高校一卡通財務(wù)內(nèi)部控制研究

湯暉

摘要：隨著信息化技術(shù)的普及，一卡通運用于各大高校，一卡通財務(wù)管理已經(jīng)成為高校財務(wù)管理的重要內(nèi)容。本文從高校一卡通財務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀入手，以一卡通的功能和作用為出發(fā)點，分析了一卡通財務(wù)管理存在的風險，提出了完善一卡通內(nèi)部控制的策略，為財務(wù)內(nèi)部控制在高校一卡通財務(wù)管理中的運用提供參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；高校一卡通；財務(wù)管理

隨著計算機信息化技術(shù)的普及，高校一卡通運用于各大高校。高校的信息化管理水平已經(jīng)成為評價高校管理水平和教學水平的重要指標，也是高校綜合實力的重要標志。一卡通的應(yīng)用提高了高校的管理水平和信息化水平，有效地計劃和監(jiān)控資金的開支，對高校的內(nèi)部控制具有重要意義，促進了高校各項事業(yè)不斷發(fā)展。同時，校園一卡通作為高校財務(wù)管理的重要部分，也需要健全內(nèi)部控制，進一步提高校管理水平，實現(xiàn)高校可持續(xù)健康發(fā)展。

一、高校一卡通財務(wù)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

會計內(nèi)部控制是企業(yè)、事業(yè)單位有效的管理體系中不可缺少的一個組成部分，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》提出要完善高校內(nèi)部控制制度。2015年12月21日，財政部以財會[2015]24號印發(fā)《關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》提出：“健全內(nèi)部控制體系，強化內(nèi)部流程控制；加強內(nèi)部權(quán)力制衡，規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運行；建立內(nèi)控報告制度，促進內(nèi)控信息公開；加強監(jiān)督檢查工作，加大考評問責力度”。目前內(nèi)控制度已深入高校的會計核算和財務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)，而一卡通財務(wù)管理是財務(wù)管理的重要組成部分，最大限度地避免差錯和舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，是一卡通財務(wù)管理的真正目的。但是，從現(xiàn)實情況來看，大多數(shù)高校對一卡通財務(wù)管理中的風險認識不夠，未建立科學有效的內(nèi)部控制制度和防范機制，無相關(guān)的防范制度。因此，如何在一卡通財務(wù)管理中盡快建立科學有效的內(nèi)部控制制度，防患于未然，是一個亟待研究的課題，也是每一個一卡通財務(wù)管理者應(yīng)該認真思考的問題。

二、高校一卡通的功能和作用

目前校園一卡通系統(tǒng)的主要有以下功能：一是金融功能。一卡通作為電子錢包通過終端實現(xiàn)消費，在一定的范圍內(nèi)替代了貨幣，如餐廳就餐、超市購物、水電費、校車費等；二是身份管理功能。一卡通的卡面印有持卡人的照片、姓名、編號、院系等個人信息，通過視覺和電子視別實現(xiàn)圖書借閱、校車管理、人事考勤、門禁管理等；三是自助功能。通過一卡通與銀行卡綁定實現(xiàn)圈存機自助轉(zhuǎn)賬，通過圈存機、網(wǎng)上支付平臺、APP實現(xiàn)上網(wǎng)費代繳、水電費代繳等，通過自動充值機實現(xiàn)自助現(xiàn)金充值，通過自助補卡機實現(xiàn)自助補卡；四是實現(xiàn)學校相關(guān)管理系統(tǒng)的融合，無縫接入第三方管理，如電控收費、機房上機收費、自助復(fù)印等。

高校一卡通的應(yīng)用范圍廣泛，涵蓋學校飲食、超市、醫(yī)院、機房和圖書館等學校生活和學習的各個方面。隨著功能的不斷拓展及數(shù)字化建設(shè)的推進，校園卡財務(wù)管理已成為高校財務(wù)管理的重要組成部分，并起著積極作用。

