企業采購管理現狀及有效應對措施的探討

楊偉 趙騰 劉健 馬輝 胡靜

近幾年，我國互聯科技迅猛發展，市場經濟的發展不斷完善，要求企業在采購管理方面的專業化水平不斷提高，但大多數企業采購管理存在比較嚴重的問題，嚴重制約了企業的進一步發展。本文簡要介紹了我國企業采購的職能，對企業采購現狀進行了較為詳細的分析，并針對企業采購中出現的一些問題提出相應的對策，旨在加快企業采購信息化建設，樹立科學采購觀念，優化企業采購管理，降低企業采購成本，實現企業利潤最大化。

采購管理 成本 利潤 供應商

企業采購的定義及主要職能

簡單來說企業采購就是指企業根據需求從商品市場獲取產品或服務來作為企業的資源，保證企業正常開展生產及經營活動的一項企業經營活動。

企業采購的職能主要有：

（1）保證企業正常生產或銷售。

生產原材料、機器設備、日常辦公用品、辦公軟件和服務等是企業正常經營的基礎，而所有這些都是通過企業采購來實現的。

（2）支持決策管理。

采購部門直接面向市場，比較容易獲取市場信息，可以敏銳地觀察到市場信息的變化趨勢，可對市場發展動態進行預估，因此可以為企業提供及時有效的市場信息，為企業進行管理決策提供依據。

（3）與供應商建立穩定的供應關系，降低采購風險。

采購部門通過和供應商建立長期穩定的供應關系，不僅可以保證采購的時間、質量，還可以讓供應商參與企業的生產或銷售活動，在一定程度上為企業的發展提供參考意見。選擇與自己企業發展需求相匹配的優秀的供應商，達成長期合作協議，根據企業需要選擇較為集中的采購，這樣可以把有限的采購資源價值最大化，降低風險。企業還可以與供應商簽署長期戰略合作協議，促使供應商不斷改善，從而使企業獲得更優的質量、更低的價格、更高的效率、更好的服務，以提高企業利潤。

企業采購管理現狀

近幾年“互聯網+”的商業模式快速崛起，各種電商平臺層出不窮，物流也迅猛發展，企業采購方式趨于多樣化。在采購工作中往往都會有一些問題存在：

（1）采購過程缺乏溝通，不能做到取長補短、互通有無。企業采購部門作為一個獨立的職能部門，在采購流程中，相對獨立地開展工作，與企業內其他部門很少進行直接的接觸，采購人員也很少與負責其他工作的人員進行溝通。采購一般都是由其他各個職能部門填報采購需求，經領導或企業委員會審批通過后報送采購部門。通常情況下，采購部門關心的是采購需求的供應，采購人員只是在采購需求計劃和供應商之間尋求最佳。如果在采購流程中對采購信息不理解或者采購信息的有效流通受阻，就會延長采購周期，甚至造成物資的重復采購和采購資金的積壓、浪費，有甚者甚至需要對簿公堂。

（2）企業采購工作缺乏有效的監督審批機制。企業采購是直接以貨幣為媒介的商品交換，采購過程涉及大量的資金流通，因此必須有有效的監督審批機制。但就目前情況看，很多企業的采購掌握在各別人手中，通常由部門或個人提出采購需求，由企業采購人員制定采購計劃，再去采購。整個采購流程缺乏強有力的監督制約機制。長此下去，在采購工作中還會造成不正之風的涌現，形成腐敗的溫床，影響企業采購工作，進而影響企業正常的生產經營活動。

（3）企業迫切需要加強對供應商的管理。現在很多企業的采購工作都有這樣一個問題，大多普遍認為搞采購就是搞關系，需要不斷拉近與供應商之間的距離。在此基礎上，尋求利益平衡點。但是，這種形勢對企業發展非常不利。在采購過程中，與供應商拉近距離，搞好關系雖然也很重要，但長此以往，企業會對供應商產生依賴，在經濟不斷發展、科技不斷更新的浪潮下，企業很難尋找到更好的供應商，不利于創新型企業的構建，也會造成企業內部腐敗行為，給企業的利益帶來損害。

