基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下關(guān)于智慧檔案館的檔案實體管理相關(guān)研究

摘 要： 21世紀(jì)是信息技術(shù)高速發(fā)展的全新時代，隨著物聯(lián)網(wǎng)、云存儲、大數(shù)據(jù)、智慧檔案館等新型信息技術(shù)在社會中的深入應(yīng)用與全面推廣，傳統(tǒng)檔案館運行模式正面臨著巨大沖擊，為了提高檔案實體管理水平，運用新型信息技術(shù)推動檔案館管理模式轉(zhuǎn)型升級，向著智慧化方向邁進就成為了檔案館管理的未來發(fā)展方向。本文主要對基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理模式進行了探究，旨在提高檔案館日常管理水平，為檔案館智能化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞： 物聯(lián)網(wǎng)；智慧檔案館；檔案實體管理

前言

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中明確指出“要以持續(xù)推進國家數(shù)字檔案館建設(shè)為工作目標(biāo)”。在國家檔案局和各檔案管理部門的積極努力下，智慧檔案館進入了人們的視野。智慧檔案館是建立在物聯(lián)網(wǎng)、云存儲、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，集海量檔案資源、檔案信息高效感知、處理和泛服務(wù)于一體的全新虛擬檔案館。智慧檔案館的建立解決了傳統(tǒng)檔案館管理模式下存在的數(shù)據(jù)鴻溝和圍欄問題，實現(xiàn)了館與館和各部門之間的有機結(jié)合，提供了全民檔案共享的新時代檔案管理服務(wù)。

1 傳統(tǒng)檔案實體管理模式

1980s前，檔案實體管理和維護技術(shù)相對簡單，主要采用手工方式進行檔案整理、利用、查閱等工作，而檔案保護則多采用化學(xué)和物理技術(shù)，包括利用生石灰對檔案庫房進行濕度控制等內(nèi)容。隨著我國檔案信息管理技術(shù)的進步與發(fā)展，當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)多針對虛擬信息實施信息傳遞，而檔案實體本身難以完成指令接受和發(fā)送工作，致使虛擬信息無法通過有效路徑及時反饋給相對應(yīng)的檔案實體，一旦出現(xiàn)檔案丟失情況，檔案館信息管理系統(tǒng)通常無法及時獲知。同時在當(dāng)前檔案借閱管理中多依賴于檔案分類擺放完成實體定位借閱操作，然而經(jīng)過頻繁的查詢和歸還環(huán)節(jié)后，極易發(fā)生檔案擺放錯位問題，從而給檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

2 基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理模式

2.1設(shè)置電子標(biāo)簽實現(xiàn)檔案鏈接

引入物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)后，可對全部檔案實體進行電子標(biāo)簽設(shè)置，促使其具備傳感能力，從而改善傳統(tǒng)檔案信息管理各個系統(tǒng)之間缺乏有效溝通渠道的困境。同時物聯(lián)網(wǎng)體系中的各個節(jié)點均具備獨立查詢地址的功能，因此工作人員利用預(yù)設(shè)程序，經(jīng)過傳感節(jié)點植入等方式即可實現(xiàn)對各個檔案實體的高效感知，實現(xiàn)各檔案館檔案信息之間的無縫對接，有助于構(gòu)建檔案資源共享體系，收獲檔案實體準(zhǔn)確定位、快速查閱、導(dǎo)航索取的最佳管理效果。例如，杭州市近年來致力于打造以“杭州市電子文件中心”為基礎(chǔ)，實現(xiàn)全市電子文件系統(tǒng)統(tǒng)一和規(guī)范管理的智慧檔案館建設(shè)項目。該項目立足于物聯(lián)網(wǎng)、電子計算機、移動互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，通過檔案管理與信息技術(shù)的高效結(jié)合，為全城民眾提供個性化檔案管理服務(wù)。截至目前為止，杭州市智慧檔案館項目基本已完成全市電子文件系統(tǒng)統(tǒng)一管理與長久保存的兩項基本不標(biāo)，在后續(xù)建設(shè)中將啟動以杭州市全部檔案信息資源為核心，通過各政務(wù)信息平臺與各連接區(qū)、縣等市級機關(guān)單位，構(gòu)建橫向交互式綜合檔案館項目，為社會民眾提供跨管查詢檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)全市各類檔案信息資源的集中整合與分享利用。

