現(xiàn)代檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

牛雪玲

【摘要】20世紀(jì)90年代以來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作越來(lái)越重視，檔案事業(yè)的發(fā)展迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。無(wú)論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作者個(gè)人，都普遍認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路，符合現(xiàn)代化發(fā)展的需要。但是在實(shí)際檔案管理工作時(shí)，還存在各種各樣的問(wèn)題，針對(duì)這一現(xiàn)狀，應(yīng)積極發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題并及時(shí)解決。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代檔案管理；信息化建設(shè)；措施

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）缺乏現(xiàn)代化管理體系

在檔案管理工作實(shí)踐中，一般精力都在主營(yíng)業(yè)務(wù)上，不管在工作統(tǒng)籌還是資源調(diào)配方面，對(duì)檔案管理工作都缺乏足夠的重視，一般也很難建立起有效的管理體系，在人力和財(cái)力資源的配備上，也缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)性和實(shí)效性，如何構(gòu)建現(xiàn)代、信息化檔案管理體系，也直接關(guān)系到整個(gè)管理工作的水平。

（二）信息化管理仍存在缺陷

利用大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，能夠很好地提升檔案管理工作的針對(duì)性，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)分析與篩選，可以更好地找準(zhǔn)檔案管理工作的節(jié)點(diǎn)，對(duì)于提升檔案管理工作水平具有至關(guān)重要的意義。但是，在實(shí)踐中，檔案管理人員普遍對(duì)于信息技術(shù)缺乏足夠的重視，固守傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，無(wú)法發(fā)現(xiàn)工作環(huán)節(jié)存在的諸多問(wèn)題，制約了檔案管理總體工作效能的提升。

（三）檔案管理智能化水平不足

只有提升我國(guó)檔案管理水平，才能夠更好地助力檔案工作發(fā)展。這就說(shuō)明我國(guó)檔案管理工作離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，在開(kāi)展檔案管理的實(shí)踐中，由于缺乏科學(xué)的管理手段，很多單位檔案管理模式和手段較為落后，智能化水平較低，制約了檔案管理效能的提升。在檔案管理實(shí)踐中，涉及到大量的數(shù)據(jù)，如果不能引進(jìn)有效的信息管理系統(tǒng)，容易出現(xiàn)檔案管理漏洞和管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也難免存在管理效率低下的問(wèn)題。

二、加快檔案管理工作信息化建設(shè)的措施

（一）提高對(duì)檔案管理工作及信息化建設(shè)的重視度

在管理檔案工作的過(guò)程中，只有充分認(rèn)識(shí)到它的重要性，提高對(duì)它的重視度，才能更加快速地促進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展。信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作具有重要作用，信息化建設(shè)為檔案管理工作提供了便利，同時(shí)提高了效率，檔案管理工作的信息化會(huì)加快檔案管理人員素質(zhì)的提高。在這樣一個(gè)信息化技術(shù)日漸凸顯的時(shí)代，信息化已影響了我們大部分的工作生活，我們只有提高對(duì)它的重視度，提倡使用信息化的檔案管理，才能更好地順應(yīng)信息化時(shí)代的潮流，才能改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。

（二）開(kāi)發(fā)檔案管理工作辦公軟件

在檔案管理工作的過(guò)程中，有針對(duì)性地從事一些工作會(huì)使得這項(xiàng)工作取得更加明顯的效果。因?yàn)槟壳昂芏噢k公軟件就是因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)的針對(duì)性，導(dǎo)致很多的檔案管理工作不能更加有效地進(jìn)行，這就需要我們有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)一些可以通用的辦公軟件，使處于信息化時(shí)代的檔案管理工作可以更快地被數(shù)字化以及無(wú)紙化辦公所取代，讓目前的檔案管理工作可以被信息化的工作方式所取代。更重要的是，信息化的發(fā)展是時(shí)代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的潮流，檔案管理工作也必須順應(yīng)歷史的發(fā)展。

（三）幫助檔案管理人員適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展

在信息化建設(shè)的進(jìn)行中，不僅僅只是技術(shù)和設(shè)備在進(jìn)行革新，需要進(jìn)行變革的還有檔案管理人員的技術(shù)水平以及素質(zhì)。檔案管理工作人員，作為檔案管理信息化建設(shè)變革的承受者，只有不斷地增強(qiáng)自己適應(yīng)變革的能力，提高自己本身的工作水平以及自身的素質(zhì)后，才能更好地適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展需要。而且，這也需要領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)的人員采取相關(guān)的措施提高檔案管理人員的適應(yīng)能力，去促進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展節(jié)奏。

（四）不斷完善和規(guī)范檔案管理制度

參照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，企事業(yè)單位根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)，不斷完善和規(guī)范檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案管理工作職責(zé)和分工，實(shí)行專(zhuān)人定期檢查，保證制度的落實(shí)。同時(shí)，對(duì)檔案管理責(zé)任和目標(biāo)進(jìn)行工作細(xì)化，落實(shí)工作責(zé)任制，誰(shuí)出問(wèn)題誰(shuí)負(fù)責(zé)。在檔案資料收集時(shí)和存儲(chǔ)時(shí)，對(duì)不同信息和價(jià)值的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，確保檔案管理針對(duì)性強(qiáng)。此外，還要加強(qiáng)檔案管理的安全防范意識(shí)，保證單位和個(gè)人信息的隱私，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改和完善，逐步提高檔案管理工作效率。

（五）提高檔案管理人員的水平和能力

檔案管理信息化建設(shè)需要相應(yīng)的管理人員，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，及時(shí)提高工作人員的水平和能力。首先，要注重檔案信息化建設(shè)的理論知識(shí)培訓(xùn)，做好相關(guān)操作軟件的在崗學(xué)習(xí)，對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，對(duì)于考核不合格的進(jìn)行重新培訓(xùn)。其次，積極引入專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員，及時(shí)進(jìn)行人員調(diào)整，對(duì)尸位素餐者及時(shí)淘汰，對(duì)優(yōu)秀職工進(jìn)行鼓勵(lì)。最后，加強(qiáng)本單位檔案管理人員和外界的交流，不斷學(xué)習(xí)和更新檔案管理理念，從而逐步提高檔案管理信息化建設(shè)的水平。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，信息化建設(shè)工作的重要性不斷凸顯，對(duì)于提升檔案管理效率、保障檔案安全都具有積極意義。在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要找準(zhǔn)工作節(jié)點(diǎn)，不斷優(yōu)化工作體系和流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，提升檔案管理綜合水平。

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