醫院專業技術檔案管理系統的實踐及展望

張杰

[摘要] 經過建立具有極強的專業技能的檔案信息組織，將醫院員工的數據信息資料進行科學規范的監管，相關的信息化管理系統中就包括醫務護理、人事招聘調動、科研藥品采購、干部履歷收集等內容，具有極強的模塊維護及集成調閱兩種功能，高效從本質上將檔案數據資料使用效率低下、管理不集中、工作重復性強等現象規避，真正將檔案信息的協同共享管理方法落實到位，能夠為今后醫院領導決策和員工考核提供有效的參考數據。

[關鍵詞] 檔案信息系統；模塊化；展望

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）01（a）-0197-02

醫院組織創建的信息檔案管理系統（HTAMS）屬于醫院人力資源監管部門的重要構成要件。信息化檔案是通過醫院全部員工在長期的醫療工作過程中累積起來的數據資料，這當中包含相應的醫務護理、人事招聘調動、科研藥品采購、干部履歷收集等信息資料，是通過全部醫務人員的長期勞動獲取的，具有很高的醫學價值及相應的科學研究成果。以往的醫院檔案管理資料都是使用人工進行記錄、內容過于混亂，無法對整體的數據資料做出公正客觀的評價，給人才的選拔挖掘等形成嚴重的阻礙?，F階段醫院信息化建設的步伐在逐步加快，相應的人事制度改革方面也有很大的變動，使用建設信息化檔案資料管理系統來完善醫院工作業務管理工作具有極大的必要性，在醫院檔案資料制度的監管指引下，醫院的檔案監管體系變得更加規范及標準，能夠有效的達到醫療、教學及科研工作的需求。

1 現階段專業技術檔案管理存在問題

1.1 重視程度不高

就目前情況來說醫院對員工技術檔案管理工作缺乏重視力度，完全沒有從根本上察覺到員工檔案管理系統在醫院人事工作中發揮的重要作用。專業技術檔案主要是用來掌控員工的政治、工作及生活生命線，是醫院用來監管員工工作及規范員工行為的重要工具及手段，是醫院用來內部升干、選用人才的重要平臺，也是醫院用來培養后備人才、增強醫療品質的重要載體。但是因為醫院員工沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，與其相關的都很多檔案資料（相關證件、等級證書等）由其自行保管，通常都會處于比較無序零散的現象，由于自己比較粗心導致相關證件經常丟失，每次遇到職稱晉升和考試應聘需要使用時都要花費很多的時間和精力去整理檔案數據資料[1]。

1.2 管理缺乏規范、制度不健全

醫院專業檔案對員工工作過程中發生的相關變故經歷、晉級職稱、科研論文、執業范圍及相應的考核技術等信息進行連續性記載，就現階段來說醫院缺乏完備的規范機制來確保相關的檔案資料采集具有及時準確的特征，從而出現檔案資料不準確不具備真實性等現象，收集的渠道具有多樣性特征，因此造成嚴重的丟失情況。

1.3 管理部門較多、資料不能共享

相對來說，醫院員工的類型極富多樣性并且相應的崗位性質設置比較多，因為醫院里面醫務人員的工作跨度比較大，所以相應的檔案資料收集具有很大的挑戰性，通常情況下收集起來的相關信息資料都是由本科室部門自主管理，里面的涵蓋面也比較廣（工號、姓名、性別、年齡、參加工作時間等），很多工作都還停留在以往的Excel工具記載的原始資料狀態，關于醫生的職業技能等級、醫療績效考核、學會任職、外出會診等數據信息都交由醫務處采用手工填充，相應的護理人員就護士分級監管、工作履歷、考核等數據資料也是交由護理部采用手工填充[2]。醫院所有人員的論文發表情況、再深造、課題等數據信息均交給科教處采用手工填充。而相應的員工檔案管理資料都是由多部門科室進行管理無法進行匯總交流，因而導致數據資料信息無法實施共享，信息的整合程度、使用價值極為低下，導致醫院的工作效率嚴重下降。

1.4 信息無法傳遞、效益核算不準確

就目前情況來說，相應的人力資源信息通常都是由各科室采用手工方法實施數據傳送，不能從根本上和實際的人員調整保持一致。員工的信息變動無法和員工在臨床中的業務系統調節保持一致，進而給醫療人員在該科室中的臨床業務工作的匯報造成嚴重的制約，導致該科室的效益審核與計算工作無法有效得出落實。員工的上下班情況沒有辦法準確及時地傳送至人力資源部，人力資源無法在第一時間進行出勤情況核對并上報給財務進行薪酬核算。人力資源部也無法將臨床上醫護人員每天的工作量做到準確分析及掌握，對工作的全方位發展缺乏根本性的認知，不能對全部員工的績效審核提供有效的參考數據[3]。

2 專業技術檔案信息系統設計

將各種專業人員的技術檔案采集規整和相應的開發使用工作落實到位，對有效增強醫院的全方位管理工作開展具有無可替代的作用。蘇北人民醫院自2012年迄今為止，按照醫院的全方位監管要求，有效制定了較為專業的技術資料檔案系統。

2.1 系統的目的及原則

關于蘇北人民醫院所設計的檔案信息管理系統將高效管理作為中心論點，其宗旨就是遵循高效傳遞、標準穩定、操作簡單等，相應的操作原則就是遵從領導、全面參與、全方位協調合作、分環節見效果、數據資料導入和錄入相組合的模式。