1.實現(xiàn)高校財務(wù)監(jiān)管

高校經(jīng)濟秩序的規(guī)范對高校的發(fā)展具有重要作用，校園卡系統(tǒng)能夠為高校財務(wù)管理提供了一種新的技術(shù)手段，通過一卡通的應(yīng)用，可以有效杜絕校園小金庫等行為，所有有償服務(wù)的費用支付和繳納都接入一卡通平臺，所有的收入通過校園一卡通結(jié)算賬戶直接劃轉(zhuǎn)到財務(wù)賬戶中，有效規(guī)范了校園收費管理，保證各部門的收入及時上繳，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，對資金的內(nèi)部控制具有重要意義。

2.提高資金運作效率

通過校園一卡通的結(jié)算功能，對所有有償服務(wù)的資金進行集中管理，學校可以有效地利用這些資金，提高學校資金的運作能力和運作效率。

三、一卡通系統(tǒng)財務(wù)管理存在的風險

1.校園一卡通相關(guān)管理制度不健全

高校在校園一卡通建設(shè)過程中往往更關(guān)注一卡通管理技術(shù)的實現(xiàn)，而忽視了相關(guān)的管理制度的建設(shè)，在實際工作中就會無法可依、無章可循，使校園一卡通存在著資金風險，也給校園一卡通和數(shù)字化校園的可持續(xù)發(fā)展埋下安全隱患。同時一卡通作為一個完整的系統(tǒng)，其涉及財務(wù)、計算機、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，需要財務(wù)人員、管理人員、終端操作人員、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員等各方面專業(yè)人員的配合。如果沒有專業(yè)的技術(shù)作為依托，各個部門的職能、規(guī)定界限不清，缺乏各種規(guī)章和制度，將導(dǎo)致一卡通不能安全并有效地運行。

2.校園一卡通資金清算問題

校園一卡通系統(tǒng)的資金結(jié)算分為兩部分，一部分是人工操作形成的，一部分是系統(tǒng)自動生成的，而且一卡通系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)是相互獨立的復(fù)雜系統(tǒng)，一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財務(wù)核算的數(shù)據(jù)不同，沒有對應(yīng)關(guān)系，因此，如何將兩部分的數(shù)據(jù)有效結(jié)合統(tǒng)一，是財務(wù)人員需要面對的問題。很多學校往往只核對人工操作的數(shù)據(jù)，而對賬務(wù)調(diào)整的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)不夠重視，尤其對于由于網(wǎng)絡(luò)不通或故障產(chǎn)生的數(shù)據(jù)傳輸錯誤不做處理，造成記賬不及時從而產(chǎn)生漏洞，影響了財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、及時性，對管理層決策也有影響。

3.一卡通的數(shù)據(jù)安全問題

校園一卡通的系統(tǒng)風險：校園一卡通系統(tǒng)的正常運行是依賴于良好的計算機網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的支撐，為確保校園一卡通平臺下的財務(wù)管理模式不受自然因素或其他因素的影響，造成系統(tǒng)的損失或信息丟失、泄密等，必須重視系統(tǒng)的安全性問題。

四、一卡通應(yīng)用的對策和建議

面對高校急需加強風險管理的形勢，建立健全校園卡內(nèi)控制度，是高校自身發(fā)展的需要，也是面對管理風險與挑戰(zhàn)的需要。高校只有根據(jù)自身的發(fā)展狀況，從實際需求出發(fā)，制定滿足校園卡管理需要的內(nèi)部控制制度，并加以嚴格遵循實施，才能達到控制目標。為防范風險，高校一卡通財務(wù)管理應(yīng)當在以下幾方面重點加強內(nèi)控管理。

