醫(yī)院物資采購信息系統(tǒng)的建立

梁艷東

醫(yī)院物資采購工作的好壞直接影響到醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全，如果物資采購工作開展不當(dāng)，將直接導(dǎo)致醫(yī)院成本費(fèi)用的增加，造成大量醫(yī)療物資的浪費(fèi)，物資采購信息系統(tǒng)的建設(shè)就應(yīng)運(yùn)而生。本文簡要闡述了醫(yī)院精細(xì)化管理和業(yè)務(wù)流程重組的重要性，針對指出物資采購的傳統(tǒng)模式的問題，對物資采購信息系統(tǒng)的平臺建設(shè)與創(chuàng)新做出探討，希望為醫(yī)院后勤工作做出貢獻(xiàn)。

醫(yī)院 采購 系統(tǒng)化

醫(yī)院后勤管理的涵義

（1）醫(yī)院精細(xì)化管理

隨著國家醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入，醫(yī)院的管理也由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)向精細(xì)化管理模式，其原則是精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。立足此理論基礎(chǔ)和原則，將這種理念深入貫徹，建立科學(xué)的采購制度、規(guī)范的流程和架構(gòu)，并借助信息技術(shù)，建立完善可靠的信息系統(tǒng)來精細(xì)化管理醫(yī)院后勤的物資采購。

（2）業(yè)務(wù)流程重組

業(yè)務(wù)流程重組是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營和管理的重要理論，也是企業(yè)管理的重要手段。它提出了重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)運(yùn)作流程合理性，并對其進(jìn)行優(yōu)化、重組的思想，在改造傳統(tǒng)企業(yè)的過程中被廣為使用。業(yè)務(wù)流程重組是對組織運(yùn)作和工作流程進(jìn)行的全新設(shè)計(jì)，是管理“技術(shù)性”的集中體現(xiàn)。在系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施過程中，共分為三步來進(jìn)行：一是分析現(xiàn)有流程的問題；二是結(jié)合信息系統(tǒng)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)和平臺搭建；三是通過新的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)新的流程。

醫(yī)院后勤物資采購的傳統(tǒng)模式及存在的問題

（1）傳統(tǒng)模式

在傳統(tǒng)模式中，醫(yī)院后勤有專門的庫房及庫管人員，常用的醫(yī)療耗材及辦公用品采取庫存?zhèn)湄浀男问健ＥR床使用部門提交所需物資的申請單，憑單據(jù)到庫房申領(lǐng)物資，庫管人員進(jìn)行備貨的發(fā)放。存貨不足的時(shí)候，采購員向供應(yīng)商下訂單，補(bǔ)充物資。按照相應(yīng)的管理要求和規(guī)范，醫(yī)療耗材庫房和辦公用品庫房要分開管理，所以須配置兩間庫房及相應(yīng)人員。其中醫(yī)療耗材種類繁多，需要查驗(yàn)注冊證及批號等信息，管理難度較大，因此少部分醫(yī)院已經(jīng)嘗試將整個(gè)耗材供應(yīng)及庫房外包給醫(yī)療耗材供應(yīng)商進(jìn)行整體管理。外包方式確實(shí)對提升工作效率、降低人力成本有顯著作用，但又需要額外增加對外包服務(wù)供應(yīng)商的監(jiān)管工作以及采購數(shù)據(jù)的對接工作等。

（2）傳統(tǒng)模式存在的問題

1.庫存?zhèn)湄洉r(shí)常出現(xiàn)短缺

部分醫(yī)院雖對重點(diǎn)醫(yī)療耗材實(shí)行安全庫存的管理方式，即低于安全庫存就馬上補(bǔ)貨，但限于人力場地，只能保障小部分種類的物資的及時(shí)供應(yīng)，對于大部分種類的物資無法保證備貨充足。

2.人力成本和時(shí)間成本消耗較大

配置兩間庫房占用的醫(yī)院空間面積不會(huì)太小，給當(dāng)下本來就稀缺的醫(yī)院空間資源帶來了較大壓力，庫管人員也帶來了相應(yīng)的人力成本。科室領(lǐng)用物資時(shí)需分派人員前往庫房領(lǐng)用物資，占用一定的時(shí)間和人力資源。

