檔案管理中電子文件的存儲技術探析

易艷紅

摘 要：為了保證檔案管理工作的質量，應認識到檔案電子存儲技術的優勢以及先進性，并能結合檔案管理工作的需要以及電子存儲技術的特點，制定相應的電子檔案存儲技術應用方案。本文就檔案管理方面電子文件類型的存儲技術進行了分析。關鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲在檔案管理領域的變革發展中，電子檔案存儲技術已經逐漸取代了紙質類型檔案存儲模式。和紙媒介的檔案存儲相對比，電子信息檔案在儲存管理便捷性、保存時間長度、傳輸效率等方面都有突出的優勢。1 電子信息檔案存儲現狀1.1 未能夠有效的進行歸檔處理我國企業在二十世紀九十年代的時候，使用的就是軟盤進行企業信息的存儲，之后又出現了光盤和計算機硬盤，這樣電子文件的存儲載體就取得了迅速的進步，文件的內容主要是日常的工作活動，除此之外，還有著源程序代碼和技術性文件，有些文件也沒有進行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關的企業文件放入硬盤和軟盤內，這樣文件在日積月累的過程中，就會出現泛濫成災的現象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會出現一系列混亂的現象。從存檔上來看，電子文件也沒有經過專業的質量審查，從技術上來看，沒有任何的時效性和正確性，文件也就出現了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現歸檔性的問題。1.2 版本管理存在著不足之處在科研產品在研究和開發的過程中，會產生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對本單位和上級的機關產生的文件進行管理之外，還有很多的項目文件進行管理。但是現在有很多的科研開發檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個部門的開發人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規的程序進行收集，導致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運行的過程中，如果文件存儲的程序出現了一系列的問題，這時就需要進行正常到維護，但是如果在本企業電子文件的保存上并沒有及時的存檔，因此極容易出現重復更正的問題，這樣就會出現人力和財力上的極大浪費，對系統的運行也是極為不利的。2 電子檔案信息存儲技術2.1 對儲存環境的管理電子檔案類型的信息儲存管理當中，需要能根據電子檔案存儲模式以及類型進行專門的管理，尤其要注意電子檔案信息的儲存環境。目前一些電子檔案的儲存部門在對電子檔案進行儲存管理的已經發展成了專門儲存體系，有專門的設備以及專門的房間用作電子檔案的儲存。這種集成化、先進化的儲存設備增加檔案信息儲存容量以及管理效率的同時，也對設備運行環境標準有相應的要求，如果設備運行環境不符合相應的要求，則可能導致設備出現故障。尤其是在儲存設備高速運行的時候，設備溫度會有所增加，這時需要通過采用溫度調節的方式保持設備良好運狀態。目前對于存儲設備運行環境的管理當中，通常會從運行環境溫度、設備運行環境濕度等方面進行調節。在對環境條件進行調節的時候通常會使用機房專業配套的空調設備進行調節，避免存儲設備運行出現故障。在這個階段要注意到機房專屬設備的特殊性，由于存儲設備需要全天連續運轉，因此也需要設備能在連續運轉方面有良好的穩定性，避免設備的正常運行受到影響。2.2 儲存技術的優化要按照國家關于檔案管理的規定進行電子當納的存儲，根據相關的原則在存儲的過程中，將軟盤中的文件轉移到光盤內，這樣便于對文件的版本進行有效的管理。在存儲方式上的轉移主要是針對長期儲存來說的，因為軟盤和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經常出現操作失誤的現象，如果不經常更換就會導致文件出現損壞，無法復原。而且在使用的時候，常常會出現誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發還能保證存儲技術的革新。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數據的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網絡數據也增加。而且數據在存放的時候，有選擇性。從而使數據在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉，實現文件高效率傳輸。2.3 科學的電子方案存儲管理在將電子檔案管理技術融入到現代檔案存儲管理中的時候，要能在利用電子檔案管理先進性的同時做好電子檔案安全管理，這樣才能保證電子類型檔案文件存儲管理技術的運用效果。首先，要做好電子檔案信息轉化方面的工作，讓電子存儲技術真正的被落實到電子文件的管理當中。要將電子信息檔案管理模式落實到現代檔案管理當中，在對檔案信息進行采集、歸類的時候采用信息化的模式，通過這種信息化類型的管理工作起點推動檔案管理存儲電子化發展。而在現代的檔案信息存儲管理當中，除了要能在新檔案信息管理中運行用電子存儲技術外，還要能過去老舊檔案信息轉化成新型電子檔案文件，這樣才能真正意義上落實電子類型的檔案信息存儲。其次，還要在運用電子檔案存儲的階段做好網絡安全管理。現代檔案信息為了能實現管理效率以及運用方便性的提升，會將電子檔案存儲設備接入到網絡當中，但這種運行模式在方便了檔案信息管理、推動了檔案信息傳播效率提升的同時，也給檔案信息化管理帶來了隱患。目前黑客的網絡入侵技術也在增強，由于電子檔案當中含有較多的珍貴資料文件，因此在對電子類型檔案文件進行存儲管理的時候，也可能受到網絡入侵，影響電子檔案的安全性。因此在現代的檔案信息存儲技術中包含對于檔案信息的安全防護，要能在電子檔案體系中構建安全防護體系，從而起到對網絡入侵的有效攔截，避免損失進一步擴大。另外，在對入侵進行安全防護的時候還要做好內部檢查工作。一些電子病毒潛伏在數據庫中長達數月甚至是數年，一旦病毒被激活就會威脅到檔案信息的安全性。因此要定期對電子檔案以及數據庫進行安全檢查。3 結束語電子類型的檔案信息管理模式是對過去紙質類型檔案管理模式的變革，推動了檔案信息管理在質量以及效率方面的發展。在目前電子類型信息檔案的發展仍存在不足，需要工作者能從檔案管理設備方面以及檔案管理人員專業性方面不斷優化，實現管理工作的全面提升。參考文獻[1]王守亮.檔案管理中電子文件的存儲技術分析[J].科學與財富，2017（8）.[2]方昀，楊安榮，宗琳.電子文件長期保存技術需求研究[J].檔案學研究，2016（1）：96-100.[3]周成龍.長期保存視角下電子檔案的格式管理[J].蘭臺世界，2017（s1）：146-147.[4]侯鑫.淺析電子檔案與紙質檔案在保管上的差異比較及電子檔案的安全管理[J].魅力中國，2016（45）.