加強企業(yè)檔案管理信息化的探索與實踐

賀劍萍

摘要：檔案信息化管理是科學技術發(fā)展的必然趨勢，也是衡量一個單位管理水平的一個重要尺度。檔案管理信息化是當今計算機技術靈活應用在在檔案管理工作中，所謂信息化就是把傳統(tǒng)的紙介質的檔案信息通過電子計算機將其轉換成數(shù)字信息進行管理，檔案信息化管理是科學技術發(fā)展的必然趨勢，也是衡量一個單位管理水平的一個重要尺度。企業(yè)要跟上時代的步伐，在市場經(jīng)濟的大潮中立于不敗之地，就必需實行檔案信息化管理。

關鍵詞：技術發(fā)展；自動化檢索；檔案管理信息化； 工作效率；社會效益

當今檔案信息化管理，是在檔案信息資源的保存、處置、管理和提供利用等活動中，將充分運用現(xiàn)代的計算機技術和磁介質存貯技術，這樣能將檔案信息工作效率和社會效益有效提高。隨著廣泛應用的計算機技術及日益普及辦公自動化的，檔案管理信息化逐漸成為當今檔案管理面臨的新課題。一個企業(yè)檔案工作開展的順利與否，能否適應檔案信息科學技術發(fā)展，跟上檔案信息化建設的步伐，已成為企業(yè)檔案工作的成敗的關鍵，本文根據(jù)單位檔案信息化方面的實際情況，簡單闡述了作者對檔案管理信息化工作比較粗淺的認識。

一、主要內容

（一）數(shù)字化的檔案信息

檔案管理信息化的基礎是檔案信息的數(shù)字化，其它環(huán)節(jié)都建立在檔案信息數(shù)字化的基礎之上。我們常用的檔案的管理主要是以紙質檔案管理為主，對于信息化的管理要求把這些紙介質的信息轉變?yōu)閿?shù)字化信息。一方面為了方便通過計算機直接管理，我們需要把傳統(tǒng)的檔案通過電子掃描轉化為數(shù)字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我們可以實行無紙化辦公，需要存檔的文件及材料都以電子版的形式為主，確保今后在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。

（二）檔案信息的網(wǎng)絡化應用

傳統(tǒng)的檔案服務主要采用面對面的形式，即服務對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)。這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實現(xiàn)以網(wǎng)絡為基礎的信息化管理以后，借閱者可通過網(wǎng)絡提交申請，管理人員通過網(wǎng)絡審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象無疑帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然會使工作效率和檔案的利用率大大提高。

（三）檔案的自動化檢索

在以往的檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，走進閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息其效率必然是很低的。有時還無法找到所需的檔案資料，既費時又費工。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫中進行檢索數(shù)據(jù)，其效率及速度是傳統(tǒng)檢索工具不能達到的。另外還可以在基于Web 方式的網(wǎng)絡服務器上建立這種自動化檢索方式，用戶通過網(wǎng)絡檢索即快捷又方便。

二、檔案管理信息化面臨的問題

檔案管理信息化發(fā)展與建設涉及到檔案管理人員的基本素質、企業(yè)的管理水平及企業(yè)的資金投入等多方面的問題，我們在檔案管理信息工作上要做到統(tǒng)籌兼顧、全面考慮。

（一）檔案管理人員的技術培訓

檔案人員素質的高低與否直接影響到檔案管理信息化的管理水平，檔案信息管理的不斷完善及優(yōu)化的過程，也是檔案管理人員技術水平提高的過程。檔案管理人員的素質是做好檔案信息化建設工作的最重要的因素之一。我們要實現(xiàn)檔案信息的科學化、規(guī)范化必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，通過培訓學習使他們掌握檔案信息的新知識、新技能，以滿足工作的要求。計算機技術在檔案領域的成功應用是檔案信息化管理的核心。所以，對于檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術，還必須熟練掌握電子計算機技術，必須學會把現(xiàn)代化手段應用于檔案信息管理實踐中。檔案信息化建設需要有業(yè)務熟練、精干的技術隊伍作后盾。

（二）領導的高度重視

對于實現(xiàn)檔案信息化管理需要企業(yè)最高領導的重視，同意在資金、設備、人員等方面大力支持檔案信息化建設的工作，并把檔案信息化管理工作，納入本企業(yè)的重點工作范圍內，從各方面關心檔案信息化工作的進程。對于主管檔案工作的領導也要負責任，對于日常的工作開展要常問，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出工作要求、布置任務，指導檔案部門按照規(guī)定開展工作，工作中出現(xiàn)的困難及存在和問題及時幫助協(xié)調解決。只有領導重視，才能提高全員意識，把檔案信息化建設各方面的工作真正落到實處。

（三）基礎設施建設

基礎設施建設是加快檔案信息化建設進程關鍵，而軟硬件設施是實現(xiàn)檔案信息化建設的基本條件，是檔案信息資源電子化轉換及信息存貯和開發(fā)利用的基礎所在。這就要求企業(yè)投入足夠的資金購置必要的計算機硬件設備和應用軟件，同時配套的網(wǎng)絡建設也是必不可少的。這樣才能為檔案信息的轉換、傳輸和資源共享提供必要的基礎設施保障。

（四）各項規(guī)章制度和標準規(guī)范的建立

檔案信息化建設的重要基礎是規(guī)章制度和標準規(guī)范的完整。對于檔案管理工作我們要廣泛采用適應信息化的新規(guī)章、新標準。另一方面要根據(jù)本單位的實際情況制定出適合自己單位檔案信息化管理的規(guī)章制度，包括我們主張推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計算機管理和檔案檢索，以及庫房的管理等。要將這些新的規(guī)章制度建設置于企業(yè)發(fā)展的大背景之下研究，不斷的審查、完善原有規(guī)章制度，使我們建立的規(guī)章制度能夠適應形勢發(fā)展和工作的需要。

（五）新舊管理方式的轉變

檔案信息化管理的推行，存在一個由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉變的過程，在該過程中要始終保證我們日常檔案管理工作的正常開展，不因為工作過渡出現(xiàn)影響檔案的保存和利用發(fā)生。在過渡階段采取雙軌制是較為合適的方法，在一定時間內同時存在兩種管理模式，直到新的模式能能夠正常取代舊的模式。

（六）檔案資源的安全問題

對于實行檔案信息化管理過程中存在各種安全的問題。首先是軟、硬件的安全，比如記錄檔案存貯介質的安全性及相關軟件系統(tǒng)的可靠性等。再就是檔案信息管理方面的安全，即檔案信息通過不同方式被外界獲得等。對于前一種安全問題我們可以通過技術手段來解決，比如設計檔案管理系統(tǒng)時充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個重要的指標，光盤備份異地存放等。后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責任心和防范意識，嚴格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，避免因檔案管理人員失誤而導致機密信息的泄漏。

三、結語

檔案信息化的建設，促使經(jīng)濟效益和社會效益是明顯的。首先是檔案轉換成電子文檔后，不僅可以大大提高查閱效率，按規(guī)定銷毀部份紙質文檔后還大大節(jié)省了存貯空間，從而有效地解決了長期以來令人頭痛的檔案脹庫問題。檔案信息化管理是科學技術發(fā)展的必然趨勢，也是衡量一個單位管理水平的一個重要尺度。企業(yè)要跟上時代的步伐，在市場經(jīng)濟的大潮中立于不敗之地，就必需實行檔案信息化管理。

參考文獻

[1]信息化時代下檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展探討[J]. 任思忞. 人力資源管理. 2017（07）

（作者單位：勝利石油管理局有限公司供水分公司）