2.2 系統結構

該系統所使用的就是在WEB應用基礎上的B/S方法，通常情況下都是依靠醫院自制的網絡平臺，在配置方面具有較強的稱可塑性和拓展性，調配起來比較方便。該系統所開發出的語言為C#，相關的后臺數據庫就是Oracle，能夠和醫院的全部系統的接口相連接，除比較簡單還具備較強的操作性特征。

2.3 系統模塊

①員工基礎檔案數據資料。這里面包含相應的基礎資料、教育程度、職業數據信息、任職信息、職位變更、工資增減情況、合同變動、考核情況、獎懲資料、相關等級證書、家庭人員組成情況等。員工的基礎信息資料就包含相應的（工號、姓名、性別、年齡、籍貫所在地、民族、身份證號碼、所獲學位、畢業院校時間、首次參加工作時間、工作性質、崗位類型、聯系方法等），除此之外還有相應的人事部門、考勤部門、就屬支部、電子郵箱、家庭住址等相應數據信息資料；和教育有關的就包含相應的工作履歷和教育經歷；職業信息里面還涵蓋相應的資格證書編號、執業證書編號還有醫生等級等；崗位職務就包含相應崗位變動和職務變更記載；合同變更就是在工作過程中對合同中相應信息的更改；考核情況就是記載相應的年度測評信息[4]。②醫療檔案方面。就包含相應的職業信息數據、體檢記載、職業醫生再深造和其他相應的學習機培訓機會。③醫生職業道德和干部履歷數據。采用相應的界面填充表格來填充醫生道德和干部履歷信息，并由系統自主生成醫生道德和干部履歷填充表。

3 專業技術檔案信息系統的實施效果

3.1 落實人員全面信息化管理

創建屬于全員職工的唯一可以使用的ID，并據此來創建相應的人力資源檔案信息數據資料管理系統，管理對象就面向全院的職工展開，通常情況下包含相應的（正式職工、再度聘用職工、進修醫生、研究生、實習醫生、工人），并將全部人員交給人力資源部門、醫務科、護士站、課教處等相關部門進行相應的分工合作。

3.2 降低提交資料的重復度

通常情況下作為相應的衛生部門醫院經常都要面臨上級衛生單位的突擊檢查，每次都需要收集很多的資料進行上交，醫院內部相應的監管部門也要花費大量的時間及精力去進行分門別類的整理；從另外一個角度來講當員工職稱晉級或者需要用到檔案信息資料的情況下也要向醫院的所有部門所要索手工資料。相應的技術檔案資料高效化運行，通過系統進行實時地全方位的信息調閱方法，有效增強了專業技術檔案管理的效率和品質[5]。

3.3 達到和臨床業務系統中人員基本信息的同步更新

在檔案平臺中使用同種手段維護全部人員的基本數據信息，就包含相應的（科室、職務、職稱）等，這樣全部的資料信息就可以在同段時間及時的更新到相應的PACS、HIS、LIS等臨床業務系統網站里面，經過對全部的資料信息進行有機整合再創造就能從根本上將人員信息無法統一、不能及時有效更新等導致的信息安全問題及相應的醫療隱患問題有效的規避。

4 專業技術檔案系統的展望

4.1 對員工檔案數據進行深入利用

對于相關網站系統的高效構建應該分層、分級的進行落實，就比如相應的職工績效考核KPI指標條例，最終使全部員工的績效考核數據資料以量化的形式呈現在大眾面前，為醫院職工評估、內部晉升、績效薪酬變革、獎金配置等工作供應有效的參考數據[6]。

4.2 達到和醫院會議考勤系統數據同步

應將醫院內部的相關學術講座的刷卡考勤記載和相應的參會記錄直接在技術檔案系統里面展現出來，并自動生成數據表格進行匯總分析。相關醫院專業檔案數據信息管理的終極目標為：能夠實現并有效將全部人員的資料信息集中統一管理，有效達到各個科室之間協同合作，較好完善有利用價值的數據信息，從根本上將醫院人力資源數據資料及信息無法共享、科室間管理較為混亂等問題解決，并創建全面客觀的檔案信息資料[7]。

[參考文獻]

[1] 熊含艷.從三級甲等醫院評審看衛生專業技術檔案管理[J].中華現代醫院管理雜志，2012.

[2] 李慈，栗蘊.浩瀚-機關檔案管理系統在附屬醫院臨床教學檔案管理中的實踐與探討[J].云南醫藥，2013（3）：258-260.

[3] 楊凝.“互聯網+”時代的醫院綜合檔案管理探討[J].科技創新導報，2016（18）：132-133.

[4] 李燕，熊長英.淺談醫院專業技術檔案的管理及利用[J].蘭臺世界，2011（s2）：58.

[5] 黎帶娣.淺談醫院檔案管理存在的問題和改革思路[C]//檔案管理與利用—方法技術實踐，2013.

[6] 李淑春.淺談醫院檔案工作中存在的問題與解決措施[J].蘭臺世界，2015（s5）：70.

[7] 李妙，姚遙.基于人性化理念的醫療質量考評體系[J].中國衛生質量管理，2010，17（5）：2-5.

（收稿日期：2017-11-09）