如何做好新時期辦公室的行政工作

許靜

對于一個企業來說，辦公室作為一個綜合的全面的辦事機構，既擔負著執行調研智囊等宏觀管理職能，又擔負著文件起草督辦協調業務接待通訊收發及辦公用品采購發放等微觀服務任務，是一個企業承上啟下協調左右聯系內外樞紐。如果說，企業這一部機器，那么辦公室的設置相當于維持機器運轉的零部件。單獨零部件的運行情況、各個零部件之間的磨合情況，決定了企業這部機器的最終運轉情況。本人結合十三年的工作實際，就做好新時期的辦公室行政工作進行了一些思考。

一、充分認識辦公室工作的重要地位

從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，它擔負著日常的辦公室事務工作：文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作；辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管及采購以及相應制度的制定；盡管大多是瑣碎的事務、重復的服務，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價企事業單位的第一形象。

二、存在的問題和困難

（一）日常工作極為繁雜。辦公室獨有的工作性質、特殊的服務群體以及法律政策的動態性和變化性更增添了工作的艱巨性和繁雜性，工作經常加班加點，“白加黑”、“5+2”更是工作常態。

（二）工作激勵缺失。由于工作壓力大、任務重，辦公室的“幸福指數”相對比其他崗位要低很多，取得的成績又不像其他科室那么明顯。辦公室工作因其特殊性和艱苦性，很多工作人員并不是很樂意到這個崗位來，即使來了，由于長期高負荷工作也容易喪失主動性和積極性。

三、做好新時期辦公室工作的幾點思考

（一）開展有效的辦公人事方法

首先，多年以來，社會上流傳著辦公室“門難進、臉難看、事難辦”的說法，辦公室要堅持把樹立服務意識和奉獻精神，作為辦公室管理人員的基本素質和要求，把貫徹落實科學發展觀和以人為本的理念，與提高辦公室管理的服務質量密切結合起來，深入細致地把服務工作做細做實，向基層或一線員工展示機關勤政、廉政、為民的良好形象。

第二，從提高辦公室整體效率看，機關各業務部門只負責本業務系統的工作，而每一項工作的各個環節的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協調、處理、解決。成功的辦公室科員不僅要博得上司的信任與青睞，與各部門的同事相處，必須要有一定的個人魅力，才能確保與各部門之間擬定事項落實的最高工作效率，否則，有些相對協調性的工作，在新形勢下，如果處理不當，不能很好地協調好各類問題，就無法同共完成好任務或會產生事半功倍的效果。具體來看，辦公室要著力加強三個方面：

1.辦公室作為綜合協調部門，要有強化團隊觀念，記住辦公室工作“事無巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補自己之短，允許各方求同存異，保留不同意見，盡可能創造寬容和諧的氛圍，形成合力，努力做到協調同步、配合同步，學會依靠團隊的力量，集思廣益，信息共享，統籌兼顧，更好地完成自己本職工作，以確保決策能夠很好地貫徹執行，提高工作質量和效率。

2.把“一切服從大局，一切服務大局”作為工作的出發點和落腳點，小局工作與大局工作發生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局，局部服從整體，同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局工作的基礎和前提，矛盾產生時，必須顧全大局而忍辱負重，樹立良好的“窗口”形象，不應報有消極態度，為基層服務。

3.要有靈活的應變能力，從上到下，權責關系必須清楚，把握“度”，掌握分寸，積極諫言，當好潤滑劑，盡可能減少任務的重復和交錯問題的存在，促進辦公室的各項工作有序開展。

（二）做好新形勢下辦公室行政管理工作的關鍵

第一，要加強學習教育，不斷提高自身素質修養，提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強心理素質鍛煉和能力培養，不斷滿足新形勢下對辦公室的高標準和高要求的需求。

第二，從本職工作出發，不以個人愛好為取舍，培養廣泛的興趣，努力成為一個“多在手”，一個知識淵博的人，以適應工作需要。

第三，放高眼光，不斷創新，端正態度，不怕困難，不懼辛苦，扎實工作，在甘于奉獻精神的同時不繼積累經驗，為今后的發展打下堅實的基礎。

新的時代向我們提出了新的課題和挑戰，辦公室作為公司行政工作的中樞，責任重大，任務艱巨，我們只有清晰地認識辦公室的重要地位和職能作用，主動適應形勢變化，抓好行政工作重點，協調好各環節工作，才能不斷提升服務質量、有效發揮辦公室行政管理職能、更好地推動全局工作的順利開展。（作者單位為云南云鋁潤鑫鋁業有限公司）