應對措施

針對企業采購管理中現存問題，提出以下應對措施：

（1）建立規范的企業采購預算制度，建立完善的采購管理制度。

采購人員需要經常與需求人員溝通，了解需求物品或服務的質量，還需經常分析或收集市場信息，為采購計劃提供依據，并制定全面完整的采購評估。采購管理是提出需求、下達采購計劃、生成采購單、執行采購、接收到貨、檢驗入庫以及采購結算等的采購活動的全過程，是對采購過程中供應鏈的各個環節狀態進行跟蹤、監督，實現對企業采購活動的科學管理。采購管理包括若干環節、若干流程，每個環節都有若干重要細節，因此建立完善的采購管理制度需要對采購市場進行深入調研，收集、整理有關信息，只有這樣，才能充分了解市場行情，清楚產品最新發展動態，抓住采購管理的每個細節。對于采購管理的各個細節需要責任到人，各司其職，并且每個環節都需要建立嚴格的規章制度。如職務分離制度、請購制度、訂貨控制制度、購入貨物的驗收制度、退貨及折讓控制制度、付款控制制度、應付賬款控制制度、監督檢驗制度等等。

（2）建立企業需求物資或服務價格檔案以及價格評估體系。

在熟悉市場、了解市場行情、掌握有關企業所需物資及服務的多方面市場信息的基礎上，學會把握價格變動的時機。因為有些物品的價格變化有一定的規律可循，比如有季節性規律。掌握價格變動的規律，抓住最佳采購時機。對采購的物資或服務企業采購部門要建立價格檔案，對不同供應商的報價，可以先與已歸檔的價格作對比，分析價格產生差異的原因，選擇最合適的供應商。企業參與市場競爭需要降低采購成本，加強對采購成本的控制與管理是降低采購成本的主要手段。如果采購部門能把握好時機和采購數量，會給企業帶來巨大的經濟效益。

（3）建立完善的供應商檔案、供應商信息庫。

供應商檔案不但需要有編號、聯系電話和辦公地址，還需要有財務付款信息、交貨時間、產品評級、銀行賬號等信息，任意一個供應商檔案都需要經過嚴格的審核后才能歸檔，且要保證一廠一檔。一個完善的供應商檔案目錄，會使查找便捷快速，且不隨人員異動。

逐步形成全方位成本觀念，通過完善采購制度，采取公開招標、比價、獨家、電子采購等方式，提高采購的透明度，建立完善規范的供應商信息庫，減少采購中間環節，選擇最佳采購方案，降低采購成本。事先儲備一批符合政府采購供應商資格條件的各類供應商，建立規范的供應商信息庫，這樣就可以在非公開招標時快速從中抽選確定詢價對象。建立供應商信息庫的過程中，要杜絕某些供應商憑借人情關系、領導關系等進入信息庫。對于某些供應商較少的行業，建立信息庫時應擴大供應商信息的收集范圍，注重特定行業的產業結構。

小結

總之，企業采購應在企業內部溝通的基礎上，廣泛的收集市場信息，作出采購預案。然后與合適的供應商展開談判.包括企業所需物資或服務的價格，物資數量、質量，供貨方式，供貨時間，貨款支付等。根據淡判所形成的的方案選擇最佳供應商。

采購管理作為企業經營活動的一個組成部分，有著重要的作用。建立完善的企業采購管理制度，制定有效的采購管理策略可以大大縮減成本，提高企業的經營業績。要關注生產的總成本，而不是牢牢盯著一種采購貨物或服務的價格。雖然采購物品價格低可以使成本較少，但獲得高品質的服務、高效的供貨、高質量的貨品等提高生產或工作效率也在成本上贏得利益。

當然企業采購管理并不是一成不變的，社會經濟在不斷發展，企業采購管理也需要與時俱進，應用新的信息技術，不斷優化、改進、淘汰。

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