新醫(yī)改背景下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策

劉瑩

[摘要] 隨著新醫(yī)改的推行，醫(yī)院的許多檔案信息都在隨之發(fā)生改變，利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，才能夠發(fā)揮出各類檔案信息的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。該文對醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并就新醫(yī)改背景下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改背景；醫(yī)院檔案管理；對策

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）06（b）-0047-02

新醫(yī)改的推行使得醫(yī)院的檔案管理工作越來越復(fù)雜，檔案的內(nèi)容逐漸豐富，種類逐漸增加。如果不加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，就會阻礙醫(yī)院整體管理水平的提升，檔案中的信息價(jià)值也無法體現(xiàn)出來。所以，為更好地適應(yīng)新醫(yī)改，醫(yī)院必須采用信息化的管理手段，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理。

1 問題分析

1.1 缺乏檔案管理意識

在醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作中，檔案管理一直不受重視。醫(yī)院主要將工作重心放在醫(yī)療學(xué)術(shù)研究、科研工作上，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為提高醫(yī)療水平才是最重要的。即使在檔案管理工作中投入大量的人力、物力、財(cái)力，也不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。因此，醫(yī)院不愿在檔案管理上投入過多的資金，使得醫(yī)院檔案缺乏完整性，對資料的收集也是斷斷續(xù)續(xù)的，沒有對檔案信息進(jìn)行充分的利用。另一方面，醫(yī)務(wù)人員的工作比較繁忙，沒有足夠的精力將工作中的所有信息都記錄下來，更沒有及時(shí)保存檔案。為減輕自己的工作負(fù)擔(dān)，醫(yī)務(wù)人員隨手放置檔案，沒有統(tǒng)一交到檔案室保管，使得檔案信息不完整、不準(zhǔn)確，對后續(xù)的查找和利用都會形成阻礙。

1.2 管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，無論是在檔案管理理論知識水平上，還是在管理技能上，都存在很大的差別，無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需要。比如，在醫(yī)院從事檔案管理的人員大都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，所掌握的檔案管理知識比較陳舊，知識面也比較窄。并且，在管理人員所掌握的知識中，很少涉及到現(xiàn)代化的管理手段，其知識結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代社會的發(fā)展不符。加上管理人員的學(xué)歷普遍較低，英語水平不高，使得醫(yī)院檔案管理工作效率低下，無法滿足新醫(yī)改的要求。另一方面，醫(yī)院不重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，使得管理人員的管理理念落后，不具備創(chuàng)新精神，無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

1.3 現(xiàn)代化管理水平低

許多醫(yī)院將檔案存放在一個(gè)比較狹小的空間內(nèi)，無法對檔案的類型進(jìn)行細(xì)分，在查找時(shí)非常不方便。并且，檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)都比較落后，制約著檔案管理工作的發(fā)展。比如，一些醫(yī)院還在使用很陳舊的計(jì)算機(jī)，僅僅通過Excel對檔案進(jìn)行分類管理，而沒有建立起專業(yè)的檔案管理信息平臺。當(dāng)需要對檔案進(jìn)行更新、修改、下架等操作時(shí)，往往需要花費(fèi)較多的時(shí)間才能找到檔案的具體位置，且計(jì)算機(jī)在檔案管理中基本只充當(dāng)檢索工具的角色，還有許多功能都沒有得到有效的利用。比如，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度非常快，能夠儲存大量的數(shù)據(jù)，具有很強(qiáng)的靈敏度等。但是，這些功能都沒有發(fā)揮出來，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。此外，檔案管理人員缺乏電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，對于電子檔案的貯存、計(jì)算機(jī)病毒的防治、信息安全管理等知識，都比較匱乏，這也是醫(yī)院檔案管理信息化水平低的重要原因。

1.4 管理職責(zé)不明確

醫(yī)院基本沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，只有一個(gè)檔案室，由于各種因素的限制，檔案室所管理的檔案只是醫(yī)院檔案的一部分，如文書、科技、會計(jì)等檔案，以及部分的實(shí)物、音像檔案。其他的檔案是由相關(guān)的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理的，比如，X線膠片檔案是由放射科管理的；病理切片檔案是由病理科管理的。于是，醫(yī)院的檔案管理是由多個(gè)部門共同完成的，各個(gè)部門的管理職責(zé)不明確，容易造成管理混亂的局面。例如，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理，包含醫(yī)療設(shè)備從計(jì)劃購買到報(bào)廢整個(gè)生命周期的資料。收集周期比較長，且是由不同的部門收集的，這就會增加設(shè)備檔案管理的難度。計(jì)劃采購的相關(guān)檔案資料部分由采購部門管理，部分由財(cái)務(wù)部門管理；而其維修相關(guān)資料則是由后勤部門管理的；與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)資料由技術(shù)部門管理；而其使用過程的相關(guān)情況資料，則是由使用科室保管。由于涉及到的部門多，又沒有一個(gè)組織者，所以每個(gè)部門的管理職責(zé)都沒有做出明確的規(guī)定，要收集或調(diào)用完整的醫(yī)療設(shè)備檔案非常困難。

