完善管理制度、加強檔案管理隊伍建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，醫(yī)院檔案資源才能得以深度開發(fā)、物盡其用。

參考文獻

[1]趙曉慧.醫(yī)學檔案信息資源共享平臺的建設(shè)[J].蘭臺世界，2017，7：34-36.

[2]曾瑜.淺析醫(yī)學檔案的現(xiàn)代化管理[J].龍源期刊，2017，9：46-46.

[3]黃維偉.現(xiàn)階段醫(yī)學檔案管理存在的問題與對策[J].科技創(chuàng)新導報，2017，2：31-31.