3.信息系統(tǒng)建設(shè)不完善

有的醫(yī)院通過查詢電子版的物資目錄來進(jìn)行物資申領(lǐng)；部分醫(yī)院建立了領(lǐng)用信息系統(tǒng)，但限于實(shí)際情況，無法做到庫存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，僅作為物資目錄和建立申請單所用，并沒有和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，采購人員需要對賬后再進(jìn)行訂單、出入庫和發(fā)票數(shù)據(jù)的錄入，工作強(qiáng)度較大。

某醫(yī)院后勤物資采購信息系統(tǒng)的平臺建設(shè)

該院建立了醫(yī)院資源系統(tǒng)（ HospitalResource Planning，HRP）。HRP是醫(yī)院引入企業(yè)資源計(jì)劃的成功管理思想和技術(shù)，融合現(xiàn)代化管理理念和流程，整合醫(yī)院已有信息資源，以財(cái)務(wù)為核心基礎(chǔ)，將醫(yī)院的人力資源、物流、資金流三項(xiàng)合一，是一套支持醫(yī)院整體運(yùn)行管理的統(tǒng)一高效、互聯(lián)互通、信息共享的系統(tǒng)化醫(yī)院資源管理平臺。后勤物資采購信息系統(tǒng)是該院HRP系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)的子系統(tǒng)，采用了C/S網(wǎng)頁架構(gòu)形式，獨(dú)立于HRP主系統(tǒng)，集成到醫(yī)院統(tǒng)一信息網(wǎng)絡(luò)中，每位職工均可通過工號密碼在醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)內(nèi)登錄訪問，物資采購系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與HRP主系統(tǒng)實(shí)時(shí)聯(lián)通共享。所有的采購數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳回HPR系統(tǒng)主平臺，便于采購員和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行后續(xù)財(cái)務(wù)人賬工作。

后勤物資采購信息系統(tǒng)的創(chuàng)新模式和主要功能模塊介紹

（1）后勤物資采購信息系統(tǒng)的創(chuàng)新模式

流程見圖1，分為線上流程和線下流程兩部分。參與角色分為領(lǐng)物員、審批人、供應(yīng)商和采購員4類。整個(gè)采購流程實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)預(yù)算控制、零庫存、逐級審批機(jī)制、訂單數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互等既定目標(biāo)。

（2）功能模塊

1.存貨展廳的建設(shè)和訂單自動(dòng)生成功能模塊

在系統(tǒng)內(nèi)建立了醫(yī)療耗材和辦公用品兩大類存貨展廳，目前上線醫(yī)療耗材1000余種，辦公用品370余種，提供物資的編碼、名稱、圖片、規(guī)格、領(lǐng)用最小單位、包裝規(guī)格及金額等信息。領(lǐng)物員在展廳可按關(guān)鍵字、存貨分類等不同條件查詢物資，并添加到購物車。提交訂單時(shí)，購物車中物資按照基礎(chǔ)物資資料里預(yù)設(shè)的不同供應(yīng)商分拆成若干張訂單，并進(jìn)入到下一審批環(huán)節(jié)當(dāng)中。優(yōu)勢在于領(lǐng)物員無需區(qū)分物資分類，提交一次訂單即可實(shí)現(xiàn)辦公用品和醫(yī)療耗材的所有物資申領(lǐng)。

2.預(yù)算控制功能模塊

各部門在年底提交下一年度的整體辦公用品預(yù)算和醫(yī)療耗材預(yù)算，預(yù)算審批下發(fā)后，將年度預(yù)算和月度平均預(yù)算分別預(yù)設(shè)到系統(tǒng)中，科室領(lǐng)物員在提交訂單后，系統(tǒng)自動(dòng)判斷是否超出年度預(yù)算和月度預(yù)算，如超出月度預(yù)算會(huì)發(fā)送提醒，實(shí)行柔性控制；如訂單數(shù)額大于年度預(yù)算余額，則訂單無法提交，實(shí)行剛性控制，退回到發(fā)起人處。