2 對策分析

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院要重視檔案管理的法制宣傳和培訓(xùn)工作，讓醫(yī)院的全體員工都意識到檔案管理工作的重要性，積極主動地參與到檔案管理工作中。每位工作人員都要將檔案管理做為自己的工作內(nèi)容之一，在日常工作中要將工作內(nèi)容詳細(xì)記錄下來，并及時(shí)提交到檔案管理部門進(jìn)行歸檔，醫(yī)院的工作人員尤其是檔案管理人員，應(yīng)樹立起檔案管理為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)的工作理念。比如，在對新員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)時(shí)，要將檔案管理作為培訓(xùn)內(nèi)容之一，并在培訓(xùn)后對參加培訓(xùn)的人員盡心嚴(yán)格的考核。在醫(yī)院的周會、月會上，檔案管理部門要定期匯報(bào)檔案管理情況，以及檔案的動態(tài)收集情況。又如，對《檔案法》進(jìn)行宣傳，強(qiáng)化醫(yī)院工作人員檔案管理的法律意識，并組織不同形式的學(xué)習(xí)和宣傳活動，獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和其他醫(yī)務(wù)人員的支持，促使醫(yī)院檔案工作的順利開展。

2.2 提高管理人員素質(zhì)

要提高醫(yī)院檔案管理效率，就需要重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高管理人員的現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)對某醫(yī)院700名醫(yī)院工作人員進(jìn)行的調(diào)查來看，包括440名醫(yī)師、60名護(hù)士、120名行政人員、70名醫(yī)技、10名財(cái)務(wù)人員，其對文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計(jì)信息、病案信息、資源共享信息、診斷標(biāo)準(zhǔn)治療方案信息、其他信息的需求量分別為40%、18.89%、17.78%、8.89%、4.44%和10%。由此可見，僅僅在醫(yī)院內(nèi)部，不同的人員需要的信息各不相同。如果檔案管理人員的能力不足，就無法及時(shí)、高效的為各類人員檢索、提供有效信息。所以醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，鼓勵(lì)管理人員積極的參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過不同的培訓(xùn)方式，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，尤其要重視現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)。比如，電子檔案的制作、上傳、管理、備份、安全管理相關(guān)技術(shù)；光盤、磁盤、磁帶等異地備份技術(shù)。

2.3 提高管理信息化水平

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得各個(gè)領(lǐng)域的各項(xiàng)工作都變得更加輕松、高效，檔案的載體形式越來越多，尤其是電子檔案的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理面臨著巨大的沖擊。為更好地適應(yīng)新醫(yī)改的要求，醫(yī)院的檔案管理工作必須提高其管理的信息化水平，利用現(xiàn)代化技術(shù)促進(jìn)檔案管理效率的提升。因此，醫(yī)院要重視檔案管理軟件、系統(tǒng)的開發(fā)，利用網(wǎng)絡(luò)提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，并實(shí)現(xiàn)信息的高度共享。比如，建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，借助信息平臺的網(wǎng)絡(luò)資源，充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的集中統(tǒng)一管理、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全保護(hù)和綜合開發(fā)利用。系統(tǒng)總共包括7個(gè)模塊，分別為建立檔案庫、入庫流程管理、檔案庫檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案借閱、系統(tǒng)設(shè)置和APP自助。在此系統(tǒng)中，既可導(dǎo)入紙質(zhì)檔案，也可導(dǎo)入電子檔案，通過批量上傳的方式，可提高檔案收集效率。在系統(tǒng)中對權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制，任何一步操作都要經(jīng)過授權(quán)，有利于保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。在APP自助板塊，可通過移動終端，對檔案進(jìn)行鑒定、移交和接收處理，還能查看相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，用戶則能通過此模塊自助借閱檔案。

2.4 建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理工作要適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，還要適應(yīng)新醫(yī)改這個(gè)大環(huán)境。而醫(yī)院在發(fā)展過程中，主要是以病患的需要為導(dǎo)向的。所以，醫(yī)院要建立完善的檔案管理制度，形成能夠促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，并滿足病患需求的檔案管理體系。在檔案管理制度中，要對檔案管理人員的職責(zé)作出明確的規(guī)定，并完善崗位責(zé)任制，將檔案管理工作作為醫(yī)院綜合目標(biāo)之一。在對科室、檔案人員進(jìn)行考核時(shí)，要將檔案管理情況作為考核指標(biāo)，考核結(jié)果直接與其工資和績效掛鉤。醫(yī)院還要加大對檔案管理的監(jiān)督力度，定期組織檢查，以提高檔案管理工作者的工作熱情。比如，在對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理時(shí)，醫(yī)院要建立醫(yī)療設(shè)備采購、管理、維修、報(bào)廢等相關(guān)制度，并遵循誰負(fù)責(zé)誰保養(yǎng)的原則。針對比較精細(xì)和柜中的儀器，則由科室負(fù)責(zé)人、護(hù)士長或者安排專門的人進(jìn)行保管，定期保養(yǎng)、檢查，并將相關(guān)情況記錄下來。同時(shí)，醫(yī)院每個(gè)月會對油料設(shè)備的管理情況、設(shè)備檔案管理情況進(jìn)行檢查。如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)有問題存在，則及時(shí)反饋給臨床部門，以免其在不知情的情況下使用設(shè)備，出現(xiàn)問題。通過這樣的檔案管理方式，能夠確保醫(yī)療設(shè)備檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

綜上所述，在新醫(yī)改背景下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作有利于提高醫(yī)院的整體管理水平，提高檔案信息的使用價(jià)值。在實(shí)際的檔案管理工作中，醫(yī)院要通過宣傳、培訓(xùn)等方式，轉(zhuǎn)變職工檔案管理理念，提高檔案管理人員素質(zhì)及管理的現(xiàn)代化水平并建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理效率，促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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（收稿日期：2018-03-14）