企業(yè)檔案信息化管理方法研究

【摘要】隨著我國改革開放以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)全面進(jìn)入信息時代。信息是社會發(fā)展的主體，互聯(lián)網(wǎng)、電子技術(shù)等已經(jīng)迅速的占領(lǐng)人們生產(chǎn)生活的多個領(lǐng)域。檔案信息作為企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，也在逐漸向信息化、自動化、數(shù)字化的方向發(fā)展。本文分析了企業(yè)檔案信息化管理的必然趨勢，闡述了當(dāng)前我國企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀，針對如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理給出合理化建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化管理；策略分析

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

引言

如何對企業(yè)檔案信息管理進(jìn)行強(qiáng)化，最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用，始終是相關(guān)人員研究的重點(diǎn)話題。企業(yè)必須通過先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類管理，通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞，在提高企業(yè)工作效率的基礎(chǔ)上，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，更加充分地實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值。

一、企業(yè)檔案信息化管理的必然性

（一）企業(yè)檔案信息化管理是國家與政府信息化建設(shè)的需要

目前，我國面臨著世界經(jīng)濟(jì)以及社會大發(fā)展的趨勢，國家號召將國民信息化建設(shè)放在首要位置，以信息化帶動工業(yè)化，最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的升級，全面實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)力跨越式發(fā)展。各地方政府也在響應(yīng)國家號召，構(gòu)建信息化政府系統(tǒng)框架。檔案信息資源是國家與政府信息資源中的重要部分，所以一定要緊跟國家、政府、社會的發(fā)展步伐，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革，向信息化管理的方向發(fā)展，盡量滿足國家信息化建設(shè)的需要。

（二）企業(yè)檔案信息化管理是適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)必須向著信息化的方向發(fā)展。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層是信息的處理者，通過所收集到的信息做出具體決策。檔案信息是企業(yè)基本的信息庫，檔案信息化管理可以使檔案信息資源更好地開發(fā)與利用。通過信息化的檔案，企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與用戶之間都能夠更好地了解，便于溝通與合作。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能夠促進(jìn)企業(yè)的信息化發(fā)展，是企業(yè)管理中非常重要的環(huán)節(jié)。通過該環(huán)節(jié)能夠更好地反應(yīng)出企業(yè)的信息資源，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理中，以數(shù)據(jù)庫的形式完成對檔案信息的收集、鑒定、查詢等工作，真正實(shí)現(xiàn)電子查找與網(wǎng)絡(luò)傳輸，徹底打破傳統(tǒng)的檔案管理理念。通過信息化管理能夠降低工作人員的工作量，而且可以有效提高工作效率，使企業(yè)可以進(jìn)行更優(yōu)質(zhì)的資源配置，提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析

近幾年來，我國企業(yè)檔案的信息化建設(shè)有了快速發(fā)展，但是發(fā)展的不均衡現(xiàn)象眾所周知。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀主要體現(xiàn)一下幾個方面。

（一）企業(yè)發(fā)展規(guī)模落后

關(guān)于企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模起到關(guān)鍵性作用，決定檔案信息化建設(shè)的水平。目前，許多傳統(tǒng)的企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不能夠發(fā)揮現(xiàn)代化儀器的作用，導(dǎo)致企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展以及信息化建設(shè)落后，而且在人才引進(jìn)方面的投入也呈現(xiàn)不足，這樣會直接阻礙檔案信息化管理建設(shè)的步伐。

（二）檔案管理隊伍知識老化

檔案管理人員不能夠與時俱進(jìn)，對信息技術(shù)的運(yùn)用較差，對檔案信息的開發(fā)傳統(tǒng)化，有些企業(yè)甚至仍停留在對檔案信息的簡單介紹、匯編、保管等，很少對檔案信息進(jìn)行開發(fā)，檔案部門的服務(wù)方式與當(dāng)代社會發(fā)展的需求落差太大。為了解決以上問題，檔案管理人員需要適應(yīng)信息時代賦予的使命，與時俱進(jìn)，廣學(xué)博采，擴(kuò)大知識層面，提高網(wǎng)絡(luò)操作技能。對檔案信息化管理的構(gòu)建進(jìn)行不斷創(chuàng)新與鉆研。

三、企業(yè)檔案信息化管理的有效途徑

企業(yè)檔案的信息化管理對檔案管理部門來講是一項全新的挑戰(zhàn)，屬于比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案的信息化管理涉及到計算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、信息處理等相關(guān)技術(shù)，并且需要資金與人才的投入，在運(yùn)行的過程中，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行不斷摸索，在實(shí)踐中逐漸完善。

