如何構建“科學 規范 高效 共享”的學籍管理體系

盧愛軍

[摘 要] “十九大”報告提出“大力發展職業教育，弘揚勞模精神和工匠精神”。隨著職業院校學生生源結構的多元化以及現代化管理手段的發展，依據當今高校以人為本、依法治校的辦學理念，傳統滯后的學籍管理模式已不能適應高職院校辦學需要。從學院學籍管理現狀分析入手，為高校學籍管理工作提出建設性意見。

[關 鍵 詞] 學籍管理體系；高校；以人為本

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）21-0190-02

學籍管理為動態過程，內容構建具有多元化、多層次、多方面特點，是政策性、責任性比較強的一項工作，更是一項嚴肅的工作，受到廣大師生和家長的關注，因此搞好學籍管理，對維護我院良好的教學秩序，具有重要的現實意義。我院是北京市政府批準、教育部備案的全日制高等職業學院，“一院四區”辦學格局下設園藝等八系一部。學院開設普通高職專業40個，全日制在籍學生4000余名，157個教學班。面對招生形式多樣性和生源結構的復雜性，學籍管理工作有一定的復雜性和艱巨性。隨著我院領導重視力度的提升，教務處學籍管理人員在共同努力下，終于使我院學籍管理工作呈現出健康、持續、穩定的發展狀態。我們在工作中堅持做到以下幾個方面。

一、制度建設落實處

（一）完善建設體系，細化管理環節，保障管理過程穩定性

隨著2017年教育部高校學生管理41號令的出臺，2018年北京市教委關于高校學生轉學工作、學生學籍信息修改等一系列細則出臺，我院針對原有的學生學籍管理規定進行了修改、更新與完善。

1.建立健全學籍管理制度，用科學完善的制度規范管理，做到有章可循，有法可依。

2.學籍管理過程規范化，現代高等職業教育學籍管理工作，應強調嚴格管理的同時創造一種寬松的環境，發揮學生的聰明才智與主觀能動性。在管理過程中服務學生，通過學籍管理激勵學生，培養學生的創新精神及創造能力，促進學生成長。

3.學籍檔案管理規范化。首先確保紙質檔案、電子檔案、教育部學信網上信息一致性。其次確保檔案資料的完整性、連續性、準確性、真實性。使用統一規范的檔案盒存放，對檔案資料及時收集整理、建表建冊、分類歸檔、及時移交存檔。

（二）層層把關，打好“控流保學”攻堅戰

休學及退學手續辦理程序中加強資格審核及過程審批制度。必須由學生本人及家長提出申請，系部審查同意，教務處審核，學院辦公會議審核通過后，最終由教務處辦理手續。對于未辦理任何離校手續，就離開學校的流動生，學校需協助班主任為家長以及學生作思想指導工作，告知兩者將手續辦理完整。若學生休學期滿，學院應告知復學學生信息，并將詳細資料做好存檔。

（三）工作靈活性，保障學籍審核工作高效

1.確保學信網學籍庫真實、準確。對于新生注冊、畢業生注冊和學年注冊三大注冊工作，加強過程管理，樹立“學生自己對自己負責，老師對學生負責”的責任意識。新生信息上報前要求學生本人進行確認簽字，上報完成后要求學生在學信網二次查看，畢業備案信息班主任及學生第三次確認簽字。通過三次老師與學生確認來保證學籍庫的真實、準確與穩定。

2.及時處理學生學籍異動，完成即時上報。每學期期初輔導員網上完成本班到校名單的確認，根據每學期期末考試的缺考再次確認在校學生情況，時時關注未到校學生動態。加強系部溝通，對問題學生及時預警并進行學籍處理。

（四）重視工作細節，保障學生符合畢業要求

學歷注冊方式為電子注冊，學歷注冊針對即將畢業的學生，為其畢業資格進行審核，為學生做出“畢業”“結業”標志，在電子注冊過程中需對學生學歷進行嚴格管理，使人才市場工作具有真實性。嚴格按照教學計劃對學生的畢業資格進行審核。同時，由教務處統籌安排，做好畢業答辯、補考等相關工作。

在學生電子注冊后，對學生信息進行全面整理。如需本人簽字部分，必須監督本人完成簽字工作，學院學籍管理人員應做好監督，保障學生所填寫信息具有準確性、可靠性。經過幾年實踐后，我校建立數據操作管理體系，保障學籍管理符合預期電子注冊目標。

（五）健全管理機構，形成一支穩定、高素質的管理隊伍

我院學生管理體系為二級管理體系，教學管理依舊采取“大教務”管理方式，其內容為學籍管理以及教學管理工作皆由教務處全權負責。學籍管理為我院教務處工作核心環節，對于學籍管理隊伍，學院領導更是從政策上給予全方位保障。（1）完善學籍管理隊伍建設，從人員編制、學歷水平，確保學籍管理隊伍的年輕化、專業化。（2）為學籍管理人員提供更多的外出學習與培訓機會，使學籍管理工作人員綜合素質進一步提升，并強化學籍管理工作人員服務意識以及業務能力。（3）增加學校培訓力度，在一定時間內組織教學管理人員、教學秘書等進行學習、交流，并對相關文獻進行分析，使管理水平進一步提升，最終使我院學籍管理工作朝先進化、規范化方向發展。

