基于財務共享模式的電子財務檔案管理研究

渠麗麗

隨著國防科研體制改革的不斷發展，軍工科研院所面臨更加復雜的商業環境，傳統賬務處理系統已不能滿足當下管理需求，尤其在大數據、財務共享中心盛行的時代，財務信息化水平的高低對企業運營起著至關重要的作用。以全面預算管理為導向，以項目經費精細化控制、效益管理為重點，以數據標準化、流程規范化為基礎，構建高效敏捷協同的經費管控一體化平臺，實現了經費管理集中、反映及時、過程可控和風險預警目標。

大數據云會計財務共享中心財務檔案

引言

大數據、云會計時代的到來，推動著企業的財務檔案管理從以紙質為媒介的傳統管理存儲方式到數據形態的數字化管理的轉變?；谪攧展蚕矸漳Ｊ较碌呢攧諜n案管理更是將不同國家、不同區域的財務檔案集中至財務共享服務中心進行統一保管，實現了電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動了電子財務檔案的在線傳遞和線上應用，為互聯網創新經濟發展提供了有力的支持。

基于財務共享模式的電子財務檔案管理框架模型

大數據、云會計環境下，隨著企業規模日益擴大，業務類型不斷增加，企業的財務工作需要按照專業性、成本性、客戶群等進行精細化核算，財務檔案資料也會日益增多。同時，企業財務軟件下的各子系統、子模塊業務在處理同時自動生成的會計分錄（如營業計費數據、物料出入庫、資金繳撥、人工成本等）數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的財務檔案管理模式出現了諸多弊端，大量的財務檔案占用了龐大的空間，而且傳統打印流程也影響了生產系統的高效運作，降低了工作效率。大數據時代基于財務共享的財務檔案管理利用大數據、云計算技術實現財務檔案從傳統檔案向電子檔案的轉變，并通過云端實現電子檔案的遠程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實現檔案信息的隨需訪問。同時，降低企業能耗支出、減少生產辦公成本、提高企業財務檔案的管理效率。

（1）電子財務檔案的采集

電子財務檔案的采集就是將各類電子會計文件經過采集、整理，并確定其文件屬性后，從各分子公司上傳至財務共享云平臺。建立財務共享服務中心的集團企業，可以通過影像識別系統對各類原始憑證影像化，即各分子公司只需對搜集的紙質原始憑證進行掃描識別，就可以上傳至財務共享云平臺，為后期會計處理、業務審批以及后續管理提供電子檔案信息支撐。企業通過Oracle、SAP、用友、金蝶等財務核算系統對云端的原始數據信息進行處理，自動生成電子會計憑證。電子會計憑證經過相關會計人員的審批后，就可以登記相應的總賬、明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等各類賬簿，隨后通過久其、MyReport等財務報表系統自動生成企業的電子財務報表。銀行回單主要是通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯，并支持后續電子財務檔案的信息利用。利用電子銀行回單匯總表替代傳統銀行對賬單，并據此形成電子銀行余額調節表、多賬戶匯總審批的單位收支報告，可以實現電子對賬結果與報表數據的直接校驗。

（2）財務檔案的分析處理

基于財務共享服務模式下的電子財務檔案的分析處理工作主要包括維護電子會計文件之間的有機聯系，使采集的電子會計文件形成一個完整、有序的信息資源統一體，發揮電子財務檔案的價值。傳統電算化條件下的電子財務檔案之間的聯系可能更多存在于結構化數據之間，而財務共享環境下的電子財務檔案，通過大數據的海量數據分析技術可能會有跨結構的聯系，并挖掘出更多數據間的歷史聯系，從而形成更有序、更有效的結果，也將有利于后續會計處理的計算分析。在電子財務檔案的分析處理環節，主要通過InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術將海量來自各分子公司端的電子財務檔案數據快速導入到一個集中的大型分布式數據庫和分布式存儲集群，利用分布式技術來對存儲于其中的海量數據進行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期電子財務檔案的應用。