3.審批機(jī)制和訂單發(fā)送功能模塊

科室領(lǐng)物員提交訂單后，訂單如不超預(yù)算則進(jìn)入到科主任審批環(huán)節(jié)。科主任可在本系統(tǒng)待辦工作中查看所有待審批訂單的明細(xì)，進(jìn)而通過審批或者退回訂單。審批通過后，資產(chǎn)部主任進(jìn)行采購環(huán)節(jié)的第一步審核，資產(chǎn)部主任審核完成并提交系統(tǒng)，系統(tǒng)此時(shí)自動(dòng)生成相應(yīng)的訂單郵件，發(fā)送到各供應(yīng)商郵箱。這一環(huán)節(jié)完全實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，避免了人工下單的錯(cuò)漏，提高了采購工作的效率和準(zhǔn)確性。

應(yīng)用成效

（1）使用部門滿意度提升

該系統(tǒng)正式上線1年多以來，已組織兩次全體領(lǐng)物員的操作培訓(xùn)。最新一次滿意度調(diào)查顯示，使用部門對該系統(tǒng)的整體滿意度達(dá)到85%以上。

（2）節(jié)省了人力資源和空間資源

按照傳統(tǒng)的庫存領(lǐng)用模式，大致估算該醫(yī)院資產(chǎn)部需要配備1名辦公用品庫房管理人員、2名醫(yī)療耗材庫房管理人員，每人每年薪酬約5萬元左右；50平方米左有的辦公用品庫房、100平方米左右的醫(yī)療耗材庫房。對于使用部門，該院共計(jì)有35名物資申領(lǐng)員。傳統(tǒng)模式需要申領(lǐng)人員到庫房領(lǐng)用物資，按照平均每月2次申領(lǐng)物資的頻率、每次0.5工時(shí)來估算，每月申領(lǐng)物資占用35個(gè)工時(shí)左右。在創(chuàng)建新系統(tǒng)及采用新模式之后，該院每年節(jié)省人力資源薪酬成本15萬元左右，節(jié)省工時(shí)420個(gè)小時(shí)左右，節(jié)省醫(yī)院辦公空間資源150平方米左右。

（3）預(yù)算成本的精細(xì)化管理

該系統(tǒng)預(yù)置了預(yù)算功能模塊，可實(shí)時(shí)查詢各使用部門的預(yù)算執(zhí)行情況。如果超出預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示。每月月末，在系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)計(jì)各部門領(lǐng)用物資的明細(xì)數(shù)據(jù)報(bào)表，并可對異常數(shù)據(jù)做出及時(shí)的判斷和情況分析，精細(xì)化控制使用成本。各使用部門負(fù)責(zé)人及領(lǐng)物員也可在系統(tǒng)內(nèi)查詢所有歷史領(lǐng)用物資的數(shù)據(jù)，便于精細(xì)化管理各部門常規(guī)物資申領(lǐng)和成本控制工作。

結(jié)束語

后勤物資的采購和管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中重要的組成部分，規(guī)范、合理的采購是醫(yī)院增收節(jié)支、提高效率的重要途徑，更是醫(yī)院廉政建設(shè)的重要體現(xiàn)，醫(yī)院物資采購管理水平更是直接影響社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，建立物資采購信息系統(tǒng)能有利于精細(xì)化管理和完善醫(yī)院業(yè)務(wù)流程，促使醫(yī)院經(jīng)營成本的降低、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高，而且可以有效遏制物資采購領(lǐng)域腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)。

[1]楊亞靜.建立現(xiàn)代醫(yī)院后勤管理體制模式的思路[J].管理觀察.2018（03）

[2]鄭曉辰.醫(yī)院后勤精細(xì)化管理新思路一一組建保潔聯(lián)盟新實(shí)踐[J].中國衛(wèi)生法制2017（01）

[3]龔農(nóng).基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院后勤管理模式分析[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào).2015（12）

[4]畢永紅.探析電力物資采購管理創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2012（23）