如何做好新時期辦公室的行政工作

許靜

對于一個企業(yè)來說，辦公室作為一個綜合的全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行調(diào)研智囊等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草督辦協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)接待通訊收發(fā)及辦公用品采購發(fā)放等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個企業(yè)承上啟下協(xié)調(diào)左右聯(lián)系內(nèi)外樞紐。如果說，企業(yè)這一部機(jī)器，那么辦公室的設(shè)置相當(dāng)于維持機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)的零部件。單獨(dú)零部件的運(yùn)行情況、各個零部件之間的磨合情況，決定了企業(yè)這部機(jī)器的最終運(yùn)轉(zhuǎn)情況。本人結(jié)合十三年的工作實際，就做好新時期的辦公室行政工作進(jìn)行了一些思考。

一、充分認(rèn)識辦公室工作的重要地位

從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作：文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后工作；辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定；盡管大多是瑣碎的事務(wù)、重復(fù)的服務(wù)，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價企事業(yè)單位的第一形象。

二、存在的問題和困難

（一）日常工作極為繁雜。辦公室獨(dú)有的工作性質(zhì)、特殊的服務(wù)群體以及法律政策的動態(tài)性和變化性更增添了工作的艱巨性和繁雜性，工作經(jīng)常加班加點(diǎn)，“白加黑”、“5+2”更是工作常態(tài)。

（二）工作激勵缺失。由于工作壓力大、任務(wù)重，辦公室的“幸福指數(shù)”相對比其他崗位要低很多，取得的成績又不像其他科室那么明顯。辦公室工作因其特殊性和艱苦性，很多工作人員并不是很樂意到這個崗位來，即使來了，由于長期高負(fù)荷工作也容易喪失主動性和積極性。

三、做好新時期辦公室工作的幾點(diǎn)思考

（一）開展有效的辦公人事方法

首先，多年以來，社會上流傳著辦公室“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的說法，辦公室要堅持把樹立服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神，作為辦公室管理人員的基本素質(zhì)和要求，把貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀和以人為本的理念，與提高辦公室管理的服務(wù)質(zhì)量密切結(jié)合起來，深入細(xì)致地把服務(wù)工作做細(xì)做實，向基層或一線員工展示機(jī)關(guān)勤政、廉政、為民的良好形象。

第二，從提高辦公室整體效率看，機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項工作的各個環(huán)節(jié)的合理、準(zhǔn)確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。成功的辦公室科員不僅要博得上司的信任與青睞，與各部門的同事相處，必須要有一定的個人魅力，才能確保與各部門之間擬定事項落實的最高工作效率，否則，有些相對協(xié)調(diào)性的工作，在新形勢下，如果處理不當(dāng)，不能很好地協(xié)調(diào)好各類問題，就無法同共完成好任務(wù)或會產(chǎn)生事半功倍的效果。具體來看，辦公室要著力加強(qiáng)三個方面：

1.辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，要有強(qiáng)化團(tuán)隊觀念，記住辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補(bǔ)自己之短，允許各方求同存異，保留不同意見，盡可能創(chuàng)造寬容和諧的氛圍，形成合力，努力做到協(xié)調(diào)同步、配合同步，學(xué)會依靠團(tuán)隊的力量，集思廣益，信息共享，統(tǒng)籌兼顧，更好地完成自己本職工作，以確保決策能夠很好地貫徹執(zhí)行，提高工作質(zhì)量和效率。

2.把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局，局部服從整體，同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局工作的基礎(chǔ)和前提，矛盾產(chǎn)生時，必須顧全大局而忍辱負(fù)重，樹立良好的“窗口”形象，不應(yīng)報有消極態(tài)度，為基層服務(wù)。

3.要有靈活的應(yīng)變能力，從上到下，權(quán)責(zé)關(guān)系必須清楚，把握“度”，掌握分寸，積極諫言，當(dāng)好潤滑劑，盡可能減少任務(wù)的重復(fù)和交錯問題的存在，促進(jìn)辦公室的各項工作有序開展。

（二）做好新形勢下辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

第一，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，不斷提高自身素質(zhì)修養(yǎng)，提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強(qiáng)心理素質(zhì)鍛煉和能力培養(yǎng)，不斷滿足新形勢下對辦公室的高標(biāo)準(zhǔn)和高要求的需求。

第二，從本職工作出發(fā)，不以個人愛好為取舍，培養(yǎng)廣泛的興趣，努力成為一個“多在手”，一個知識淵博的人，以適應(yīng)工作需要。

第三，放高眼光，不斷創(chuàng)新，端正態(tài)度，不怕困難，不懼辛苦，扎實工作，在甘于奉獻(xiàn)精神的同時不繼積累經(jīng)驗，為今后的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

新的時代向我們提出了新的課題和挑戰(zhàn)，辦公室作為公司行政工作的中樞，責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，我們只有清晰地認(rèn)識辦公室的重要地位和職能作用，主動適應(yīng)形勢變化，抓好行政工作重點(diǎn)，協(xié)調(diào)好各環(huán)節(jié)工作，才能不斷提升服務(wù)質(zhì)量、有效發(fā)揮辦公室行政管理職能、更好地推動全局工作的順利開展。（作者單位為云南云鋁潤鑫鋁業(yè)有限公司）