（一）構(gòu)建企業(yè)檔案信息化管理長遠(yuǎn)規(guī)劃

首先，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的信息化管理給予高度重視，認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性。檔案管理部門要為促進(jìn)企業(yè)綜合性發(fā)展提供紐帶與橋梁。在領(lǐng)導(dǎo)高度重視的同時，需要各個部門之間相互配合，以戰(zhàn)略性的眼光與務(wù)實(shí)的作風(fēng)緊抓檔案信息化建設(shè)。其次，需要明確企業(yè)檔案信息化管理的具體規(guī)劃與實(shí)施方法。由于檔案的信息化管理具有長遠(yuǎn)性與復(fù)雜性，所以，需要相關(guān)部門的配合、相關(guān)技術(shù)的協(xié)作。科學(xué)規(guī)劃檔案信息化管理方案，確保資源配置、信息共享、協(xié)作開發(fā)等的可行性，結(jié)合企業(yè)的自身發(fā)展情況制定相應(yīng)的信息化建設(shè)方案，確定目標(biāo)之后，制定長遠(yuǎn)的發(fā)展計劃，將檔案的信息化管理融入到其他各項工作中，扎實(shí)推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)與管理。

（二）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施優(yōu)化以及人員培訓(xùn)

檔案管理部門一定要與信息技術(shù)相關(guān)部門多溝通，做好檔案信息的規(guī)劃建設(shè)，爭取將檔案信息化管理建設(shè)納入到企業(yè)綜合建設(shè)中去，充分解決軟硬件問題以及人員培訓(xùn)問題。首先，硬件方面，一般情況下，企業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)包含工作交換機(jī)、主干網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)等。檔案信息化管理需要充分利用企業(yè)的硬件系統(tǒng)，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺與技術(shù)平臺，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。其次，軟件方面，檔案信息化管理的軟件是自行開發(fā)還是購買需要根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)模以及技能來決定。管理軟件最好選擇檔案局統(tǒng)一開發(fā)的軟件，一定要考慮軟件的兼容性，在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行開發(fā)研制，避免版本不一，造成浪費(fèi)。最后，人員培訓(xùn)方面，檔案管理人才是檔案信息化管理的關(guān)鍵，檔案管理人員一定要具備一定的政治思想素質(zhì)，熱愛自己的本職工作，具有較強(qiáng)的事業(yè)與責(zé)任感，樹立起正確的保密觀念，遵守國家相關(guān)法律，認(rèn)真履行作為檔案管理人員的基本職責(zé)。另外，檔案信息化管理要求管理人員具有一定的科學(xué)文化與專業(yè)技能，熟練掌握現(xiàn)代化辦公軟件操作技術(shù)，運(yùn)用先進(jìn)的管理技能。企業(yè)檔案信息化管理人員一定要有緊迫感，不斷提升自身知識水平，加強(qiáng)計算機(jī)知識及技能的培訓(xùn)，積極主動地參與企業(yè)檔案軟件的功能開發(fā)，將自身融入到檔案信息技術(shù)系統(tǒng)中，為檔案的信息化管理做出貢獻(xiàn)。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建信息安全系統(tǒng)

為了推動企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)程，需要加大信息化管理力度，運(yùn)用計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化，使企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范，一旦文件的檢索與信息的管理不能融于一體，就會導(dǎo)致信息管理過程不能快捷地對信息成果進(jìn)行編寫，阻礙檔案信息化管理的進(jìn)程。所以，企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享。另外，信息安全系統(tǒng)尤為重要，是檔案管理的基礎(chǔ)工作。檔案的主要價值在于唯一性與歷史傳承性，可以為后續(xù)的工作提供參考。所以，一定要保障檔案的完整性、有效性、安全性，全面構(gòu)建檔案信息化管理安全保障系統(tǒng)。通過身份認(rèn)證的方式進(jìn)入到系統(tǒng)，及時采取加密措施，實(shí)時存盤，將所有文件進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保障。同時，需要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，對其進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其能夠適應(yīng)檔案信息化管理的方式，更好地完成檔案管理的安全保障工作。

（四）以企業(yè)發(fā)展與建設(shè)為中心，加強(qiáng)檔案管理

檔案管理工作人員一定要圍繞企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)，全面加強(qiáng)檔案的信息化管理，對檔案信息不斷擴(kuò)展，使檔案信息能夠順利地進(jìn)入到社會信息交流系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)社會服務(wù)目標(biāo)。對管理人員要積極培訓(xùn)，增強(qiáng)其責(zé)任感與使命感，構(gòu)建高水平的檔案信息化管理服務(wù)體系，樹立起與時俱進(jìn)的思想作風(fēng)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化工具的能力，積極開展信息協(xié)作，與同事之間建立起和諧關(guān)系，充分借鑒國外先進(jìn)檔案管理理論與技術(shù)方法，進(jìn)一步完善我國企業(yè)檔案的信息化建設(shè)與管理。

四、結(jié)束語

檔案的信息化管理主要是用現(xiàn)代化的管理理念與技術(shù)將信息資源進(jìn)行合理規(guī)范并且有效共享。充分對檔案信息進(jìn)行開發(fā)與利用，以擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)為目的，加快現(xiàn)代化檔案資源管理建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理健康穩(wěn)定發(fā)展，為企業(yè)及社會的多項信息化建設(shè)進(jìn)行全面服務(wù)。不斷強(qiáng)化檔案在社會生活中的地位，建立起更加先進(jìn)的管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)信息化資源共享的目標(biāo)。

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作者簡介：張楠（1984-），女，漢族，湖北省襄陽市人，本科，館員，機(jī)要秘書，研究方向：檔案管理。