關于加強物業檔案管理工作的思考

【摘要】隨著我國城鎮化步伐的不斷加快，房地產業迅猛發展，物業管理企業也飛速增加。如何實現物業管理的專業化、規范物業服務行為、提高物業管理水平、提升群眾的居住滿意度，促進社會穩定，物業檔案的管理將起到不可或缺的作用，這也是物業管理部門應該高度重視的問題。

【關鍵詞】物業檔案管理

1、加強物業檔案管理工作的必要性

物業管理作為一個新興行業，工作對象涉及千家萬戶，管理水平的高低不止是衡量城市管理水平的重要標志，對于改善人民群眾的工作和生活環境、擴大就業、維護社會穩定還將發揮越來越重要的作用。

物業檔案管理作為物業管理的重要組成部分，是企業開展正常經營和服務活動的原始記錄，主要包括：物業管轄范圍內人員基礎信息、物業資產登記檔案、物業運行記錄檔案、物業維修記錄檔案、物業服務記錄檔案、物業信用檔案記錄、物業公司行政管理檔案等。對各種物業管理行為產生的材料做到及時的收集、整理、歸檔和利用以及進行規范化、科學化的管理，不但是維護企業合法權益的法律憑證，而且是提升企業管理水平的重要參謀；不但是企業信用的真實再現，而且是評估物業服務質量和效果的重要參考；同時還為各種投訴和糾紛的處理提供最直接的依據。總之，加強物業檔案的管理，對規范物業管理行為、提高物業服務質量、密切與服務對象的關系、提升企業形象和城市管理水平的作用是不言而喻的。

2、當前物業檔案管理存在的問題

由于物業管理覆蓋面的不斷擴大，行業規模發展迅猛，但物業管理水平卻參差不齊，物業檔案的管理更是薄弱環節甚至是空白。主要表現在以下幾個方面。

2.1檔案管理意識薄弱

物管企業對物管檔案重視程度不夠，認為檔案管理不但不能為企業創造經濟效益，而且會增加企業成本，浪費人力物力。在此思想支配下，對檔案管理的投入不夠，管理制度也形同虛設。

2.2檔案材料不完整

由于檔案意識差，物業企業在工作開展過程中，大都只注重具體工作的落實，并不在意企業經營活動中形成的各類資料進行收集、歸檔和保存，導致檔案材料質量不高、內容單一。

2.3檔案管理方式落后

一是無專門檔案管理場所，檔案大都與辦公室混在一起，檔案管理要求的防火、防蟲、防濕、防霉、防鼠、防盜等設施更無從談起；二是檔案資料散亂存放，大都未按要求進行整理，甚至連簡單的目錄都沒有；三是檔案管理信息化程度低，目前基本停留在紙質檔案，檔案的信息化、智能化程度低。

2.4檔案利用率低

物業檔案是在物業管理活動中產生，與人們的日常生活息息相關，在實際工作中，由于平時對檔案材料的收集不夠和管理不善，當工作需要查閱相應資料時既費時又費力，導致檔案利用率低，檔案的作用難以發揮。

2.5檔案管理人員素質不高

物業公司的檔案管理人員大都是兼任，檔案管理的專業性程度較低，對檔案收集、整理、歸檔、保管等方面的業務了解不透徹，很多時候將檔案存放入檔案盒中就了事，很少對檔案信息進行深層次的研究和開發，導致檔案管理水平低。截止2018年底，我市共有物管企業239家，但沒有一家有專職和專業的檔案管理工作人員。

3、加強物業檔案管理工作的措施

3.1提高對物業檔案工作的認識

物業管理企業的檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業的發展需要，在觀念、體制機制、管理方面進行創新。物管企業領導要提高認識，加強領導，將物業檔案工作與日常工作開展相結合，同其他工作一樣進行考核和獎懲；物業管理主管部門要督促物管企業建立健全各項檔案工作管理制度，并將物業檔案管理納入物業管理服務的等級標準，將物業檔案管理工作作為物業企業考評的重要內容。

3.2建立健全檔案管理制度

一是配備檔案工作專門人員，專職檔案管理工作職責；二是明確檔案工作職責和任務，使涉及歸檔工作的各個方面都有章可循，有據可依，三是落實檔案管理專門場所，并按要求配齊相應設施；四是明確歸檔制度，要求相應部門工作人員在工作中形成的文件資料和各種憑證及時整理移交歸檔，檔案管理員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合；五是不斷豐富檔案內容，不斷拓寬檔案工作范圍，特別是對涉及企業生存和發展的核心信息資源要注意及時收集歸檔。

3.3創新檔案管理方式

一是規范傳統紙質檔案的管理。按檔案管理要求配備各類檔案所需設備，如：檔案保管柜、空調機、溫濕度計、滅火器、滅菌機、消毒柜等設施設備，確保防火、防蟲、防濕、防霉、防鼠、防盜，保持檔案整潔，確保檔案安全。二是加強檔案管理信息化建設。專門配備電腦及打印機、掃描儀、復印傳真一體機等現代化設備，建立數字檔案，實現房地產物業信息收集、整理、查詢、利用、管理的現代化，進一步完善電子檔案，充分利用計算機等現代化手段整理檔案，提高檔案的管理水平。

3.4注重檔案利用

檔案的開發利用是是檔案工作的最終目的，也是為業主利益、企業發展乃至為社會和諧穩定提供服務的直接手段。一是開展檔案信息咨詢，編制索引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，將收集到的檔案信息資料重新組合匯編，為用戶提供高效、快捷的服務。二是對重要的檔案及時備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用，確保檔案安全的同時得以充分利用。三是不斷創新服務理念和服務途徑，提高檔案利用的質量和水平，更好地發揮檔案的作用。

3.5提升人員素質

一是選配素質好、責任心強、做事仔細踏實的同志從事檔案管理工作。二是對檔案管理人員進行專業培訓，定期不定期組織學習《物權法》、《檔案法》、《檔案工作條例》、《四川省物業管理條例》等法律法規和業務知識的學習，提高檔案管理人員的思想認識、業務能力和管理水平。三是用制度規范檔案管理工作人員的行為，用標準規范檔案移交、審核、整理、分類、歸檔、入庫等業務操作程序，明確各個環節的工作要求，切實做到職責分明、各司其責，確保檔案管理的規范運行，為業主利益保障、企業發展和社會和諧穩定發揮物業檔案的積極作用。

作者簡介：

陳潔（1965年10月），男，漢族，四川眉山人，中技學歷，檔案館員，單位：眉山市房地產服務中心，研究方向：物業檔案的管理。