淺析檔案歸檔問題與檔案安全管理工作

楊芳

摘 要：檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位作用極大，其主要是記錄其日常工作內(nèi)容以及對(duì)以往工作的總結(jié)。新時(shí)期，檔案管理工作必定會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，因此有關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視。基于此，本文就檔案歸檔問題與檔案安全管理工作展開相關(guān)分析，首先，對(duì)檔案歸檔工作內(nèi)容進(jìn)行了簡要介紹；然后，對(duì)檔案歸檔工作中存在的問題進(jìn)行了分析，主要包括管理人員問題與管理制度問題；最后，提出了相應(yīng)的檔案安全管理對(duì)策，分別是提升管理人員保密意識(shí)、完善檔案管理保護(hù)機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔；檔案安全管理；保密意識(shí)

前言：檔案管理工作在企業(yè)或單位的管理工作當(dāng)中具有十分重要的價(jià)值與意義，有利于提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升企業(yè)經(jīng)營與管理成效。利用豐富的檔案資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)健前行，但現(xiàn)階段的檔案安全管理工作中還存在一定的不足，需要充分利用現(xiàn)代信息時(shí)代的科技特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行有效改善。

一、檔案歸檔工作概述

檔案歸檔工作應(yīng)從整理檔案開始，以件為單位進(jìn)行文件歸檔操作，一般情況下每份文件為一件；為確保紙質(zhì)文件的長久保留，要將原始文件上的金屬釘拆掉；將文件裝入軟卷皮之后，為其編寫頁碼；頁碼編寫完成后，要對(duì)文件加蓋歸檔章，并填寫歸檔章；最后一步即是依據(jù)文件屬性進(jìn)行歸檔文件目錄的有效編制。

在進(jìn)行歸檔工作的過程中，應(yīng)遵循統(tǒng)一管理原則，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，保證歸檔文件的完整與準(zhǔn)確，確保能夠依據(jù)歸檔目錄準(zhǔn)確的找到文件。另外，應(yīng)區(qū)分開歸檔文件的保存價(jià)值進(jìn)行分類整理與立卷，整理與立卷工作需要相關(guān)文書部門與業(yè)務(wù)部門遵照檔案管理制度進(jìn)行。針對(duì)利用率較高的文件，可整理兩份進(jìn)行歸檔，歸檔過程眼嚴(yán)格遵循檔案材料歸檔規(guī)定，嚴(yán)禁采用復(fù)寫紙、純藍(lán)墨水、圓珠筆鉛筆等進(jìn)行材料歸檔，只能使用碳素或黑墨水進(jìn)行所需書寫操作。

對(duì)于不懂的文件檔案類型，其歸檔范圍也有所差異，對(duì)于文書檔案的歸檔范圍，要通過對(duì)歸檔單位或部門的基本職能、歷年歸檔狀況以及主要業(yè)務(wù)流程的分析，才能進(jìn)一步擬定出基本歸檔范圍與內(nèi)容，歸檔范圍初步確定之后，還應(yīng)將其反饋到相關(guān)歸檔部門當(dāng)中進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)簽字后形成最終歸檔范圍；對(duì)于科學(xué)技術(shù)的相關(guān)研究檔案的歸檔范圍，應(yīng)遵照科研項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行確定；對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的檔案范圍，需要建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行確定；對(duì)于儀器設(shè)備的相關(guān)檔案范圍，應(yīng)按照其引進(jìn)與購置計(jì)劃進(jìn)行確定，并將與儀器設(shè)備關(guān)系密切的文件資料進(jìn)行歸檔；聲像檔案與榮譽(yù)檔案的歸檔范圍，可依據(jù)《大事記》進(jìn)行有效確定。

二、檔案歸檔工作中存在的問題分析

（一）管理人員問題

多數(shù)企業(yè)與單位當(dāng)中，對(duì)于檔案歸檔工作的重視程度不夠，從而忽視了對(duì)檔案管理人員安全管理意識(shí)與專業(yè)技能的有效培養(yǎng)。在檔案管理這一崗位上，缺乏專職的管理人員，對(duì)《檔案法》認(rèn)識(shí)與掌握程度不夠，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)作用。管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠，導(dǎo)致檔案歸檔工作緊緊停留在文件收集；管理過程未能嚴(yán)格依照系統(tǒng)的流程規(guī)程，造成檔案丟失等現(xiàn)象極為普遍，嚴(yán)重浪費(fèi)了檔案資源。加之現(xiàn)階段檔案管理崗位人員流動(dòng)性較大，且工作人員缺乏積極主動(dòng)意識(shí)，十分不利于檔案的持續(xù)歸檔與系統(tǒng)管理。