2.2利用讀寫設(shè)備完成檔案監(jiān)管

在為每一份實體檔案設(shè)置電子標(biāo)簽時，標(biāo)簽上包含有該檔案題名、內(nèi)容、存儲位置等相關(guān)信息，檔案管理者可借助讀寫設(shè)備對檔案館內(nèi)各存儲架上密集排列的檔案進行系統(tǒng)性盤查和掃描工作，高效檢測各檔案狀態(tài)，并將經(jīng)掃描后獲取到的信息內(nèi)容與信息管理系統(tǒng)中預(yù)存的內(nèi)容進行實時對比和更新，一旦發(fā)現(xiàn)檔案錯位或丟失情況可立即予以糾正，從而提高檔案館檔案管理工作效率和信息監(jiān)管準(zhǔn)確性。以廣東移動公司為例，其充分接住了廣東無線城市發(fā)展優(yōu)勢，在經(jīng)歷了集中管理、價值管理、信息管理和知識管理等管理階段后，提出全面實行企業(yè)智慧管理，要求不斷建立健全智能化檔案管理信息系統(tǒng)，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案和實體檔案的高效統(tǒng)計、分析、整理、保管、鑒別、檢索等多功能自主程序化管理效果，完成對檔案信息內(nèi)容的全面安全管控，確保檔案信息的完整性、真實性和有效性。

2.3通過信息系統(tǒng)進行實體借閱

物聯(lián)網(wǎng)背景下，用戶可直接通過信息管理系統(tǒng)對檔案目錄進行檢索，再經(jīng)嵌入式傳感器節(jié)點直接導(dǎo)航索取與之相對應(yīng)的檔案實體，獲取檔案物理方位即可達成實體借閱目標(biāo)。同時由于基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的每一份檔案都附有專門的電子標(biāo)簽，促使用戶在進行檔案實體借閱時也可通過檔案實體的檔案號、題名等信息快速檢索到檔案方位，并且該電子標(biāo)簽會將借閱人和借閱次數(shù)等檔案相關(guān)信息自動錄入到信息管理系統(tǒng)當(dāng)中來，有助于后續(xù)檔案統(tǒng)計工作的快捷完成。比如，廣東移動公司為手機用戶提供了便捷式“一站查詢”服務(wù)，在廣州無線城市建立基礎(chǔ)上，采用Silverlight等先進信息技術(shù)，提高檔案信息傳輸速率和共享程度，同時構(gòu)建手機門戶客戶端體驗平臺，為檔案管理者和檔案用戶提供手機查詢檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)了檔案信息的高效利用效果。

2.4借助安防系統(tǒng)實施安全管理

在檔案實體管理工作中，受困于檔案資源無法再生特性的干擾，傳統(tǒng)檔案管理工作要求檔案存儲庫房必須符合相關(guān)的環(huán)境安全要求，而在物聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上構(gòu)建的信息智慧檔案館可將館內(nèi)所含有的全部檔案資源，均納入至安全防護體系當(dāng)中來，形成統(tǒng)一、高效的安全管理平臺。這是因為隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展，管理人員可在電子標(biāo)簽的傳感器節(jié)點上增設(shè)更加強大的感知功能，提高檔案實體對周圍光線、濕度、溫度等環(huán)境信息的感知力，促使安全管理平臺根據(jù)預(yù)設(shè)程序?qū)n案實體發(fā)出的傳感信息進行庫房溫度、濕度等環(huán)境條件的智能化實時調(diào)控。譬如，當(dāng)檔案實體位于濕度和溫度不適宜環(huán)境時，電子標(biāo)簽上附帶的傳感節(jié)點可自動向系統(tǒng)管理節(jié)點傳遞提醒信號，安全管理系統(tǒng)根據(jù)信號內(nèi)容可采取相應(yīng)的措施及時消除檔案安全隱患，減少檔案實體脆化、霉變風(fēng)險。同時管理平臺還可通過視頻監(jiān)控和傳感器節(jié)點等系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案實體的全方位安管監(jiān)控，一旦檔案未經(jīng)授權(quán)發(fā)生出庫情況，庫房傳感探測器即可及時向檔案管理人員發(fā)出電子郵件、手機短信等警報信息，提高檔案庫房安全管理水平。

3 總結(jié)

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)今的檔案信息收集、整理、借閱和管理需求，為了探索更加高效的檔案實體管理方法，本文對傳統(tǒng)檔案實體管理模式進行了解析，重點探索了基于物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理模式，從而為檔案實體智能化、高效化、安全化管理工作提供借鑒。

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作者簡介：李迎紅，女，1971年出生，山東棲霞人，助理館員，研究方向：檔案管理。