信息化下高校政府采購工作管理研究

易凱　黃超　張偉藝

摘要：我國高校物資采購屬于政府采購范疇，具有采購量大、采購種類多、專業性較強等特點。本文結合高校政府采購特點和信息化管理系統平臺，對高校采購工作流程和管理模式進行探討和研究，分析現階段管理系統平臺特點，探討如何優化高校政府采購流程和平臺服務。

關鍵詞：信息化；高校政府采購；管理系統

隨著我國經濟和科技的快速發展，國家對教育的重視程度不斷提高，高等教育的規模不斷擴大，為適應高等教育的迅速發展，學校需要不斷進行基礎設施建設以及教學用設備的購買。由于學校屬于非營利性機構，大部分建設經費需要由政府集中撥款，近幾年教學規模不斷擴大，政府也加大了對教育事業的投入。在我國政府采購制度的逐步完善下，高校的基礎設施建設、各類實驗設備和物資的采購均已納入政府采購范圍。

高校使用政府采購方式，有其優點，如較其他采購方式更為集中和規范，管理也更加嚴格。但高校政府采購具有種類多、款項大、價格變化快、審批程序多、時間長、易產生腐敗貪污等固有缺陷。為了保證高校的教學和科研工作能有序進行，我們應著眼于提高政府采購工作的效率，進一步優化完善審批和采購工作的流程，提高采購方和供貨方雙方的滿意度。結合當前主流的互聯網信息化管理手段，開發并使用一套成熟完善的政府采購管理系統能極大提高采購工作的效率，規范對采購各個流程的管理。網上采購系統平臺也是全國各部門和各高校完成政府采購工作的主要平臺。

一、高校政府采購工作的優化

1.規范款項使用

近幾年來，國家對高校的投入增多，用于教學方面的經費逐年增多，高校在使用國家經費進行采購時，應盡可能地利用好經費，將資金的作用發揮至最大。在進行采購工作之前，必須對需采購的設備、物資或服務等產品進行明確分類和規定，避免出現專項撥款使用不當的情況。

2.改進審批工作

由于高校的項目建設經費較多，在提出項目時有可能出現非必需或非合理的項目計劃，如果盲目通過這類項目，會造成教育建設經費的浪費。要避免這類現象發生，就要求管理層加強監督及審批工作。對于一些未經論證或論證不充分、非必需或與教學建設目的關系不明確的項目，要嚴格執行審批工作，做好預算及項目的修改。做好前期的審批工作，才能使下一步的采購工作更為清晰明確。

3.采購流程公開透明

高校政府采購中有出現貪污腐敗的風險，造成該現象的部分原因為監管機制不健全，或招標信息不對稱。要規避該類風險，可以對招標信息進行公開，提高信息的透明度，同時，監管部門需要明確自己的職責，做好相應的監管工作。

二、構建完善的政府采購流程

根據政府采購的相關規定和其自身特性，一般采用提出項目并審批、選擇合適方式進行采購、簽訂合同并供貨驗收的基礎模式，實施過程中會與使用部門、審計部門、監督部門以及供應商或中介等進行溝通聯系，以保證采購工作順利進行。圖1以廣西醫科大學采購工作流程為例，由計劃填寫開始至資產最終入庫的工作流程。

三、高校政府采購管理綜合系統平臺的設計與使用

為了進一步提高高校政府采購工作的效率、規范采購工作的管理審核、提高綜合管理能力，我們可結合現代信息化管理技術，設計并開發出一套以互聯網為依托的采購綜合管理系統平臺。現階段由于信息技術不斷發展，各高校對網上采購模式接受度越來越高，目前已有許多高校結合本校自身特點，自行開發設計軟件。以廣西醫科大學采購綜合管理平臺為例，分析研究現階段在信息化管理手段下，主流政府采購網上管理平臺的設計與使用。

1.系統模塊設計

（1）項目申報及審批板塊。由有采購需要的部門填寫項目計劃，其主管部門審核，再由相關審計部門進行審批，經過不同級部門層層審核通過后即可進行采購工作。

（2）采購工作實施板塊。各采購管理部門根據審批意見及結果，以及不同的購買需求，選取合適的政府采購方式，按規范流程進行物資等產品的采購。

（3）監督及反饋板塊。方便各部門進行采購工作的監督，加強了對各部門的監管工作，提高采購信息的透明度。反饋系統能及時獲取采購工作中使用單位、采購部門及供貨商各方的需求，調整工作進度，優化實施細節。