1.建立合理的管理模式，清晰權(quán)責，實行會計委派制

一般高校的一卡通管理有三種管理模式：一是信息部門分管技術(shù)，財務(wù)部門分管財務(wù)結(jié)算，實行財務(wù)代理核算模式。優(yōu)點是各自發(fā)揮部門的專業(yè)優(yōu)勢；缺點是懂技術(shù)的不懂財務(wù)，懂財務(wù)的不了解校園卡系統(tǒng)的特點，無法充分了解系統(tǒng)的財務(wù)風險，尤其是對系統(tǒng)自動生成的部分數(shù)據(jù)不了解，無法真實反映會計信息，甚至引發(fā)財務(wù)風險。二是財務(wù)部門配置專業(yè)信息技術(shù)人員，實行財務(wù)統(tǒng)管模式。優(yōu)點是可以充分發(fā)揮校園一卡通的校內(nèi)收費管理；缺點是需要配備大量的信息技術(shù)人員，和校園信息化建設(shè)可能脫節(jié)。三是信息技術(shù)部門配置專業(yè)會計人員，實行獨立核算模式。優(yōu)勢在于技術(shù)和財務(wù)充分融合；不足是脫離學校監(jiān)管，不符合高校財務(wù)的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”的財務(wù)管理體制。

本人根據(jù)工作實踐，提出第四種管理模式——會計委派制最適合一卡通財務(wù)管理：由信息部門主管，財務(wù)部門委派專門財務(wù)人員參與校園一卡通的整體建設(shè)，掌握和熟悉校園一卡通系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，參與制定相關(guān)的規(guī)章制度。同時，承擔校園一卡通的財務(wù)管理工作，并向財務(wù)部門及時提供各種財務(wù)資料。這樣的管理模式既保證了校園一卡通的建設(shè)和數(shù)字化校園建設(shè)的無縫銜接，又可保證學校對校園一卡通財務(wù)的實時監(jiān)控和管理。

2.加強資金清算的管理監(jiān)督

校園一卡通的清算模式主要有兩種，一是通過外部銀行的獨立賬號進行往來清算，二是過高校內(nèi)部的資金結(jié)算中心進行往來清算。高校應(yīng)該結(jié)合具體的實際情況，選擇適合高校的資金清算模式，制定嚴格的資金清算制度，進行管理和監(jiān)督，避免資金被挪用和侵占，切實維護學校師生的合法權(quán)益，保障校園資金的安全。

（1）建立相應(yīng)的財務(wù)規(guī)章制度，規(guī)范系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)的操作，制定校園卡辦理、充值、補助、扣款、消費、退款、銷戶、清算等一系列流程的相應(yīng)配套制度和審核流程，確保正確采集數(shù)據(jù)，保證財務(wù)數(shù)據(jù)來源的準確、完整、無誤。如各單位或部門通過校園卡發(fā)放補貼需提交申請報告，列明補貼的名稱、項目、標準、依據(jù)等詳細信息，補助資金經(jīng)學校財務(wù)處審核后轉(zhuǎn)至校園卡賬戶，校園卡工作人員根據(jù)財務(wù)處審核的名單及金額發(fā)放補助，并將系統(tǒng)生成的流水清單交至發(fā)放單位或部門核對簽字蓋章后存檔；如持卡人在消費過程中發(fā)生被錯劃或多劃款額的，須由持卡人填寫“××大學校園一卡通退款單”，經(jīng)手人簽字、商戶審核簽字后，持卡人憑退款單到卡務(wù)部辦理商戶退款。

（2）建立嚴格的對賬管理體系，確保入賬數(shù)據(jù)的準確性和完整性，保證一卡通系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的一致性，主要包括校園卡的現(xiàn)金充值收入、銀行圈存轉(zhuǎn)賬收入、商戶清算余額的定期對賬等。目前大部分的校園卡系統(tǒng)均采用卡庫不平的可脫網(wǎng)機制，即在網(wǎng)絡(luò)不通或故障情況下可脫網(wǎng)使用，待網(wǎng)絡(luò)通暢時再上傳消費流水，部分傳輸過程中丟失的數(shù)據(jù)再由系統(tǒng)根據(jù)卡片的余額定期進行“平賬”，形成缺失消費來源的“補記流水”，這部分系統(tǒng)自動處理、生成的數(shù)據(jù)也必須進行賬務(wù)處理，以免影響了財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、完全性、及時性。

