衛生監督檔案管理體會

陳董來

[摘要] 衛生監督檔案是衛生監督機構職能履行及管理活動開展的全面記錄，對這一檔案進行規范化的管理能夠促進衛生監督機構業務活動的順利開展，衛生監督檔案具有一定的社會性特點，其包含的內容是非常廣泛的，使得衛生監督檔案管理工作中還存在一些不足之處。該文對衛生監督檔案管理進行了探討，提出了一些管理改進的策略，希望能夠幫助提升衛生監督檔案管理的水平。

[關鍵詞] 衛生監督；檔案管理；體會

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）01（a）-0191-02

衛生監督工作與人民群眾的生活息息相關，現代社會衛生監督機構的職能正在進行不斷的調整和深化，這一機構所擔負的職責也是逐漸增加的，衛生監督檔案是對其工作中的各項業務以及執法活動的全面、真實的記錄[1]。衛生監督檔案管理工作在衛生監督部門的發展中是不可缺少的組成內容，管理人員需要根據衛生監督檔案管理中存在的一些問題進行分析，實現管理工作水平的不斷提升，更好的為人民群眾服務。

1 衛生監督檔案的概念及作用

衛生監督檔案是衛生監督機構在開展衛生監督、質量抽檢及行政稽查、行政許可、處罰、宣教等工作過程中所形成的信息資料，是對衛生監督機構進行的一系列管理活動的記錄，這些資料檔案的實用價值以及保存價值都是非常高的，還能夠督促衛生監督機構不斷的提升自身的工作質量水平[2]。

衛生監督檔案在衛生監督管理工作中的作用主要體現在幾個方面：①為執法管理人員提供工作上的依據，衛生監督管理工作的開展與老百姓的生活與健康關系是非常密切的[3]。比如對公共場所以及生活飲用水、醫療衛生、傳染病與消毒管理等監督都是與人們日常的生活有關的內容，在市場的運營過程中如果出現了危害人們的健康權益的情況，執法人員就需要依據衛生監督的相關法律法規對市場運作中出現的問題進行監督與監測，對出現的違法行為進行處理與處罰，使得人們的健康權益得到保護。②為領導階層的決策提供依據。近年來衛生執法力度不斷增強，也提出了一系列行之有效的措施。這些措施的提出依靠的就是對大量衛生監督信息的借鑒，只有對這些信息檔案進行及時深入的研究分析，才能找到正確解決問題的辦法，真正實現監督執法力度的增強。③為修改衛生法律、法規提供數據依據。現代社會發展迅速，新的衛生監管問題也層出不窮，原有的衛生法律、法規內容還需要不斷地進行改進完善以適應新時期的需求，為了與時俱進，就需要在原有的基礎上進行科學的修改。

2 衛生監督檔案的收集途徑

衛生監督方面的報表上報制度已經日趨成熟，比如醫療衛生報表、傳染病報表等等，各個縣、市的衛生部門也都形成了按時逐級上報的制度，這樣基層單位的詳細全面的數據信息就能夠及時的被獲得了[4]。而那些上級反饋的各省的報表以及全國匯總報表等也需要及時的進行立卷歸宗，這樣衛生監督機構不僅能夠掌握詳細的縱向情況也能了解橫向的情況了，信息來源的深度與廣度都得到了拓展。上級下達的各種信息材料，比如重大自然災害或者疫情爆發等的突發事件的材料，需要及時地根據標準要求進行歸卷。這些材料能夠在領導決策的過程中提供必要的參考，同時衛生技術人員也可以在實際工作中借鑒這些資料，做到工作有章可循、有法可依。為了能夠第一時間獲得有價值的資料，衛生監督部門除了要正常開展業務監管工作外，還需要積極的參與到各種社會活動之中，比如每年舉行的各個衛生主題宣傳日活動和到社區、廠區開展的專題講座互動等。通過這些不同類型的社會實踐活動的開展，能獲取第一手的資料，對其進行匯總歸檔，使得衛生監督檔案得以更加充實完整。

3 衛生監督檔案管理工作的現狀分析

3.1 檔案管理缺乏有效的應用

衛生監督機構工作開展的時間比較短，工作業務很多還不成熟，它主要承擔著衛生行業的監督、許可、處罰等方面的工作，在促進社會穩定、健康發展道路上發揮著重要的積極作用[5]。衛生監督工作涉及的工作范圍是非常廣的，與市場上的各行各業都有或多或少的關聯。這樣所產生的衛生監督檔案的種類也就非常多樣化了，給實際的衛生監督檔案管理工作增加了難度。當前相關機構之中專業的衛生監督檔案管理人員還是比較缺少的，管理工作的發展還不夠規范化、專業化。這無疑降低了衛生監督檔案管理的效用。一些檔案還存在不完整的情況。雖然國家、省、市檔案部門都有設置檔案管理辦法、規定等，但行業內的檔案管理仍缺乏統一性，在很多情況下都會出現信息歸檔不及時或者信息遺漏等的問題，這對衛生監督檔案管理的整體效益的提升都是非常不利的。

