信息化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值

萬巍

[摘 要]我國醫(yī)院對信息化檔案管理的需求來源于我國經(jīng)濟建設(shè)水平的不斷提高以及檔案資料的日漸增多。而醫(yī)院檔案資料對于醫(yī)療單位的醫(yī)療信息安全和管理有著重要的作用，因而現(xiàn)階段利用信息化手段提升醫(yī)院檔案管理的水平是具有良好的應(yīng)用價值的。本文從提升醫(yī)院檔案管理信息化的方法策略入手，通過研究明確如何在現(xiàn)代醫(yī)院檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實環(huán)境下應(yīng)用信息化管理手段提升醫(yī)院檔案管理水平的相關(guān)措施。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息化

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A

數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案管理工作很大程度上要依賴對檔案信息的查閱和選擇，這一工作程序在實現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)評估、考察、醫(yī)療業(yè)務(wù)規(guī)劃等方面具有重要意義，而隨著醫(yī)院檔案管理科目的增加，檔案管理部門和醫(yī)院不同部門之間的配合略顯力不從心，如何完善醫(yī)院眾多檔案的管理工作成了保證醫(yī)院日常工作正常運行并實現(xiàn)醫(yī)院對醫(yī)療、財務(wù)信息的收納和良好的應(yīng)用的重要保證，這關(guān)乎新形勢下醫(yī)院綜合事務(wù)管理價值的最大限度發(fā)揮以及醫(yī)療資源的合理配置，最終將關(guān)乎醫(yī)院的未來發(fā)展，因而加強醫(yī)院檔案管理工作有于幫助醫(yī)院實現(xiàn)新形勢下的全面發(fā)展。

1 目前我國醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 對會計檔案管理理念的理解不夠準確，部分檔案法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務(wù)的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權(quán)利與義務(wù)，保證權(quán)利與義務(wù)的實施，并不是為了自己方便管理而制定一定的規(guī)程。這個理念是指導(dǎo)檔案管理的基本理念。但目前在醫(yī)院的檔案管理中，對檔案管理理念的理解還不夠準確，所以會計檔案管理工作沒有足夠的針對性。會計檔案管理應(yīng)該更多地體現(xiàn)出其服務(wù)性和管理性并重的特點。其目的是對管理秩序進行科學(xué)有效的規(guī)范，進而推動檔案部門為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而更有效地發(fā)揮其社會方面的功能。但目前的醫(yī)院檔案只注重保存，對檔案的利用有所忽略，注重檔案的管理卻忽視其服務(wù)性。

1.2 醫(yī)院檔案行政執(zhí)法工作不嚴、執(zhí)法工作監(jiān)督不力

中國的個別醫(yī)院，人為的因素還極大地存在于行政執(zhí)法中，不重視法治，影響了執(zhí)法效率，干擾了執(zhí)法效果。盡管我國已有一套系統(tǒng)的檔案法規(guī)，但具體執(zhí)法時，有法不依的現(xiàn)象屢見不鮮。這些執(zhí)法人員缺少必要的法制意識，不能及時地進行執(zhí)法，不利于我國檔案行政執(zhí)法的健康可持續(xù)發(fā)展。

在今天的中國，行政方面的監(jiān)督還沒有常態(tài)化和制度化，其范圍也不明確，各種方式和程序也缺乏科學(xué)的依據(jù)，更不用提檔案方面的監(jiān)督了。持續(xù)性是這方面監(jiān)督工作的特性，可也通常被我國各級相關(guān)人員忘記，缺乏對這一工作的重要意義的理解。在許多地方工作也是敷衍了事，沒有落到實處，忽視了工作的效率。

2 信息化背景下提高醫(yī)院檔案管理工作效率的新思路的探析

2.1 明確檔案管理的職能

正確的檔案管理觀念要求明確其職能，要建立體系化、制度化的檔案管理系統(tǒng)而非想當(dāng)然地把檔案管理工作當(dāng)作對醫(yī)院的資金情況進行梳理或醫(yī)療服務(wù)情況、病人信息進行梳理等。系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理體系能幫助醫(yī)院及早對醫(yī)療、管理、財務(wù)、人事信息建立切實有用的檔案，合理分配資源，規(guī)避系統(tǒng)性風(fēng)險。

同時，正確的醫(yī)院檔案管理觀念要求極大地剔除人為因素對醫(yī)院正常工作體系內(nèi)檔案管理的影響，這一點尤其在地方醫(yī)院中較為常見。整個單位中檔案管理體系的執(zhí)行力度不足，人為因素很大程度上制約著不同部門、不同類型的檔案何時建立以及數(shù)據(jù)的真實性，比如在醫(yī)院有些部門，資歷較老的干部在行政體系中具有一定的“話語權(quán)”，送人情或者賣面子的情況依舊存在，涉及個人利益的信息的整理和建檔會受到這類情況的干擾，使得檔案信息出現(xiàn)偏差、相應(yīng)檔案的建立受到影響。因而要在醫(yī)院內(nèi)部加強檔案管理具有的職能的宣傳，比如其可總結(jié)和預(yù)示一定時間和未來某一時間段內(nèi)醫(yī)院的財務(wù)狀況、人員流動趨勢、醫(yī)療服務(wù)的完善程度，為形成良好的綜合管理、風(fēng)險管理工作提供支撐。只有明確其具體的作用才能更好地完善醫(yī)院檔案管理。

