高校學科檔案管理中存在的問題和對策

孫郁紅

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?學科檔案在高校學科建設中有重要的地位和作用。搞好高校學科檔案管理工作，要加強信息技術在管理中的應用，要健全管理制度，促進學科檔案主動服務于學科建設。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?高校;學科檔案;規范管理

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）27-0241-01

在高等學校學科建設和發展過程中，學科檔案的重要性毋庸置疑，做好學科檔案管理工作，促進管理規范化、有序化、使用便利化，能夠給高?？蒲泻蛯W科發展帶來重要的促進作用。本文試圖指出高校學科檔案管理中存在的問題，提出完善管理的對策建議，以最大限度地促進高校學科發展。

一、高校學科檔案管理的主要內容

高等學校學科建設發展過程中，與學科建設相關的活動與事項主要有科學研究、科研人事、教學活動、學生人事等，因此狹義的學科檔案包括學科科研成果與參考資料、科研人事檔案、教學活動檔案、人才培養成果檔案等，廣義的學科檔案還包括紀錄與本學科教學、科研相關的其他活動、物品所產生的文字、音像等材料，比如行政活動、固定資產、財務活動等涉及的記載材料。所有這些記載材料都需要進行規范有序的管理，便于在學科建設和人才培養過程中被查閱和利用。怎樣才算規范的管理？首先各個門類的材料必須齊全，其次分類要有序，再次保存的形式要便于二次利用，最后是要主動提供利用。

二、高校學科檔案管理存在的問題

（1）雖然領導有一定重視，但重視程度遠遠不夠，未能認識到學科檔案給學科發展帶來的促進作用。其實，規范的學科檔案管理可以以檔案資料為依托，承擔起學科建設中的全部文字材料工作，并為科研和教學活動提供歷史資料支撐。（2）管理人員配備不齊，素質不能適應規范管理的要求。由于領導不重視，學科檔案管理人員往往是身兼數職，對其素質要求也不高。管理人員對學科檔案管理工作也往往不重視，對配齊學科檔案材料等工作往往被動應付，缺乏主動提出意見的能力，對于為學科建設提供文字材料服務，更加沒有能力和精力應對。（3）學科檔案管理工作與學科建設脫節。主要表現在管理制度和管理機構的不規范、不完善;檔案管理只是被動的資料保管，有些甚至資料不全，缺乏為科研和教學的主動服務;不能利用檔案資料的便利性，為學科發展提供前瞻性的分析意見。這些問題，需要引起學校有關部門的重視，加以研究解決。

三、規范高校學科檔案管理的對策

（一）加強正確的檔案管理理念的塑造

學科檔案管理工作應當納入高等學校學科建設總體規劃中，加強指導和監督工作。在領導層面，要對學科檔案建設的重要性給予足夠的重視，也要加強一線學科工作人員對學科檔案管理重要性的認識，要增強他們對歸檔工作的積極性、主動性和創造性;并對一線科研人員進行檔案知識的普及，使其不但在學科檔案的積累上符合檔案管理規范，以便于相關資料歸檔的便利化，并且使他們對如何利用學科檔案有相當的認識，反過來給學科建設帶來好處。

（二）培育和配備適合現代學科建設的檔案管理人員

高校學科檔案資料的歸檔管理，首先需要一線管理人員要有相當的工作責任心;其次，管理人員要對學科建設的相關知識十分了解，熟悉學科建設全過程，對建設過程中需要的資料，對資料的構成、質量標準要有充分的認識;再次，管理人員要善于針對學科建設需求，根據檔案材料提供建設性的輔助材料，這就要求他們具備學科專業知識;第四，學科建設涉及多個環節，情況復雜，需要管理人員有相當的創新意識，能夠將所學知識創造性地應用于檔案管理工作中?？傊?，高校應加強以上學科檔案管理人才的培養和配備。

（三）構建規范完善的管理機構和制度

首先，完善的管理機構應該由自上而下的垂直管理系統組成，即校級有學科檔案管理的專門機構，來領導全校的檔案管理業務工作，而不能由校檔案室代管;各學院要有專門的學科檔案管理科，負責本院的學科檔案管理工作。其次，有效的管理機構需要由一套行之有效的管理制度來規范約束。要在信息資源利用、資料歸檔管理、庫房管理、對外服務管理上制定管理規范，做到有規可依。

（四）大力促進現代技術在學科檔案管理中的應用

要利用現代計算機技術，建立健全學科檔案智能化管理系統，特別是建立電子文本和紙質文件的聯系，檔案材料對學科建設的自動服務。智能高效的管理系統，將使管理效率大大提高，非常有利于學科的建設工作。

學科檔案管理工作在高等學校學科建設中具有重要地位。搞好高校學科檔案管理工作，需要結合學校學科建設工作，著眼于建立健全規范的工作制度，建設優質的學科檔案文本，建設便利高效的學科檔案管理信息系統，并積極促使學科檔案信息在科研、教學中得到充分利用，使學科檔案不是被動地被塵封，而是主動服務于學科建設。只有這樣，才能體現出學科檔案管理工作的價值。

參考文獻：

[1]何玉蘭.規范高校學科檔案管理的思考[J].中國市場，2018（12）：114-116.

[2]高月.關于高校學科檔案管理若干問題的思考[J].蘭臺世界，2014，427（5）：65-66.