3.2 衛生監督檔案管理信息化水平不高

現代社會信息技術不斷發展，信息化也已經成為了各個行業的發展不可缺少的一部分。在衛生監督檔案管理工作中，信息化、網絡化的技術手段也有了非常廣泛的應用，一定程度上提升了檔案管理工作的效率[6]。但是實際上衛生監督檔案管理科室的計算機操作技能以及軟件開發等方面的水平還有待提高，檔案管理的載體仍然比較單一化，大部分的資料信息都是通過檔案的形式進行記錄保存的，智能化的檔案管理手段不足，還須要加快開發應用。

3.3 衛生監督檔案管理期限不規范

由于衛生監督工作的性質決定了衛生監督檔案包含的范圍是比較廣泛的，資料多樣化的特點非常明顯，各種各樣的資料信息管理起來非常龐雜，而因為工作場所、工作類型的影響衛生監督檔案資料本身的差異也是很大的，一些資料信息只在短時間之內具有使用價值，而有的資料信息則需要長時間的進行保存，而當前的衛生監督檔案的期限管理還不規范，管理缺乏統一性，各類檔案不斷累積，反而降低了檔案資料的利用率，而衛生監督檔案的記錄方式以及歸檔方式上的不規范，也大大降低了衛生監督管理工作的效率。

4 衛生監督檔案管理的完善策略

4.1 提高衛生監督檔案管理的工作水平

在具體的衛生監督檔案管理工作的開展中，相關的檔案管理人員需要對這一工作有充分的重視，全面認識到衛生監督檔案所具備的使用價值，根據單位內的實際情況，設立專門的檔案管理辦公室，同時由專門的檔案管理人員負責，對單位內檔案資料的收集、整理、歸檔等工作進行認真的處理[7]。另外，還需要對相關的管理制度進行進一步的明確與細化，使得管理人員都能明確自身工作的職責，實行責任化的管理模式，實現衛生監督檔案不同門類及載體的統一管理，管理人員則主要負責對檔案進行收集、整理、保管等工作，還包括有檢索軟件系統的編制及檔案利用服務等工作。在這些衛生監督檔案管理的基礎性工作的實施過程中，除了要配備足夠的專業檔案技術人員外，還需要注重的就是保證檔案資料收集的及時性與全面性，對有保密需要的檔案還應該根據保密制度進行嚴格的管理，防止檔案內容的外泄，增強檔案管理的安全性。

4.2 注重對衛生監督檔案的開發與利用

衛生監督檔案本身所具備的保存與使用價值都是比較大的，在衛生監督檔案管理過程中需要注重對這些檔案資料進行綜合性的開發與利用，以便能夠實現其價值的最大化[8]。衛生監督管理機構需要制定一套科學完善的檔案利用機制，對檔案具體的利用范圍以及利用程序等進行明確規定，對單位內部的檔案利用工作給予鼓勵。管理部門還需要獲得檔案管理人員及相關業務人員的配合，積極展開衛生監督檔案的編研工作，從衛生監督管理機構的實際的職能活動出發，詳細編寫全宗介紹、基礎數字匯編、組織沿革、專題文件、大事件等的資料類型，使這些檔案資料能夠為衛生監督管理及衛生行政執法工作提供更多的幫助與借鑒。

4.3 促進衛生監督檔案管理的信息化發展

利用先進的信息網絡技術去進行衛生監督檔案的管理，不僅可以對各種檔案資料進行及時有效的匯編，使得衛生簡短檔案資料更加快速地收集起來，而且還能夠使衛生監督檔案的檢索利用效率得到提高。在衛生監督檔案管理信息化發展進程中，需要對檔案管理信息化內容的全面性提供保障，應該包含文書檔案、影音圖像資料、專業檔案等；傳統的檔案逐漸轉換為電子檔案的形式；在檔案的儲存上應選擇大容量的存儲設備，還應做好資料的備份。通過智能化的管理軟件實現檔案的實時查閱，并且要根據檔案標準要求，建立健全專業的信息化平臺，使得檔案的查詢檢索、編研能實現網絡化的發展。

5 結語

衛生監督機構承擔著醫療衛生、傳染病防治、飲水衛生、環境衛生、學校衛生等多方面的工作內容，每年產生的檔案數量非常多，且監督、管理專業分類也較復雜。為有效地保管和發揮衛生監督員工作成果的載體—檔案，衛生監督檔案管理工作就需要不斷探索與完善，從業務實際出發，尋找與衛生監督檔案性質更加符合的管理方法與策略，使衛生監督檔案獲得標準化、規范化、專業化的長足發展，促進衛生監督機構工作質量的不斷提升。

[參考文獻]

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[6] 周蕓麗，董保福，張艷.中西醫結合治療早期先兆流產36例臨床觀察[J].中國民族民間醫藥，2016，25（2）：61-62.

[7] 李曉龍.探析醫療機構衛生監督檔案管理規范標準的制定與實施[J].科技創新導報，2015，12（5）：175-176.

[8] 韓春艷，孫自學，韓晶晶，等.中西醫結合治療先兆流產70例臨床觀察[J].中醫臨床研究，2014，6（32）：83-84.

（收稿日期：2017-11-04）