淺析如何提高基層水利檔案的歸檔效率與質量

黃艷碧

【摘要】在水利事業發展蓬勃的今天，基層水利部門的工程也相應增多，從中小型電排站工程到小型農水設施改造工程不一而足。與此同時，基層水利工程檔案的關注度仍舊偏低。本文以基層水利檔案管理員的角度從監管制度的完善、健全機制的建立、業務水平的提高等方面探討如何提高基層水利工程檔案歸檔效率與歸檔質量。

【關鍵詞】基層水利；工程檔案；效率；質量

一、水利工程檔案的定義

水利建設項目是國家基層設施建設的重要組成部分，直接關系到社會民生，對經濟發展和社會穩定有著不可小覷的作用。其所形成的檔案文件囊括項目規劃設計、招投標、項目實施與管理運行等各個階段的方方面面，即使基層小型農水設施改造項目亦是麻雀雖小五臟俱全。

水利工程檔案從高處落筆，是地區水利事業發展的軌跡，是地方水利發展規劃的歷史依據；從小處落筆，則是項目從孕育到生長，再到成熟的一種真實記錄，是項目運行管理的元數據，是項目質量評定、質量追責等的憑證。

二、水利工程檔案的特點

水利工程檔案的特點一般表現為形成周期長、涉及科目繁多、科技與文書檔案并行，且兼備水利項目自身的特點。尤其是水利工程規模越大，其歷時越長（涉及征地拆遷、青苗補償、屬地村居配合度、資金到位情況以及是否與其他工程交錯實施等因素）———這種檔案形成周期的不確定性在很大程度上影響了檔案資料的原始性、真實性、完整性。

三、基層水利工程檔案歸檔現狀

基層水利項目往往是小型農水設施改造、內澇黑點整治等更貼近民生的項目，數量較多且普遍規模較小，也因此，基層水利檔案很容易被忽略，除了“三不足”（即相關負責人重視不足、人員不足、經費不足）外，監管制度不完善、相關機制未建立、檔案管理員業務水平參差不齊的現象普遍存在。隨著工程項目問責制與終身制的進一步落實，這種情況也得到了較大的改善。

四、提高水利工程檔案歸檔效率和歸檔質量

在改善這“三不足”的同時，我們可以從以下三個方面著手提高水利工程檔案的歸檔效率和歸檔質量。

（一）完善監管制度，有據可依

1.完善行業主管對基層檔案室的監管

完善區一級的檔案館（局）對鎮街基層檔案室的監管制度，加大對基層檔案的關注，定期巡查、加強溝通、適當指導。這在一定程度上凸顯了行業主管部門對基層檔案室的重視與關注，同時也體現了檔案工作的重要性，從而促使基層部門對檔案管理予以足夠的重視與支持。另一方面，督查基層檔案資料歸檔情況，深入了解各事業單位檔案管理現狀，為日后制訂有針對性的檔案管理培訓提供參考依據。

2.建立同級的不同機構的監管制度

以目前我鎮實施的每年工程項目績效抽查為例，通過鎮街審計部門對各建設單位上一年度支出款項的項目以一定比例系數抽查項目檔案資料的方式，反向督促基層水利工程資料歸檔效率與歸檔質量。

3.建立靈活的檔案室管理制度

基層檔案室可根據工作實際，在確保檔案安全的前提下，先行制定出切合實際的、可操作性強的管理制度，而非照搬區常規的檔案室管理要求。隨著檔案管理的日益完善再對原管理制度進行適當更新與完善，使檔案管理制度更貼合工作實際，讓管理制度活起來。

（二）建立健全機制，有章可循

建立健全機制，規范各參建單位的源頭項目資料的收集、整理、歸檔工作，才能在提高檔案資料的歸檔效率的同時，確保水利工程檔案資料的原始性、真實性、系統性、完整性。

1.建立“四納入、三參與、二約束、一寫入”機制

“四納入”即水利工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入工程管理計劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關領導和工程人員崗位職責；納入經濟責任制。

“三參與”即檔案管理員參與設備開箱；參與各單位工程驗收、項目完工及竣工驗收；參與項目技改鑒定。

“二約束”即對重點建設項目竣工驗收各參建單位前必須提供完整的、符合規范的檔案資料，并做好檔案驗收工作，否則不予以驗收；對項目各參建單位前必須提供完整的、符合規范的檔案資料，否則不支付工程款項或不退還質保金。

“一寫入”即明確規模水利工程項目的檔案管理規范和要求，并將其內容寫入合同條款，確保大中小型水利工程項目的檔案管理均能得到足夠的重視。

2.建立項目實施前檔案編制要求講解機制

在工程項目實施前，組織監理、施工等參建單位說明工程檔案資料的編制要求、歸檔規范等，并提供相關的水利工程檔案歸檔參考資料。事前明確各參建單位的歸檔要求，加強項目實施期間工程資料整理的溝通，提高資料歸檔質量，確保各參建單位能按時按質按量移交符合規范的檔案資料。

（三）提高業務水平，有才可靠

1.加強培訓，打造復合型人才

（1）檔案崗位培訓

佛山市每年定期舉辦面向基層企事業單位的檔案崗位培訓，檔案管理員可根據實際需要選擇培訓。

（2）水利專業檔案培訓

增加有明確指向性的檔案培訓。筆者從事基層水利工程檔案管理8年，只接受過一次廣東省水利廳舉辦的針對水利工程檔案管理的培訓。市水務局、省水利廳可聯合市檔案局等定期籌辦針對工程項目或者針對水利工程的檔案管理培訓。

（3）水利知識普及

水利工程檔案其特點之一就是水利專業性，因而檔案管理人員在提高檔案管理業務水平的同時，也需要增加自身水利專業知識，做一個復合型人才，以便整理水利工程資料時對資料的真實性、原始性具有一定的分辨力。

2.交流、參觀與學習

通過行業主管部門提供的檔案培訓班、網上論壇等平臺，增加同行間的交流與相互學習；通過參觀上一級檔案館、同一系統不同部門間檔案室，學習新精神新理念新方法，他山之石可以攻玉，走出去，領回來。

五、總結

綜上所述，要做好基層水利工程檔案，除了要充分認識檔案管理的重要性、改變“三不足”的現狀外，還可以從完善監管制度、建立健全機制、提高檔案員業務水平等方面入手提高檔案管理的歸檔效率和歸檔質量，從而完善基礎水利工程項目的檔案庫，為地方水利事業勾勒軌跡，并為其發展提供歷史參考依據。

參考文獻

[1]蔣清芳，王江濤.淺談如何提高水利工程檔案管理的質量[J].建筑工程技術與設計，2014（24）.

[2]鄒鐵民.如何提高水利水電檔案管理的科學性[J].辦公室業務，2016（11）：120.