2.2 明確會計檔案依法管理與建設(shè)

要健全并優(yōu)化檔案相關(guān)的法規(guī)體系，強化這方面的制度層次的建設(shè)，使這一事業(yè)的每個層次都能有法可依。這是現(xiàn)代信息化社會下檔案事業(yè)進行法制建設(shè)的基本，離不開對立法的強化，離不開對立法的優(yōu)化。需要加強檔案立法工作，提高檔案立法質(zhì)量。我們既要借鑒、吸收他國的先進經(jīng)驗，結(jié)合不同兄弟單位的實際情況，強化對不同信息進行合理的檔案建立和依法保護，更要針對同行業(yè)及相關(guān)部門取長補短，適應(yīng)信息時代對這一立法工作的更高需求，已有的規(guī)章制度要根據(jù)現(xiàn)實情況的變化做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，一些未有規(guī)章制度的領(lǐng)域，相關(guān)部門也要加緊制定，不斷完善我國醫(yī)院內(nèi)部檔案的依法管理體系的建設(shè)。

2.3 對信息化檔案系統(tǒng)配備專門的負責(zé)人員

由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復(fù)雜性，如今的信息化檔案管理制度必然需要對其系統(tǒng)的有效和安全進行保護，單位的檔案部門應(yīng)該責(zé)成相關(guān)人員及時對檔案管理系統(tǒng)進行后臺維護和數(shù)據(jù)備份，消除系統(tǒng)內(nèi)潛在的威脅，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運行。只有做到從源頭保護檔案數(shù)據(jù)，才能杜絕信息的非正常公開，保護醫(yī)院檔案信息的安全，實現(xiàn)有效的檔案管理。檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)就是數(shù)據(jù)和信息資料的保護，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，醫(yī)院不同檔案資料由相應(yīng)的檔案管理部門進行妥善保管，以達到妥善和安全保管的目的。信息化體系將所有的檔案集中于互聯(lián)網(wǎng)終端，極大的便利了檔案管理人員的終端操作，但由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復(fù)雜性，如今的信息化檔案管理制度必然需要對系統(tǒng)的有效和安全進行保護，單位的檔案部門應(yīng)該責(zé)成相關(guān)人員及時對檔案管理系統(tǒng)進行后臺維護和數(shù)據(jù)備份，消除系統(tǒng)內(nèi)潛在的威脅，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運行。只有做到從源頭保護檔案數(shù)據(jù)，才能杜絕信息的非正常公開，保護醫(yī)院檔案信息的安全，實現(xiàn)有效的檔案管理。

2.4 醫(yī)院的決策者要重視檔案管理信息化，實現(xiàn)有效管理

醫(yī)院在不斷的發(fā)展壯大之中，不斷有新的概念和制度涌現(xiàn)出來，而對于傳統(tǒng)的醫(yī)院而言，其領(lǐng)導(dǎo)班子的思維決定了管理的水平，一個優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該可以做到順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展思路和遠景規(guī)劃，以不凡的眼光和高超的能力為醫(yī)院規(guī)劃良性健康的發(fā)展道路，檔案管理信息化就是這樣一個得益于外部檔案管理環(huán)境的變動趨勢，并且關(guān)乎醫(yī)院檔案工作的整體層次和發(fā)展的創(chuàng)新管理方法。互聯(lián)網(wǎng)時代催生了多元化、立體式的檔案管理解決方案，這是由信息化本身便捷、高效、輕量的特點決定的，也是由市場環(huán)境所決定的。在未來，社會對于醫(yī)院內(nèi)部不同的檔案安全性和管理水平的要求不斷提高，迫切需要靈活度高、運作能力強的檔案管理信息化系統(tǒng)作為支撐，故而將檔案管理信息化列為醫(yī)院發(fā)展壯大的必要選擇，在此理念的支配下進行相關(guān)課題的開展和研究，積極地進行針對性業(yè)務(wù)開展，鍛煉本單位既有檔案管理團隊的信息化協(xié)作能力，在檔案管理信息化全面運用之時能夠保證效率地開展相關(guān)信息化工作。積極地進行信息化管理嘗試是對整個檔案管理趨勢的認同和對自身能力的肯定，也是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢和與國際接軌的必要準備。

3 總結(jié)

綜上所述，隨著信息化時代的快速到來，醫(yī)院的信息化檔案管理工作也越發(fā)重要，在信息化體系下管理醫(yī)院檔案能夠促進檔案管理質(zhì)量的提升，對于醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展具有重要意義。

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