（3）電子財務檔案的應用

電子財務檔案的應用是基于大數據的挖掘技術，通過前期分析篩選出的數據進行數據挖掘，利用R、HadoopMahout等數據挖掘技術，進行高級別的數據分析，從大量數據間的關聯中發掘出與企業決策有關的信息，以此滿足更高級別的管理需求，從而實現電子財務檔案的決策應用。電子財務檔案的應用主要包括檢索和利用兩個方面。電子財務檔案的檢索主要是以財務共享云平臺為基礎，利用大數據的海量數據管理能力進行數據分析和數據挖掘，采用MapReduce等編程模型并行處理大規模的電子財務檔案數據集，同時對存儲在私有云、公有云以及混合云等各類云端的電子檔案信息進行查詢，滿足企業各類用戶的利用需求。相比傳統財務檔案的檢索，財務共享下的會計檢索方法不僅提高了財務檔案的檢索速度，而且提高了檢索的精確度。電子財務檔案的利用是指用戶通過財務共享云平臺檢索出所需的電子會計文件信息后，將其轉化為實際應用價值的過程。傳統財務檔案的檢索利用是較為單調的，檢索出的數據大都是原始數據，且最多只能進行簡單的數值統計運算，不能用其他數據類型來描述，也不能進行人工智能化的運算。

大數據時代基于財務共享的電子財務檔案管理價值

（1）采用分類處理，提高電子財務檔案管理的精細化

傳統的財務檔案管理往往是通過手工方式，對各類原始會計單據進行連續編號，統一裝訂管理。而財務共享服務模式下的財務檔案管理更多的是通過財務共享云平臺實現電子化的分類管理。各分子公司將原始單據掃描上傳至財務共享服務中心后，系統會自動根據會計賬目的不同進行分類，并自動生成連續的編號，這樣可以大大提高后期會計賬目的復核、記賬以及結賬工作的效率。此外，上傳的會計憑證通過財務共享云平臺的整合處理，憑證除了包括原始的數據信息以外，還包括企業采購、生產、銷售等各個階段的數據集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會計信息之間的聯系，在提高財務檔案管理效率的同時使管理更加精細化。

（2）數據實時更新，提高電子財務檔案管理的準確性和實效性

傳統財務檔案的數據大都是靜止的，且數據間的關聯度很低。而財務共享服務模式下的財務檔案管理，使賬簿和報表數據既可以獨立數據的形式存在，還可建立與多類會計信息之間的聯系。各分子公司的會計人員只需通過物聯網技術對原始會計信息進行掃描，影像識別系統就會自動讀取原始的數據信息，并上傳至云端，云端對數據進行處理后形成各類財務報表，支持企業的分析決策，同時也支持后續審計工作的查詢功能。財務共享云平臺支持數據的實時更新，從而增強了電子財務檔案信息的準確性和實效性。

（3）云端存儲數據，提高電子財務檔案管理的處理效率

財務共享服務模式下的財務檔案管理采用的是紙質財務檔案和電子財務檔案的雙重載體形式。通過財務共享云平臺，各分子公司將各類數據信息上傳存儲至云端，不僅減少了紙質財務檔案的數量，更是擴大了電子財務檔案的存儲空間。此外，通過大數據、物聯網和云端處理技術，可以大大縮短企業會計報表的編制時間，并根據企業領導者的預期需求情況對財務檔案進行分析預測，做出進一步的加工處理，從而節省更多的人力、物力和時間，提高財務檔案信息資源的處理效率。

（4）降低信息傳輸成本，促進生產經營發展

財務共享服務模式下的電子會計信息經過加工整理，可以通過網絡傳輸和共享云平臺等介質傳遞方式，實現會計信息的異地查詢、檢索、分析、計算等，提高企業生產經營效率，降低信息傳遞運輸成本。通過對歷史財務檔案信息進行加工整理、分析比較，可以對未來的經營發展趨勢加以預測，為企業決策者提供更有效的決策依據。此外，根據經營管理目標的要求，可以對其中的生產經營要素進行相應的調整，保持企業生產經營的正確發展方向，促進企業經營管理目標的實現。

結束語

電子財務檔案管理是一項復雜而系統性的工作，對企業具有重大意義。大數據、云會計時代，企業通過財務共享云平臺能夠更加方便快捷地獲取各類電子會計數據，通過對這些數據的挖掘、處理、分析與應用，可以保證企業電子財務檔案的管理更加及時、準確和有效。本文給出了大數據時代基于財務共享的電子財務檔案管理的實施框架，詳細闡述了具體的電子財務檔案的處理流程，并分析了財務共享模式下的電子財務檔案管理給企業帶來的價值，以期幫助企業進一步強化電子財務檔案的管控能力，提升經濟效益。

[1]論財務轉型過程中財務檔案管理工作的新思路——基于財務共享模式的探討[J].張育強，靳敏.中國總會計師.2011（04）

[2]傳統財務檔案與電算化財務檔案的比較研究[J].王慶東.蘭臺世界.2014（02）

[3]財務共享服務中心財務檔案管理[J].張慶龍，田春紅.中國注冊會計師.2012（08）