二、科學管理推動效果提升

學籍管理工作是保證學院教學秩序正常運行的基礎，也是保障學生利益的根本，所以學籍管理工作應堅持以人為本、規范管理。我院學生人數較多，生源較廣，學生一般會分布在四個校區及多個教學系部中，所以學生學籍具有較高復雜性，我院采取目標管理方式，將崗位職責進一步細化，使責任落實到個人，分工更加明確，工作井然有序，使工作效果更加理想。在學籍管理工作中主要采取的方式為：“六個一”。

（一）突出一個“早”字

在做任何事時應做到早準備、早動手、早爭取。在學籍管理過程中要求一年級班主任在第一次為學生注冊時，便將學生身份證、戶口本等詳細信息進行收集并做好備份。這種方式能夠在最早時間了解學生的具體情況，可以在學籍管理中掌握主動。實踐證明，只有做好充足準備才能使學籍管理工作順利開展，達到預期目標。

（二）做到一個“勤”字

我院學籍管理人員對學生資料文件以及學籍檔案應做到勤看、勤整理。若學生為特殊群體應在做好標注后做到勤溝通。并做好勤學習先進管理理念，將理念付諸行動，實現協調發展，提升個人職業能力。

（三）把握一個“細”字

學籍管理工作如上文所述較為復雜，所以在工作過程中存在較大困難，每一位學生都是從登記、建檔、畢業審核到最終的證書填寫發放，所以在工作中應當做到細致，保障工作符合實際，實現無差別管理。

（四）力求一個“準”字

收集學生各種數據資料對學院來講有重要作用，可以輔助教學管理、掌握教學動態等。所以，在學籍管理過程中應保證學生姓名、性別、出生日期等信息真實、有效。學籍管理工作不是小事，應力求精準，保障學校各項事務的有效開展。

（五）要求一個“嚴”字

在學生入學、考試、畢業等環節，學籍管理人員應做好監督、管理工作，這些工作也是學籍管理的核心工作，能夠貫穿學生入院到畢業的整個過程，在工作開展過程中，應當做到嚴格審核、細致管理、環環相扣、保障學生畢業質量以及保護學校聲譽。

（六）保證一個“齊”字

首先，應保證學籍檔案齊全，其次保證各種文件以及檔案材料明確分類，實現一體化管理。學籍管理工作不只貫穿學生的全部學習過程，并且會對學生畢業若干年產生影響。比如，在補辦學歷證明以及回復用人單位畢業證書是否具有真實性方面能夠成為有效證據。

三、以人為本人性管理

學籍管理工作屬于服務性質工作，在工作過程中應堅持以人為本原則，做到優質為學生服務、為教師服務、為社會服務。

（一）應用“學生學業學籍預警”制度

我院學籍管理工作已經從傳統“事后處理型”管理方式轉變為“事前、事中預防型”管理方式，若學生為“后進生”應做到早發現、早教育，若學生由于學習成績較差最終臨近留級或者在退學時應提前告知學生，對學生學習過程將面對的問題作出警示，充分將人性化管理融入學生管理中，使學生能夠及時發現問題。

（二）利用法律合法維權

伴隨著我國法律體系不斷完善，學生維權意識正在不斷提升。學院為保護學生的合法權益，成立了學生申訴委員會，由院級領導、教務處、系部負責人、教師、學生代表組成。通過申訴，給學生提供個人權益的平臺，將自己的觀點予以闡述。

（三）促進和諧，增進溝通

在做好學籍異動的同時，還要做好學生異動的善后工作，教務處負責聯系各系部主任，了解學生情況，并安排系部與家長溝通，做好家長及學生的思想工作，創新社會、學院、家庭三位一體的育人模式。

（四）完善未畢業學生的學籍管理工作

對完成教學計劃卻有成績不及格的學生，發放結業證書。這類學生在求職過程中，會面對較多實際問題，部分學生家長情緒較為激動，學生內心則是較為焦慮。我院一直堅持頂住壓力，保證所頒發的每一個證書具備真實性、嚴肅性。同時做好結業學生思想引導工作，積極提供教學條件，幫助學生備考。在結業后半年至一年內參加學院組織補考，成績合格后，及時換發畢業證書，并完成網上備案工作，學院和學生家庭矛盾逐漸消融，使學生焦慮情緒消除。

四、信息處理占先機

隨著我國教育工作不斷發展，學院管理信息化不斷加強，學籍管理手段信息化使工作效率進一步提升。我院于2007年引進使用教務網絡管理系統，系統包括資源、計劃、教材、排課、考試、成績、學籍、實踐教學、考評等管理子系統。通過系統，學生可隨時查詢個人學籍信息及學業狀態，教師可以看到下達的各類教學任務，同時，通過網絡管理系統完成學院各類數據采集的上報工作，及學生成績統計與分析等工作。通過幾年的實踐和不斷完善，現在各個子系統穩定運行，使我院信息處理能力以及速度進一步提升，實現學院資源共享，最終構建科學、嚴謹的學籍管理體系。

總之，學籍管理工作無小事，如出現差錯，嚴重的話可能會影響學生的一生。在這種理念的指引下，我覺得學生學籍學歷管理確保無誤是紅線，這就要求學籍工作人員要增強責任感，用細心、熱心、耐心、誠心克服任何艱辛，做到零差錯，將學生滿意作為檢驗我們工作好壞的最高標準。現代職業教育已經呈現出教育大眾化、現代化特點，所以我們應思考的問題還有很多，只有不斷實踐研究，不斷學習國內外先進經驗，并根據實際情況作出調整，才能使我院學籍管理水平登上一個又一個高峰。