（二）管理制度問題

由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案歸檔工作十分松散，存在大量檔案資料未能及時(shí)的進(jìn)行鑒定、整理、分類、歸檔等等，僅僅做到了簡單的存放，這是缺乏管理制度約束的重要體現(xiàn)。檔案歸檔工作未能嚴(yán)格遵循歸檔流程，導(dǎo)致檔案歸檔混亂，造成后期查找工作的不便，降低檔案資源的利用率。歸檔工作缺乏制度管理，同時(shí)也會(huì)制約企業(yè)整體管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、檔案安全管理對(duì)策分析

（一）提升管理人員保密意識(shí)

檔案安全及時(shí)有效保護(hù)了企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密，對(duì)企業(yè)發(fā)展決策的有效開展具有重要意義，因此，應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)在意識(shí)形態(tài)上重視檔案安全管理工作，提升檔案安全與自我保護(hù)意識(shí)，對(duì)檔案室設(shè)置嚴(yán)格的準(zhǔn)入權(quán)限，非檔案管理人員不得入內(nèi)；進(jìn)而對(duì)檔案管理人員的薪資水平與綜合素質(zhì)培訓(xùn)予以重視，提升管理人員對(duì)企業(yè)的忠誠度，提升其保密意識(shí)[1]。其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)做好對(duì)應(yīng)對(duì)突發(fā)檔案事件的思想與行動(dòng)準(zhǔn)備，在日常管理工作當(dāng)中，完善檔案安全防范與保護(hù)制度，達(dá)到強(qiáng)化安全管理的工作效果。

（二）完善檔案管理保護(hù)機(jī)制

檔案是承載企業(yè)內(nèi)部信息的重要介質(zhì)，檔案保存不當(dāng)，會(huì)造成嚴(yán)重的企業(yè)損失，針對(duì)不同檔案類型，可制定不同的保護(hù)措施。對(duì)于紙質(zhì)檔案這種易受環(huán)境影響的檔案類型，應(yīng)對(duì)其保存環(huán)境進(jìn)行充分考量，首先，應(yīng)保證濕度與溫度符合紙張保存的要求，防止紙質(zhì)檔案過度老化編制，可適當(dāng)采用現(xiàn)代科技，對(duì)檔案庫的溫度與濕度進(jìn)行有效調(diào)控，延長紙質(zhì)檔案壽命，一般來說，適宜紙張保存的溫度在14-18℃之間。另外，光源也是影響紙質(zhì)檔案的重要因素，由于紙質(zhì)成分不同，致使其對(duì)抗光的強(qiáng)弱也存在一定差異，現(xiàn)代紙質(zhì)的中的纖維純度極大的影響了其耐光性，在紫外線、紅外線以及光氧化的影響下，紙張容易褪色、老化、發(fā)粘，因此，應(yīng)采取避光的處理措施，將紙質(zhì)檔案存放至暗處進(jìn)行保護(hù)。

對(duì)于電子檔案，由于其復(fù)制性較強(qiáng)，在遇到突發(fā)事件時(shí)，絕大多數(shù)檔案都可以通過數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)找回。但在進(jìn)行電子檔案錄入的過程中應(yīng)著重注意，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，確保電子檔案的完整性，以維護(hù)相關(guān)檔案資源的應(yīng)用價(jià)值；電子檔案的軟件產(chǎn)品源程序與文本的一致性也是重點(diǎn)管理內(nèi)容[2]。在進(jìn)行電子檔案的獲取與檢查的過程中，應(yīng)重視對(duì)其載體的病毒檢查工作，完善建立信息系統(tǒng)防護(hù)墻，設(shè)置管理與檔案訪問、獲取權(quán)限，并為其建立備份與恢復(fù)系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理保護(hù)機(jī)制在電子檔案在線管理中的有效應(yīng)用，進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全管理工作。

結(jié)束語：綜上所述，對(duì)檔案歸檔問題與檔案安全管理工作的相關(guān)研究，有利于提升相關(guān)企業(yè)或單位對(duì)檔案安全管理工作的重視程度。通過檔案安全管理工作的順利實(shí)施，能夠推動(dòng)檔案歸檔工作規(guī)范化的進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)，保障檔案管理質(zhì)量，完善檔案安全管理工作制度，進(jìn)而提升檔案利用率。因此，在未來檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)重視對(duì)檔案歸檔工作的規(guī)范化管理，不斷提升檔案安全管理水平，充分利用檔案資源推動(dòng)企業(yè)的正向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王魯生.新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，08：109.[2017-09-14].

[2]王建宇.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].蘭臺(tái)世界，2011，24：63-64.[2017-09-14].