（3）嚴格控制業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作權(quán)限，在校園卡業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)不同的崗位設(shè)置不同的管理權(quán)限，在涉及資金變動的重要操作可增設(shè)系統(tǒng)操作的復(fù)核流程，做到既便于工作，又可相互制約。如“補助”“扣款”“商戶退款”等操作增設(shè)系統(tǒng)復(fù)核流程，以確保數(shù)據(jù)操作的準確性和規(guī)范性。

（4）嚴格不相容職務(wù)分離制度。根據(jù)各學校的具體情況，分析校園卡工作不同崗位的職責，嚴格制定不相容職務(wù)分離制度。如校園卡財務(wù)出納與會計的分離、校園卡的中心數(shù)據(jù)庫管理與應(yīng)用管理人員分離、系統(tǒng)管理員與業(yè)務(wù)操作員分離，等等。

3.保障信息和網(wǎng)絡(luò)安全，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行

信息安全關(guān)系到高校師生的合法權(quán)益，是一卡通系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。對于一卡通系統(tǒng)，如何更有效地保護用戶數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運轉(zhuǎn)主要可以對以下幾方面進行加強。

（1）確保系統(tǒng)上線前安全檢查、評估。上線前安全評估能保證所有新上線的系統(tǒng)都能符合一定的安全標準和規(guī)范，避免服務(wù)器上線后因安全問題所帶來的隱患及后續(xù)整改的麻煩。可由第三方公司進行系統(tǒng)安全灰盒測試，出具測試報告和整改方向，配合一卡通系統(tǒng)供應(yīng)商，確保系統(tǒng)的安全級別必須符合預(yù)訂的安全保護等級方可上線。

（2）切實保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全可行，軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計要合理，配備殺毒軟件和防火墻技術(shù)，避免病毒對電腦的供給，對服務(wù)器要進行嚴格管理，對外來程序不得安裝，外來U盤不得使用，根據(jù)重要性實現(xiàn)實時、增量、歷史備份，實現(xiàn)雙機備份、異地容災(zāi)。

（3）采用嚴格的訪問控制技術(shù)和管理人員的權(quán)限分配，建立登陸訪問管理，完善日志紀錄，定期檢查用戶操作，杜絕外來人員對系統(tǒng)的訪問，杜絕越權(quán)操作。

（4）定期對系統(tǒng)進行維護，建立巡檢制度，定期安全巡檢及安全事件應(yīng)急支持。安全漏洞總是實時發(fā)生，為了能解決因安全設(shè)備相關(guān)規(guī)則升級滯后而帶來的安全隱患，應(yīng)不定期對相關(guān)安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全、主機服務(wù)器進行巡檢，確保相關(guān)重要信息系統(tǒng)的安全性。同時選擇具有良好信譽和售后服務(wù)的軟件技術(shù)廠家，以確保系統(tǒng)發(fā)生故障時能及時得到修復(fù)。

（5）建立一卡通系統(tǒng)、設(shè)備的實時合局監(jiān)控系統(tǒng)。我校目前運行的校園卡監(jiān)控系統(tǒng)主要包括服務(wù)器的監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控、子系統(tǒng)的監(jiān)控、終端設(shè)備等運行狀態(tài)的監(jiān)控運行情況，并以大屏幕LED、業(yè)務(wù)終端等形式呈現(xiàn)，出現(xiàn)異常第一時間以短信報警通知維護人員。自運行以來確實提高了工作效率，發(fā)現(xiàn)問題能快速處理，將影響范圍控制到最小，大大地提高了系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性。

4.重視業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)，落實定期輪崗制度

業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)不僅是業(yè)務(wù)技能的提高，還應(yīng)提高工作人員風險防范意識，加強內(nèi)部控制方面的知識培訓(xùn)。系統(tǒng)技術(shù)人員應(yīng)該投入到校園卡系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)部控制構(gòu)建中，系統(tǒng)操作人員和財務(wù)人員應(yīng)該投入到管理過程的內(nèi)部控制制度的建設(shè)中，形成全局、全面、全員內(nèi)部控制的意識。

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（責任編輯：王文龍）