2.系統設計通用理念

（1）高效簡便。設計使用采購管理系統的目的就是為了提高采購工作的效率和管理效能，因此為了能更簡便、高效地收集各類有效數據，系統應更貼合辦公人員的工作習慣，與主流辦公軟件相適應，降低信息收集的難度。

（2）安全可行原則。高校物資采購的資金多來源于國家撥款，屬于政府采購的范圍，在設計該系統時應嚴格遵守政府采購相關法律法規和管理規范，操作規范嚴謹，貼合客觀使用情況。同時保證信息安全，保護政府采購信息，防止泄露。

（3）分區管理原則。在采購工作進行中，各方對采購系統的需求不是一成不變的，系統應做到對不同使用方分區管理，在有需求時進行動態調整，貼合用戶需求，以達到最佳的使用效果，提高辦公效率。

四、高校政府采購管理綜合系統平臺的特點

1.流程更規范、完善

建立系統化體系，統一進行采購工作，能規范采購的前后流程，向前至審批工作，向后至反饋評價體系。從審批工作開始，嚴格執行每一項流程，工作層級分布明確，項目必須經過相關審計和管理部門審批合格后方能進行采購工作。采購過程中也嚴格按照預先設置的采購工作流程進行，缺少其中任何一步都無法完成采購，這樣能大大降低出現違規操作的可能性，如圖2所示為廣西醫科大學采購管理平臺項目審批系統化流程圖。

圖2系統化流程模塊結構示意圖

2.嚴格管理審批工作

信息化管理系統完善了采購流程，同時也實現了大量的信息資源共享，有利于加強申購部門對市場信息的了解，以便更好結合本部門情況選擇采購的物資。相關審計部門也能及時了解申購部門情況和需求，正確地對上報的計劃項目進行評估，對不符合要求的項目重新進行審核評價，或提出改進意見，仍然達不到的項目則駁回，從而嚴格計劃項目的準入，減少出現經費浪費的情況，圖3即為廣西醫科大學內部審核流程圖。

3.提高管理效能

信息化管理平臺的目的就是提高管理效能和工作效率，因此要求采購管理系統的設計具有簡單實用的特點，能同時適應采購方和供應方的不同使用需求。系統的使用貼合主流辦公軟件，降低各方人員的操作難度，提高信息的收集度，同時也省去復雜操作帶來的不便。下圖為廣西醫科大學采購管理綜合系統的管理界面，在合同信息的導入和最終導出時，均可使用現階段主流的辦公軟件，如wbrd、Excel等，進行數據處理，大大提高了工作效率，減少操作難度和時間，進而縮短整個采購工作的持續時間。

4.公開透明，查詢有據

信息化管理手段能將采購流程規范化，嚴格固定在可管控的范圍內，請購、審計、采購各部門分工明確，前至審批，后至反饋，流程明確做到采購工作全程透明化、公開化。信息公開有利于監督部門對整個采購流程進行監督管控，以及各方對學校采購工作的監督，在采購過程中做到公平、公正和公開。信息公開有利于減少貪污腐敗的事件發生，促進高校廉政工作的進行。以信息化管理系統為依托，便于對通過該系統完成的采購工作進行追蹤和信息留檔操作，每一個操作過程都有理有據，并且也為日后的追查調查保留了客觀材料。

在互聯網信息化發展的時代，使用互聯網為依托的管理系統進行辦公和管理是必然趨勢，也是現階段各政府部門和高校系統采用的主流辦公輔助軟件。高校政府采購工作與信息化管理手段結合，能大大提高采購工作的工作效率以及各部門對采購工作管理的效能。在系統試用期間，各高校應注意采取與時俱進的科學發展觀，及時發現存在問題并積極做好優化，讓系統更貼合本校或本部門使用習慣，完善高校政府采購工作，為高校基礎設施建設和教育建設提供良好的保障。

參考文獻

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（責任編輯：蘭卡）