關于提高檔案管理科學化水平路徑選擇的探討

李宇欣

[摘 要] 隨著全球信息化步伐的不斷加快，對檔案管理的要求也越來越高。為了適應新時代的要求，對檔案進行科學、合理及有效的管理至關重要。而檔案管理工作也是管理工作中必不可少的一環，做好相關的管理工作不僅能夠使檔案信息傳遞得更加快速、便捷，更主要的是檔案的科學化管理水平也是一個城市文化底蘊的體現。從科學管理檔案工作的意義入手，簡單探討了能夠有效提高管理水平的科學、合理的路徑。

[關 鍵 詞] 檔案管理；科學化；重要意義；路徑探索

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）02-0204-01

就我國目前檔案管理的情況來看，這項管理工作仍然存在一些問題。另外，因為檔案所記載的信息具有抽象性、動態性，因此，在對其進行管理的時候就需要考慮它的具體表現形式，從而方便人們的閱讀與理解。當然，檔案所記載的信息十分復雜，不僅包括文字、圖片等內容，還包括聲音這些要素。所以，提高檔案管理工作的科學性、有效性十分必要。

一、科學管理檔案的重要意義

檔案最主要的特點就是能夠真實記錄各種信息，因此，檔案的應用與管理都必須謹慎操作，不管是國家事業單位還是一些私營企業在建立內部工作信息的時候都需要完善檔案管理制度。現階段的檔案管理已不是簡簡單單的人工管理，而是傾向于以信息技術為支持的電子文獻。除此之外，通過檔案收集市場以及各界信息也越來越方便，比如說市場的行情以及國家的政策制度等。當然，檔案中所記載的各種信息也是企業乃至國家進行戰略決策的主要依據。所以，不管從什么方面考慮，提高檔案管理工作的科學化水平都十分重要。

從企業方面來講，市場環境瞬息萬變，為了加強企業的綜合競爭能力，依據檔案所提供的信息完善企業內部戰略規劃十分關鍵。而目前我國檔案管理工作卻面臨著很多難題，一方面是因為現階段的社會信息量大，而另一方面則是因為科學技術的不斷發展，使信息變更以及技術更新的速度加快。企業在進行檔案管理的時候難免會因此而錯失良機。除此之外，傳統的檔案管理工作在實際應用的時候也難以滿足企業對信息的需求，為了改變這種狀況，加強科學化的檔案管理工作勢在必行。

二、提高檔案管理工作科學化水平的途徑

科學、合理的檔案管理工作對一個企業、一個社會乃至一個國家的發展都至關重要，因此，文章接下來就詳細闡述提高檔案管理工作科學化水平的有效方法。

（一）樹立先進的管理理念，建立完善的管理機制

擁有先進的管理理念是一切的基礎，檔案管理自然也不例外。先進的管理理念也是將檔案管理工作科學化、系統化的前提條件。為了保證檔案管理工作的順利進行，在對檔案進行管理的時候必須做好歸檔、使用、保密等工作，當然，科學化的管理制度還應當包含獎懲機制。另外，“分層建檔，集中管理”的管理模式也必須得到建立健全，除了需要領導對檔案進行主管之外，還必須安排專業的管理人員從旁協助，負責檔案的管理。

（二）加快檔案管理工作的信息化、現代化建設

隨著時代的進步與科學技術的發展，檔案的信息化也不可避免。雖然我國以前所采用的記錄檔案的方式都是通過紙張，但是，隨著現代化步伐的加快以及網絡技術的普及，電子版的文獻也逐漸替代了紙張檔案。因此，為了保證現階段檔案管理工作的科學性、有效性，必須加快這種工作的信息化以及現代化建設，并且在此基礎上，建立完善的數據庫，從而方便人們的查閱與記錄。除此之外，檔案管理工作中檢索系統也必須得到加強。

（三）提高管理人員的能力

一般來講，檔案管理工作的難度決定了管理人員的專業素養，為了加強科學化的檔案管理水平，必須要求管理人員熟練掌握各種先進工具的操作方法。當然，檔案存在的目的就是為人們提供真實、準確的信息，而管理人員所掌握的專業技術則能為咨詢者提供最合理、最具有針對性的建議，從而使檔案中所記載的信息得到最大化利用。

（四）轉變檔案管理工作的服務方式

隨著檔案資料的不斷增多，使用檔案的人們也越來越多，而傳統的服務方式已經不能夠滿足人們對檔案信息資料的需求，因此，為了進一步提高檔案管理工作的科學性，必須轉變這種服務方式，比如說將部分檔案管理的權限進行下放。檔案存在的主要目的是滿足人們的需求，如今最方便快捷的方法就是通過網絡技術，因此，檔案管理的服務平臺可以向網絡咨詢平臺的方向發展，這樣既節省了時間又節約了檔案所占據的空間。

檔案管理工作不僅關系到一個企業的發展，還會對國家造成一定的影響，提高其科學化水平十分必要。隨著市場競爭的愈演愈烈，檔案管理工作也受到了極大的挑戰，尤其是現階段科學技術的不斷發展，也影響到了檔案管理工作的質量。檔案管理工作也迎來了自己的機遇，從管理模式到管理理念，再到管理制度，科學有效的管理機制已經日益完善。

參考文獻：

朱建華.面向大數據的檔案信息資源服務與利用[J].信息與電腦，2014（8）.